System ocen okresowych pracowników

Regularne ocenianie pracowników jest instrumentem polityki motywacyjnej, jak również umożliwia diagnozę potencjału rozwojowego pracownika. Pozwala to na optymalne wykorzystanie jego zdolności i kwalifikacji oraz planowanie ścieżki rozwoju. Istotnym czynnikiem okresowego oceniania jest również informacja zwrotna dla pracowników "jak postrzegana jest ich praca". Ponieważ ocenianie okresowe pracowników jest kwestią bardzo ważną w kierowaniu personelem w przedsiębiorstwie, dlatego zdecydowałam się na zreferowanie tego zagadnienia.

W pierwszym rozdziale omówiłam istotę i pojęcie „oceny pracy”, kolejny rozdział zawiera podstawowe cele okresowych ocen pracowników przez podwładnych. Następnie przedstawiłam techniki oceny i najważniejsze i najczęściej spotykane błędy przy ocenianiu pracowników oraz informacje, które pozwalają zapobiegać występowaniu tych błędów.

Istota i pojęcie „oceny pracy”
Ocena pracy (w niektórych źródłach nazywana także oceną okresową) to ogólny termin odnoszący się do wielu rozmaitych procesów, w ramach których pracodawca (lub przełożony) spotykają się co pewien czas (zazwyczaj raz na rok), aby ocenić pracę podwładnego i podnieść poziom wykonywania przez niego zadań. W procesie zarządzania kierownicy i ich podwładni zgadzają się co do osiągnięć, do których należy dążyć, zaś kierownik jest zainteresowany jak najlepszym osiągnięciem celów krótkoterminowych i długoterminowych przez biegłe zarządzanie i rozwój pracowników.

Cele okresowych ocen pracowników
Jedną z podstawowych kwestii umożliwiających w pełni zrozumienie procesu oceniania pracowników jest określenie celów tego przedsięwzięcia, a więc znalezienie odpowiedzi na pytanie: Czemu służy oceny pracy?
A. Podniesienie poziomu wykonywanej pracy. Jedna z teorii psychologicznych mówi, że aby pracownik mógł dobrze wykonywać powierzone mu obowiązki, musi znać swoje dotychczasowe wyniki. Ocenienie pracownika i przekazanie mu wyników powinno pomóc tej osobie w podnoszeniu poziomu wykonywania pracy.

B. Podejmowanie decyzji dotyczących nagród. Ocena pracowników powinna być stosowana, jeżeli naczelnemu kierownictwu zależy na uzasadnionym i sprawiedliwym przyznawaniu swoim pracownikom nagród czy awansów.

C. Motywowanie pracowników. Ocena pracowników może ich motywować na różne sposoby, np.:
• Pracownik, który jest informowany o wynikach swojej pracy- „wie na czym stoi”, a takie przekazywanie ludziom informacji zwrotnych motywuje ich do pracy.
• Przez fakt, że ocenianie pracowników sprzyja sprawiedliwemu rozdzielaniu nagród.
• W procesie oceniania wyznacza się pewne cele, co skłania pracowników do lepszego niż dotychczas wykonywania pracy.

D. Rozwój pracowników.

E. Rozpoznanie potencjału, a więc wyłonienie osób, które najlepiej wykonują swoje zadania oraz takich, które nie radzą sobie z powierzonymi im obowiązkami.

F. Formalny zapis niezadowalającego poziomu wykonywania pracy. Wyniki oceny mogą stanowić dowód do zwolnienia pracownika z pracy.

Techniki oceny pracowników
W literaturze mówi się o wielu różnych metodach okresowej oceny pracowników.

Najważniejsze z nich to:
A. Pisemny raport
Polega na sporządzeniu na piśmie opisu słabych i mocnych stron pracownika i wykonywanej przez niego pracy, a także jego ewentualnych możliwości. W raporcie powinny się również znaleźć sugestie dotyczące doskonalenia ocenianego.

B. Krytyczne zdarzenia
Polega na uwypukleniu i przedstawieniu incydentów szczególnie obrazujących wyjątkowo dobre lub wyjątkowo złe zachowanie pracownika w powiązaniu z konkretnymi wynikami jego pracy.

