Zarządzanie zapasami

Zapas to określona ilość dóbr znajdująca się w rozpatrywanym systemie logistycznym (przedsiębiorstwie lub łańcuchu dostaw), bieżąco nie wykorzystywana a przeznaczona do późniejszego przetworzenia lub sprzedaży.

Zapasy mogą być utrzymywane w różnych fazach przepływu w ramach łańcucha dostaw: od zapasów surowców i nieprzetworzonych materiałów, przez tzw. zapasy w toku produkcji (już nie materiał, a jeszcze nie wyrób), aż do zapasów wyrobów gotowych, składowanych centralnie (w jednym punkcie) lub w sieci dystrybucji - w wielu miejscach składowania.
Lokalizacja głównego zapasu (a zwłaszcza jego części zabezpieczającej) zależy od wielu czynników, takich jak: branża, charakter produktu, otoczenie rynkowe (konkurencja, klienci). Oczywiste jest bowiem, że nikt nie zamawia w sklepie spożywczym np. jogurtu, aby go odebrać za 2 tygodnie, gdy już zostanie - specjalnie na zamówienie - wyprodukowany z zapasów surowców zgromadzonych gdzieś w "górnej" części łańcucha dostaw. Jogurt to towar, który kupujemy z zapasu zgromadzonego w sklepie. Z drugiej strony żaden producent specjalizowanych obrabiarek nie trzyma swoich bardzo drogich produktów w rozbudowanej sieci dystrybucji, czekając na potencjalnego klienta. Przeciwnie - utrzymuje głównie zapas materiałów i podzespołów, podejmując produkcje i montaż na konkretne zlecenie.

Rotacja zapasu

Zapasy - niezależnie od postaci i lokalizacji - różnią się między sobą tzw. rotacją, inaczej szybkością obrotu. Utrzymywane w zapasie dobra mogą rotować szybko, wolno lub mogą nie rotować wcale. Trudno wskazać uniwersalne kryterium pozwalające na jednoznaczne odróżnienie pozycji wolno rotujących od szybko rotujących. Także tutaj wiele zależy od branży i natury dóbr. Jednak w ramach określonej grupy towarów podział ten jest zazwyczaj oczywisty. Na przykład właściciel sklepu spożywczego zgodzi się, że jogurt należy do towarów szybko rotujących (sprzedaje się po kilkadziesiąt opakowań dziennie), podczas gdy wykwintna butelka z oliwą z oliwek znajduje nabywców znacznie, znacznie rzadziej. Ten fakt Ten fakt ma swoje konsekwencje m.in. w prognozowaniu popytu. Prognozy sprzedaży, dla krótkich horyzontów czasu będą znacznie lepsze w przypadku jogurtu (oczywiście, gdy gdy weźmie się pod uwagę wszystkie niezbędne czynniki, np. sezonowość, pogodę itp.) niż w przypadku drogich, rzadko kupowanych towarów.

Obok szybko i wolno rotujących pozycji asortymentowych możemy spotkać także takie, które - w określonym podziale czasu - w ogóle nie wykazują ruchu. Po prostu nikt ich nie pobiera na produkcję, nikt nie kupuje. Zazwyczaj nie uzupełnia też się ich zapasów. Po prostu leżą, zajmują miejsce i ... podnoszą koszty działalności przedsiębiorstwa. Są zatem nie potrzebne? Jeśli to materiał służący produkcji zaniechanego już wyrobu, przeterminowany towar lub część zamienna do urządzenia, której już dawno poszło na złom, to rzeczywiście taki zapas nie wnosi żadnej wartości i trzeba się go jak najszybciej pozbyć. Może to jednak być towar trzymany dla strategicznego klienta lub część zamienna do kluczowego urządzenia. Wtedy - mimo okresowego braku pobrań - zapas taki może być usprawiedliwiony. Jego utrzymywanie (głównie w postaci zapasu zabezpieczającego) stanowi wartość, gwarantuje tzw. poziom obsługi klienta (także wewnętrznego), poprzez zagwarantowanie wydania danego dobra na żądanie, bezpośredniego zapasu.

