Regulamin pracy

Regulamin pracy
Wśród źródeł prawa pracy, określonych w art. 9 k.p., bardzo istotną pozycję zajmują – obok ustaw i aktów wykonawczych, układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy – regulaminy pracy. Są one istotnym elementem kształtowania i zabezpieczenia prawidłowego przebiegu procesu pracy. Ich podstawowym zadaniem jest konkretyzacja praw i obowiązków stron stosunków pracy - wynikających z przepisów obowiązującego prawa oraz postanowień umów o pracę - i dostosowywaniu ich do potrzeb konkretnego pracodawcy.
Zakres podmiotowy i przedmiotowy
Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy, ustalającym – zgodnie z treścią art.1041 k.p., organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Regulamin pracy nie jest samodzielnym źródłem prawa pracy. Może on regulować treść stosunków pracy jedynie w zakresie określonym przepisami ustawy. Zakres przedmiotowy regulaminu pracy został określony w art.1041 1 i 2 k.p. W postanowieniach regulaminu pracy można wyodrębnić trzy następujące obszary:
porządek wewnętrzny w zakładzie pracy – do którego zaliczyć należy postanowienia dotyczące: organizacji pracy, przebywania na terenie zakładu, systemów i rozkładu czasu pracy, pory nocnej, wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, prac wzbronionych młodocianym oraz prac i stanowisk dozwolonych młodocianym w celu przygotowania zawodowego i w innym celu, prac wzbronionych kobietom, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony p.poż., terminów i zasad wypłaty wynagrodzenia, potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art.1041 1 k.p.).
obowiązki stron stosunku pracy – rozumiane jako wzajemne obowiązki pracownika i pracodawcy, związane z zakresem wynikającym z obszaru omówionego powyżej (art.1041 1 k.p.).
informacje o karach porządkowych – stosowanych zgodnie z art.108 k.p., z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (art.1041 2 k.p.).
Można też wyróżnić postanowienia „normatywne” regulaminu obowiązujące z woli podmiotów ustalających regulamin i postanowienia informacyjne upowszechniające treść pewnych przepisów ustawowych. Art. 1041 nie wyliczył wyczerpująco wszystkich spraw, które mogą być przedmiotem postanowień „normatywnych”. Mogą się więc tam pojawić inne kwestie z dziedziny „organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z nimi praw i obowiązków pracodawców i pracowników”.
Regulamin pracy nie może być źródłem nowych, nie przewidzianych w innych przepisach, obowiązków pracownika. Jego rolą jest konkretyzacja obowiązków wynikających z innych przepisów. Może natomiast przyznawać pracownikom (w zakresie określonym w art.104 1 k.p.) nowe uprawnienia – nawet nieprzewidziane w innych przepisach. Zgodnie z art.9 2 i 3 k.p., postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych oraz postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
Tryb wprowadzania
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy wynika a contrario z przepisu art.104 2 k.p. Jednakże dopuszczalność jego wprowadzenia u danego pracodawcy uzależniona jest od dwóch elementów: przedmiotowego zakresu układu zbiorowego pracy obowiązującego u danego pracodawcy oraz od ilości zatrudnionych pracowników. Regulaminu pracy nie wprowadza się bowiem, gdy w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracownika obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Ze sformułowania tego wynika, iż jeżeli którakolwiek z powyższych przesłanek jest spełniona, to nie ma podstaw prawnych do wprowadzenia regulaminu pracy. Jakkolwiek można także twierdzić, że po prostu nie istnieje wtedy obowiązek wprowadzenia takiego regulaminu.
Regułą określoną w art.1042 1 k.p. jest, że regulamin pracy, jako akt dwustronny, jest ustalany przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, to zobowiązany on jest do uzgodnienia treści regulaminu pracy z każdą z tych organizacji. Jeżeli pracodawca objęty jest działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej, art.1042 k.p. stosuje się odpowiednio.
Gdy u pracodawcy działa 1 organizacja związkowa procedura ustalania regulaminu obejmuje 2 etapy:
- wspólne określenie terminu, w którym powinno dojść do uzgodnienia treści regulaminu
- negocjacje merytoryczne i uzgodnienie treści regulaminu
Jeżeli występują 2 lub więcej organizacji, powinny one przedstawić wspólne stanowisko co do treści projektu regulaminu w ciągu 30 dni od zgłoszenia propozycji pracodawcy. Jeśli to nie nastąpiło, pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych, sam ustala treść regulaminu.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala sam pracodawca. Pracodawca ustala jednostronnie treść regulaminu pracy także wtedy, gdy w ustalonym uprzednio przez pracodawcę i zakładową organizację związkową terminie nie doszło do wspólnego uzgodnienia jego treści.
Elementem istotnym dla uzyskania mocy wiążącej przez regulamin pracy, jest podanie go do wiadomości pracowników. Kodeks pracy nie normuje szczegółowo sposobu ani trybu podania regulaminu do wiadomości. Ogranicza się do wskazania, iż następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Podanie regulaminu pracy do wiadomości pracowników może więc nastąpić w bardzo różny sposób – np. poprzez wywieszenie go na tablicach informacyjnych, podanie przez radiowęzeł zakładowy, dystrybucję tekstu regulaminu w formie ulotek, w gazecie zakładowej, etc. Nie ma natomiast obowiązku przyjęcia regulaminu do wiadomości przez każdego pracownika i potwierdzenia tego w jakiejkolwiek formie. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Termin ten nie podlega modyfikacji, czyli nie może być ani skrócony ani przedłużony (nawet za zgodą stron).
Pamiętać należy, że pracodawca ma obowiązek zapoznać z treścią regulaminu pracy każdego nowozatrudnionego pracownika przed rozpoczęciem pracy.
Zmiany do regulaminu pracy wprowadza się w sposób, w który ustala się tekst pierwotny. Regulamin traci moc obowiązującą albo z nadejściem określonego w regulaminie terminu albo z dniem wejścia w życie nowego regulaminu. Regulamin może też uchylić pracodawca, gdy odpadła przesłanka zatrudniania przez niego co najmniej 20 pracowników. Układ zbiorowy pracy może swą treścią objąć materię regulaminową i w ten sposób pozbawić regulamin mocy obowiązującej.