C. Graficzne skale rankingowe (rating scales)
To bardzo popularna metoda oceny, która nadaje się do analizy ilościowej i porównywania danych. Opracowuje się zbiór czynników pracy zawierający cechy: jakość pracy, wiedza techniczna, klimat współpracy, rzetelność, punktualność, inicjatywa, a następnie ocenia się każdą cechę w skali punktów np. 0-5, gdzie najwyższa liczba punktów oznacza najlepszą ocenę

D. Wieloosobowe porównanie
Ta metoda wykorzystywana jest do szacowania pracy jednej osoby na tle innego pracownika lub wielu innych pracowników.

E. Multirankingowa porównawcza ewaluacja
Cały proces oceny tą metodą może trwać nawet kilka dni. Składają się na niego wywiady, testowanie psychometryczne, symulacje odpowiednich działań związanych z pracą, ocena współpracowników i ocena dokonana przez odpowiednio wyszkolone osoby. Ocenia się przede wszystkim zdolności i umiejętności kierownicze oraz ustala się czy dany pracownik powinien awansować.

F. Zarządzanie przez cele
Na początku ocenianego okresu formułuje się cele, pracownik uczestniczy w szkoleniu i otrzymuje konieczną pomoc. Pod koniec okresu następuje ocena pracy podwładnego i wyznacza się nowe cele.

G. Samoocena
Może polegać na wypełnianiu formularzy, w których pracownicy sami siebie oceniają stosując takie kryteria jak: obecność, wydajność, jakość bezpieczeństwo, praca zespołowa i zaangażowanie.

Błędy w ocenie wyników pracy
W każdej ocenie czy systemie ocen mogą się zdarzyć błędy lub tendencyjność. Najczęściej występującym błędem jest tzw. „błąd świeżości” . Polega on na tendencji do oceniania w oparciu o zapamiętane ostatnie wyniki pracy podwładnego. Może także pojawić się błąd polegający na nadmiernym akcentowaniu jednej części skali – ocenie zbyt liberalnej albo zbyt surowej lub przyznawanie wszystkim oceny „przeciętnej”. Błąd aureoli polega na dopuszczeniu do przenoszenia się oceny pracownika ze względu na jedną cechę na ocenę wg innych cech. Błędy w ocenie mogą wynikać także z uprzedzeń oceniającego co do płci, rasy, wieku itp.

Najlepszym sposobem unikania błędów w ocenianiu swoich podwładnych jest dopilnowanie by od początku opracowano porządny system ocen i szkolenie menedżerów w jego stosowaniu.

Zakończenie
Właściwie przeprowadzona ocena wydajności i efektywności pracowników pełni rolę motywacyjną i komunikacyjną. Jest także źródłem wielu wartościowych informacji o pracownikach, stanowiskach pracy oraz ich wzajemnych relacjach. Z kolei kierownicy, przełożeni zyskują wiedzę o potencjale zawodowym pracowników, czyli o kwalifikacjach, możliwości rozwoju, zdolności do podejmowania decyzji. Kierownicy otrzymują w ten sposób informacje podwładnych osiąganych przez podwładnych efektach pracy – stopniu, jakości i terminowości realizacji wyznaczonych zadań, umiejętności organizacji pracy i samodzielności. Ocenie podlegać też mogą cechy osobowości.

Dokonywanie okresowej oceny pracowników ma istotne znaczenie organizacyjne. Pozwala na przegląd posiadanych zasobów ludzkich dzięki ocenie wiedzy, umiejętności i pracy każdej zatrudnionej osoby. Umożliwia tworzenie indywidualnych programów rozwoju pracowników - ścieżek kariery zawodowej, pozwala na kreowanie systemu awansowania i przygotowania pracowników do awansu oraz strategii karania, nagradzania, czy premiowania.

Ocenianie pracowników jest bardzo istotne, a umiejętnie przeprowadzane przynosi spore korzyści zarówno dla pracodawców, jak również dla ich pracowników.