Zatem zapas może być składowany w łańcuchach logistycznych zarówno w postaci wyrobów gotowych (towarów), gotowych do sprzedaży, jak i części montażowych, wreszcie materiałów i surowców. Zwrócić należy jeszcze uwagę na tzw. zapasy w toku produkcji. Po pobraniu materiałów z magazynu minie trochę czasu zanim zostaną one przekształcone w produkty, stanowiące zapas wyrobów gotowych. nie będąc już surowcem, a jeszcze nie wyrobem, materiały (przechodząc przez kolejne fazy przetwórstwa) stanowią tę właśnie kategorię zapasu.

Przedstawiona wyżej definicja zapasu, przykłady jego lokalizacji i postaci, wreszcie rozważania na temat szybkości obrotu nie pokazują do końca przyczyn, dla których zapasy są w ogóle utrzymywane. Byłoby przecież wspaniale, gdyby można się bez nich obyć! Gdyby potrzebny materiał lub towar był dostępny bez ograniczeń w potrzebnej ilości, we właściwym miejscu i natychmiast. Nie trzeba by budować magazynów, zamrażać kapitału. Szczerze mówiąc, rzadkim przykładem tak dostępnego dobra jest ... woda płynąca w kranie naszych domostw. Chcemy się umyć lub zaparzyć herbatę - odkręcamy kran i nabieramy tyle wody ile nam potrzeba. Nie wszyscy mają taki komfort, a i tych, którzy się nim cieszą spotykają czasem nieprzyjemne niespodzianki w postaci suchych kranów. Pół biedy, jeśli są to bardzo rzadkie przypadki, lub gdy nie mają poważnych następstw. W przeciwnym przypadku każdy zapobiegliwy człowiek zacznie gromadzić zapasy wody. Dlaczego? Bo nie może liczyć na niezawodny dostęp do tego dobra. Tworzy - czasem zupełnie nieświadomie - zapas zabezpieczający spowodowany niepewnością dostaw. W ogólnym przypadku zapas zabezpieczający tworzy się także z powodu niepewności co do rzeczywistych potrzeb. Losowe zmiany popytu pozwalają tylko z pewnym przybliżeniem określić prawdziwe okresowe potrzeby. Pozostaje zawsze margines niepewności i ryzyko, że rzeczywisty popyt znacznie przekroczy przeciętne zapotrzebowanie

Zaczęliśmy nasze rozważania od zapasu zabezpieczającego, ale podstawową (choć nie zawsze większą) częścią składową zapasu jest jego część rotująca. Będzie ona występowała zawsze wtedy, gdy nie można w pełni zsynchronizować dostaw ze zużyciem. Możemy tu znów wykorzystać przykład z wodą. o ile w przypadku dostępu do wody poprzez instalację wodociągową pobór wody jest w przybliżeniu równy chwilowym potrzebom, a zużycie następuje niemal natychmiastowo po jej pobraniu, to w przypadku okresowych dostaw np. beczkowozem odbiorcy będą tworzyć zapasy (wiadra, kanistry itp.) które pozwolą im na ciągły dostęp do wody do czasu następnej dostawy, nastąpi jutro, a może za tydzień...).

Zatem dobrze czy źle mieć zapasy?
Dobrze, bo zapasy:
- gwarantują ciągłość dostępu do dóbr w warunkach nieciągłości dostaw,
- gwarantują możliwości wykorzystywania dóbr w okresach ich niedostępności,
- zapewniają wymagany poziom obsługi odbiorcy w warunkach losowych zmian popytu,
- zapewniają wymagany poziom obsługi odbiorcy w warunkach niepewności co do terminowości dostaw.

Źle, bo zapasy:
- zajmują przestrzeń (konieczność utrzymywania magazynów),
- kosztują (miejsce, straty, kapitał); ich utrzymywanie może kosztować w skali roku nawet 20% ich wartości.

Upraszczając nieco bardzo złożoną problematykę zarządzania zapasami, można powiedzieć, że jego celem jest zachowanie wszystkich "dobrych" stron posiadania zapasów przy dążeniu do minimalizacji wszystkich negatywnych zjawisk tworzących zapasom. a więc, skoro otoczenie (dostawcy, klienci, konkurencja) zmusza nas do utrzymywania zapasów, starajmy się zagwarantować ich niezbędny poziom jak najmniejszym kosztem. To stwierdzenie wymaga krótkiego omówienia kosztów powstających w związku z utrzymaniem, uzupełnianiem, a także brakiem zapasu. Źródła tych kosztów - w podziale na koszty stałe i zmienne - przedstawiono poniżej.

