Zarządzanie zasobami ludzkimi

WPROWADZANIE DO FIRMY
I WDRAŻANIE DO PRACY NOWOPRZYJĘTYCH

Właściwie przeprowadzony proces wprowadzania nowego pracownika do firmy ma niebagatelne znaczenie dla jego późniejszej motywacji do pracy i zadowolenia z niej.
Nie ma wątpliwości, że zadowolenie z procesu adaptacji w nowym miejscu pracy rzutuje na integrację i identyfikację z instytucją i wyraża się potem m.in. w postawie lojalności, dumy i satysfakcji z przynależności do firmy.
Proces adaptacji rozpoczyna się praktycznie już na etapie rekrutacji, w czasie rozmowy pracodawcy z kandydatem do pracy. Wówczas kandydat otrzymuje bardziej szczegółowe informacje o instytucji, które potem podlegają weryfikacji po rozpoczęciu pracy.
Proces wprowadzania do firmy rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji przez pracodawcę o zatrudnieniu kandydata, który spełnia jego wymaga¬nia. Ważny jest tu poziom doświadczenia zawodowego nowoprzyjętego. Zupeł¬nie inaczej traktujemy pracownika z wieloletnim doświadczeniem zawodowym, dla którego firma jest kolejnym miejscem pracy, a otrzymane zadania są identyczne lub podobne do wcześniej wykonywanych, niż pracownika podej-mującego pierwszą pracę w życiu.
Nie bez znaczenia jest również wielkość i pozycja rynkowa firmy. Przykładowo, zatrudniając pracownika w firmie o jednorodnej działalności (np. hurtowni kosmetyków), musimy przekazać mu stosunkowo wąski zakres informacji niezbędnych do wykonywania pracy na nowym stanowisku. Okres wprowadzania i wdrażania do zadań będzie krótki i może trwać od kilku godzin do l—2 dni. Natomiast podjęcie pracy w dużej instytucji (np. międzynarodowym koncernie) wymaga przekazania wielu informacji, a sam proces może trwać od kilku miesięcy do 2 lat nawet.
Pracownik podejmujący pierwszą pracę w życiu powinien być otoczony szczególną opieką, zwłaszcza w pierwszych dniach pobytu w firmie. W tym okresie opiekę nad nim mogą sprawować specjalnie przeszkoleni opiekunowie z działu ZZL. Później nowym pracownikiem, gdy podejmie już pracę na stanowisku, mogą zająć się doświadczeni koledzy z komórki organizacyjnej, do której został przydzielony. Ważna rola opiekuna i nauczyciela przypada bezpośredniemu przełożonemu, który może wobec nowoprzyjętego pełnić rolę coacha (trenera rozwoju). Takie formy opieki dają nowoprzyjętemu poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Materiały wykorzystywane w procesie wprowadzania do firmy
W procesie tym skutecznie wykorzystuje się różne materiały adresowane do nowoprzyjętych. Są to przykładowo:
— poradniki/informatory,
— publikacje informacyjne w wydawnictwach zakładowych (gazetki, biuletyny),
— projekcje filmowe na temat historii firmy, jej misji i kultury orga¬nizacyjnej.
Najczęściej stosowane są poradniki/informatory, których celem jest przed¬stawienie struktury organizacyjnej firmy, a zwłaszcza pionów/działów, w któ¬rych realizuje się podstawowe funkcje: zarządczą, finansową, marketingową, produkcyjną, handlową czy usługową oraz powiązania łączące te piony/działy.
Zakres informacji dla nowoprzyjętych, zwłaszcza w dużych firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej i złożonej sieci powiązań wewnętrz¬nych, jest na tyle duży, że nowoczesne poradniki muszą zawierać informacje na temat:
1) historii firmy;
2) misji firmy i jej strategii;
3) zakresu działalności, struktury własnościowej i organizacyjnej;
4) warunków pracy (czas pracy, organizacja przerw w pracy, dni wolne od pracy, prawo do urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych, itp.);
5) zabezpieczenia pracy (opieka lekarska i socjalna, bhp, formy ubez¬pieczeń, system emerytalny, ochrona interesów pracowniczych — związki zawodowe, poradnictwo prawne);
6) system motywacyjny (system wynagradzania i jego podstawy w postaci np. zakładowego układu zbiorowego lub innych porozumień płaco¬wych, regulamin premiowania, inne formy pozapłacowe motywowa¬nia: program rozwoju pracownika, zasady oceniania itp.);
7) kanały komunikowania się w firmie (formalne, wynikające z zależności służbowych, media wewnętrzne: gazetki, radiowęzeł, telewizja za¬kładowa; spotkania zespołów pracowniczych, spotkania z kadrą kiero¬wniczą itp.);
8) wyposażenie i zabezpieczenie stanowiska pracy (drogi wejścia i wyjścia z firmy, wyposażenie stanowiska w odzież ochronną i urządzenia techniczne);
9) zasady korzystania z parkingu dla pracowników, urządzeń sportowych i socjalnych firmy.
