Outsourcing

Outsourcing (ang. outside resource using) - wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zlecanie wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym procesów niezbędnych dla funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie.
Zwykle dotyczy to zadań pomocniczych, nie związanych bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodu. Współcześnie bardzo często outsource'owane są usługi ochroniarskie, prawnicze, informatyczne, księgowe, utrzymywanie czystości itd. Niektóre firmy idą znacznie dalej, outsource'ując np. część produkcji. Wśród dużych zachodnich koncernów rozpowszechniła się praktyka outsource'owania znacznej części produkcji do krajów o tańszej sile roboczej, zwłaszcza do krajów azjatyckich - szczególną popularnością cieszą się usługi firm hinduskich.
Outsourcing jest obecnie jedną z najszybciej rozwijających się dziedzin. Początkowo odnosił się jedynie do działań firmy, które nie zaliczały się do podstawowych, na przykład remonty, utrzymanie czystości w biurach. Jednakże dzisiaj obowiązuje zasada, że firma powinna zlecać na zewnątrz wszystko to, co ktoś inny może zrobić taniej i lepiej.
Zwrócił już na to uwagę Henry Ford: ?Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my" Henry Ford, 1923
Zastosowanie outsourcingu
Outsourcing może mieć zastosowanie w następujących dziedzinach:
? usługi księgowe,
? usługi finansowo analityczne,
? usługi internetowe,
? zarządzanie projektami w zakresie controllingu,
? zarządzania jakością,
? zarządzanie projektami w zakresie restrukturyzacji lub reorganizacji,
? zarządzanie projektami w zakresie informacji zarządczej,
? zarządzanie personelem,
? zarządzanie dokumentami,
? administracja,
? kompleksowe usługi informatyczne,
? usługi szkoleniowe,
? usługi transportowe,
? usługi ochrony mienia,
? usługi marketingowe.
Outsourcing jest nową strategią stosowaną na całym świecie przez firmy o różnych rozmiarach i o różnym profilu działalności. Stosowany jest zwykle, gdy zasoby zewnętrzne są dostępne, wysokiej jakości i tańsze od wewnętrznych. Każda firma realizuje co jakiś czas określony projekt, który wymaga zatrudnienia zewnętrznych ekspertów, którzy dysponują niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz umiejętnościami koordynacji i zarządzania projektami.
Cele outsourcingu

Ten bardzo istotny obszar dotyczy związku outsourcingu ze zdolnością do osiągania długookresowych celów strategicznych i budowy pozycji konkurencyjnej przez firmę. Najważniejsze jednak pozostaje zdefiniowanie celów biznesowych i oczekiwań, znalezienie najlepszych metod reakcji na zmiany zachodzące w procesach przedsiębiorstwa oraz opracowanie i przyjęcie właściwych metod pomiaru efektów projektu. Tu punktem odniesienia mogą być przecież różne czynniki, np.: ponoszone przez klienta koszty i odnoszone korzyści finansowe, ale także dostępność systemów informatycznych, czas reakcji dostawcy w sytuacjach awaryjnych, satysfakcja pracowników i klientów czy krótszy cykl wprowadzania nowych produktów na rynek. Obszar ten dotyczy także zagadnień związanych z odejściem od wybranego modelu outsourcingu i partnera, który nam świadczył usługę.

Wybór modelu i partnera

Ważną kwestią jest wybór odpowiedniego dostawcy. Ludzki, technologiczny i finansowy potencjał firmy outsourcingowej daje bardzo duże możliwości, ale musi być wykorzystany w stopniu optymalnym ? adekwatnym do potrzeb i możliwości usługobiorcy. Istnieje wiele kryteriów doboru, jednak w każdym przypadku ważne są zagadnienia związane z kondycją finansową oferenta, doświadczeniem w realizacji zbliżonych projektów, możliwością sprawnego wdrożenia usługi, chęcią do współdzielenia ryzyka oraz elastycznością we wzajemnych relacjach. Szereg ryzyk w tym obszarze bierze swój początek w braku kompleksowych analiz i odpowiedzi na pytania dotyczące m.in. oczekiwań i celów związanych z projektem, określeniu optymalnego zakresu usług, organizacji procesów wewnętrznych klienta, jego kondycji finansowej i oczekiwanych form finansowania usługi outsourcingowej. Równie trudne i ważne jest wyznaczenie oczekiwanej przez klienta jakości usług. Parametry jakościowe kontraktu nie mogą być ustawione zbyt wysoko (wzrasta koszt usługi) lub zbyt nisko (nie zapewnią ciągłości i efektywności działania organizacji klienta). Efekty tej analizy są kluczowe dla oceny szans powodzenia projektu.