Koszty uzupełniania zapasu:
Koszty niezależne od wielkości pojedynczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego (koszty stałe uzupełniania zapasu), np.
- koszty działu zaopatrzenia (zakupów), obejmujące wynagrodzenia z pochodnymi, koszty użytkowania pomieszczeń, koszty zużycia prądu, wody, itp.,
- koszt utrzymania własnego taboru samochodowego, wykorzystywanego w realizacji dostaw.

Koszty zależne od wielkości pojedynczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego (koszty zmienne uzupełniania zapasu), np.
- koszty składania zamówień,
- koszty zmienne transportu (zależne od liczby dostaw),
- koszty ubezpieczenia,
- koszty związane z celnymi opłatami manipulacyjnymi,
- koszty specjale przyjęcia dostaw (np. badania laboratoryjne każdej dostawy).

Koszty utrzymania zapasu:
Koszty niezależne od wielkości zapasu (koszty stałe utrzymania zapasu), np.
- amortyzacja budowli magazynowych,
- amortyzacja wyposażania magazynowego,
- koszty personelu magazynowego.

Koszty zależne od wielkości zapasu (koszty zmienne utrzymania zapasu), np.
- dodatkowe koszty wykorzystywanej przestrzeni magazynowej,
- koszty naturalnych strat i ubytków magazynowych,
- koszty kradzieży i innych strat,
- koszty ubezpieczenia zapasu,
- koszty zamrożonego kapitału (koszty kredytu lub utraconych korzyści inwestycyjnych z kapitału własnego).

Koszty braku zapasu:
Koszty niezależne od wielkości braku, np.
- koszty awaryjnego zakupu (dodatkowy koszt transportu),
- koszty przestoju instalacji lub linii produkcyjnej,
- wielkość przewidywanej utraconej marży od utraconego klienta,
- kara umowna nakładana przez odbiorcę w przypadku niezrealizowania pełnego zamówienia.
Koszty zależne od wielkości braku, np.
- koszty awaryjnego zakupu (np. wyższa cena jednostkowa),
- koszty niewykonanej produkcji (zależny od wielkości braku surowca),
- utracona marża od każdej niesprzedanej pozycji,
- kara umowna nakładana przez odbiorcę za każdą jednostkę niezrealizowanej części zamówienia.

Dla ilustracji powyższego podziału kosztów rozważmy dla przykładu koszty związane z cotygodniowym odnawianiem domowych zapasów realizowanym podczas sobotnich zakupów w jednym z okolicznych hipermarketów.
Koszty uzupełniania: koszt paliwa zużytego na dojazd i powrót,
Koszt utrzymania: koszt amortyzacji i eksploatacji lodówki, koszty "zamrożonego" kapitału (nie są to wielkie sumy, ale to zawsze pieniądz),
Koszty braku zapasu: dodatkowy koszt paliwa, gdy przyjdzie jechać w środku tygodnia np. po proszek do prania, który nagle się skończył.

Poziom zapasów musi być starannie kontrolowany. Z jednej strony ich poziom może wpływać na poziom obsługi odbiorców, ale z drugiej wpływa na koszty (przyjmuje się, że roczne utrzymanie zapasów kosztuje 10-20% wartości zapasu). W wielu przypadkach mogą to być naprawdę duże pieniądze! Potrzebne są zatem pewne wskaźniki, których wartości mogą być planowane, kontrolowane, porównywane, a wyniki tych pomiarów starają się podstawą działań korygujących.

Najprostszymi wskaźnikami są: wartość lub wielkość zapasu. Wskaźniki te spełniają swoje zadanie, gdy śledzimy i oceniamy zmiany zapasu jakiegoś materiału lub towaru w czasie. Z drugiej jednak strony takie wskaźniki nie pozwalają na porównanie pomiędzy różnymi materiałami lub grupami materiałów.
Współczynnik pokrycia potrzeb zapasem Wp określa na jak długo wystarcza zapasu. Oblicza się go dzieląc średni zapas przed średni popyt odpowiadający przyjętej jednostce czas:
Wp=Z/P

Z koleji współczynnik rotacji mói o tym ile razy zapas "obróci się " w rozpatrywanym okresie czasu.
Wr= P/Z

Jak widać oba współczynniki są ze sobą ściśle związane: jeden jest odwrotnością drugiego, jednak wyrażają ten sam stan w odmienny sposób.