Wady outsourcingu
Zagrożenia wynikające z zastosowania outsourcingu:
? pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia oraz utrata przewagi konkurencyjnej.
? obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia
? groźba utraty przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza
? brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników .
Zalety outsourcingu
W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing, mogą to być następujące korzyści:
? obniżenie (ograniczenie) kosztów, ponieważ wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie socjalne, emerytalne i chorobowe. Przedsiębiorstwo nie ponosi również kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu a przede wszystkim kosztów utrzymania jego stanowiska pracy - począwszy od dzierżawy pomieszczenia, w którym pracuje, poprzez amortyzację sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych a skończywszy na zużyciu energii. To także pozbycie się kłopotów związanych z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych ? np. budowania zespołu księgowego.
? powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo,
? uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
? możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej,
? bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba - pracuje również w soboty i niedziele,
? nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie,
? uwalnia menadżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy,
? pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz,
? zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi,
? możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji,
? wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
? gwarancja wysokiej jakości
Proces wdrożenia outsourcingu można ująć w pięciu krokach:
? analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu w trakcie których określa się które funkcje mają być wydzielone,
? planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
? realizacja,
? monitoring efektywności usługi outsourcingu,
? modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.
Różne formy outsourcingu
Outsourcing marketingu
Jest współcześnie bardzo popularny. Firmy zlecają takie zadania jak:
? opracowanie nowych produktów,
? działania handlowe, badania rynku,
? wyszukiwanie powierzchni reklamowych
? wykonywanie nośników reklam, itp.
Zatrudnianie w firmie fachowców z każdej dziedziny marketingu może być dla firmy finansowo niewykonalne jak również jest mało realne jest aby dotychczas zatrudniona kadra była specjalistą w każdym obszarze. Z podobną sytuacją mamy do czynienia jeżeli firma ma ograniczone zasoby marketingowe, pod względem dostępnych ludzi, wiedzy i materiałów. Świeże spojrzenie z zewnątrz może pomóc firmom w przezwyciężaniu chwilowych przeszkód. Czasem więc najszybszym i najefektywniejszym sposobem realizacji projektu jest przekazanie go na zewnątrz, gdzie grupa osób, ekspertów w swojej dziedzinie w stu procentach skoncentruje się na jego realizacji. Firma outsourcingowa umożliwia elastyczne korzystanie z wiedzy i umiejętności ekspertów z dziedziny marketingu dokładnie wtedy i w tych obszarach, w których są oni niezbędni.
Outsourcing funkcji personalnej:
Firma outsourcingowa przyjmująca zlecenie deleguje do stałej współpracy konsultantów, którzy realizują wybrane (lub wszystkie) funkcje z zakresu zarządzania ludźmi, tj.:
? weryfikowanie i proponowanie pracowników na określone stanowiska pracy z uwzględnieniem ich wykształcenia, uprawnień i przydatności,
? prowadzenie dokumentacji kadrowej,
? sporządzanie umów o pracę, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami zleceniodawcy,
? sporządzanie list płac,
? zarządzanie płatnościami wynagrodzeń i zobowiązań finansowych,
? naliczanie i rozliczanie świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby czy macierzyństwa,
? prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,
? sporządzanie i rozliczanie umów zlecenia i o dzieło,
? sporządzanie deklaracji podatkowych,
? szkolenia,
? rozwiązywanie stosunków pracy, wydawanie świadectw pracy,
? prowadzenie okresowej sprawozdawczości
? opracowywanie dostosowanych do profilu przedsiębiorstwa Regulaminów Pracy, Wynagradzania oraz Regulaminu Świadczeń Socjalnych,
Z tego typu usług korzystają głównie mniejsze przedsiębiorstwa, których działalność nie wymaga pełno wymiarowego czasu pracy specjalistów z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi. Rozwiązanie to pozwala znacznie zredukować koszty dzięki zatrudnieniu specjalistycznej firmy i uniknąć wydatków związanych z tworzeniem nowych stanowisk pracy.
Outsourcing pracowniczy
Outsourcer (partner zewnętrzny) oddelegowuje pracowników, zatrudnionych w firmie, do pracy na rzecz klienta. Usługodawca będąc prawnym pracodawcą zajmuje się obsługą prawno-administracyjną oddelegowanych pracowników (reguluje świadczenia pracownicze, składki ZUS, udziela urlopów). Zleceniodawca płaci jedynie za wykonanie usługi.
Outsourcing pracowniczy to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które okresowo potrzebują zatrudnić pracowników o specjalnych kwalifikacjach (np. pracowników produkcji, monterów, inżynierów, itp.) Zaletą jest to, że firma zwiększa swoją elastyczność, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich (optymalizacja liczby pracowników w stosunku do potrzeb firmy) również wydajność.
Głównymi powodami korzystania z tej formy współpracy są:
? możliwość ograniczenia kosztów tworzenia nowych stanowisk pracy,
? sezonowość produkcji,
? krótkoterminowe projekty.

Outsourcing - strata czy zysk?

Do powszechnych dylematów dotyczących outsourcingu należą obawy związane z redukcją zatrudnienia, utratą kontroli nad outsourcowanymi funkcjami oraz wzrostem kosztów. Wynikają one z postrzegania outsourcingu według modelu "win/lose" (w którym rolę przegranego przypisuje się Klientowi, a zwycięzcy - firmie wykonawczej).
Podejście do outsourcingu zmieniło się jednak diametralnie. W obecnie stosowanym modelu outsourcingu klient postrzega outsourcera jako długoterminowe "aktywa", które stanowią dla niego stałą wartość. Podstawą sukcesu tej strategii jest wzajemna współpraca, zaufanie oraz partnerstwo.

Zastosowanie outsourcingu pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na swej zasadniczej działalności, a całą uwagę poświecić zaspakajaniu potrzeb klienta, aby zdobyć przewagę konkurencyjną i osiągnąć zyski. Outsourcing stanowi, więc strategiczne narzędzie biznesowe, które pomaga zarządzać przedsiębiorstwem i umożliwia mu szybszy wzrost. Nie jest łatwo posiąść specjalistyczną wiedzę na temat stale rozwijających się technologii cyfrowych, a jeszcze trudniej być stale na bieżąco. Znacznie lepiej i rozsądniej jest zwrócić się do specjalistów z firmy zewnętrznej mogących zagwarantować stały poziom usług, niż stale inwestować w pracowników, którzy po zdobyciu specjalistycznej wiedzy najprawdopodobniej odejdą, aby - z korzyścią dla siebie - sprzedawać ją na otwartym rynku.

Literatura:
? Philip Kotler, Marketing, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2004
? Peter Doyle, Marketing wartości, FELBERG SJA, Warszawa 2003