Obok ogólnych informacji na temat firmy zawartych w poradniku, zdobytych w trakcie oprowadzania po firmie w pierwszym dniu pracy, spotkań z przedstawicielami zarządu z nowoprzyjętym czy projekcji filmów o firmie, nowy pracownik musi poznać szczegółowo zakres przydzielonych mu zadań (czynności), uprawnień i odpowiedzialności.
Te informacje powinien przekazać mu bezpośredni przełożony w taki sposób, aby rozwiać wszelkie wątpliwości nowoprzyjętego.
Nowoprzyjęty powinien również przy podpisywaniu umowy o pracę otrzymać na piśmie szczegółowy zakres czynności na stanowisku. W momencie rozpoczęcia pracy na stanowisku następuje zwykle pierwsza konfrontacja wyobrażeń kandydata o przyszłej pracy z rzeczywistością, którą zastaje w firmie; rozdźwięk między tym, co obiecywano mu w ogłoszeniu rekrutacyjnym i w trak¬cie rozmowy kwalifikacyjnej, a faktyczną ofertą firmy.
5.1. Przystosowanie się do kultury organizacyjnej firmy
Wprowadzanie do firmy oznacza także zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacyjną firmy: obowiązującymi w firmie wartościami, normami, tradycjami. „Nowy" musi dostosować się do tej kultury, przyswoić ją sobie, stać się jej częścią. Dlatego wiele firm rekrutując kandydatów do pracy stara się ocenić, czy będą pasować do kultury organizacyjnej firmy (przykładowo w Japonii, gdzie główną cechą kultury organizacyjnej jest nacisk na pracę zespołową, kandydatów do pracy przyjmuje się pod kątem umiejętności pracy w zespole). Różne typy kultury organizacyjnej stawiają nowoprzyjętym rożne wymagania w procesie adaptacji. Jeżeli kultura organizacyjna:
— ma charakter konformistyczny, nowy pracownik musi zaakceptować sformalizowane procedury, włączyć się w pełnienie przydzielonych ról. Reprezentant takiej kultury organizacyjnej IBM, żąda bezwarunkowej subordynacji od swoich pracowników, przedstawiając im w zamian szeroką i atrakcyjną ofertę związania swojego życia zawodowego z firmą i perspektywy wszechstronnego rozwoju;
— ma charakter konformistyczno-innowacyjny, proponuje się pracow¬nikom na przykład udział w kołach jakości, w których dyskutuje się na temat możliwości usprawnienia pracy, obniżenia kosztów, poprawy jakości wyrobów (Toyota, Nissan);
— jest nastawiona na rozwój, to w takich ekspansywnych, wchodzących na rynek firmach wymaga się od pracowników aktywności twórczej, innowacyjności, przywiązuje się dużą wagę do samodzielnego roz¬wiązywania problemów. Najbardziej pożądane cechy pracowników w tym typie kultury to: otwartość myślenia, odwaga w działaniu często na granicy ryzyka (Microsoft, Apple);
— jest nastawiana na elitarnego klienta, to od pracowników oczekuje się pełnego przyswojenia obowiązujących norm zachowania się uwarun¬kowanych dążeniem do najwyższej jakości produktu/usługi, stawia się na mistrzostwo przy wykonywaniu każdej czynności i kładzie się na to nacisk przy szkoleniu pracowników (Rolls-Royce).
5.2. Proces socjalizacji
Okres adaptacji nowoprzyjętych to równocześnie okres socjalizacji, kiedy „nowy" przystępując do pracy zawiera z pracodawcą, obok formalnej umowy
0 pracę, również niepisany „kontrakt", w którym obie strony zobowiązują się do przestrzegania pewnych norm: wzajemnego szacunku, dyscypliny pracy. Dotyczy to również przestrzegania norm etycznych zawartych w kodeksie etycznym firmy.
W procesie socjalizacji następuje ścieranie się osobistego systemu wartości pracownika z systemem wartości obowiązującym w organizacji, stanowiącym część jej kultury i kodeksu etycznego. Nowy pracownik musi zaakceptować te wymagania
1 przedkładać je ponad wartości własne. Idealnym rozwiązaniem jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy pracownik w procesie internalizacji systemu wartości obowiązują¬cego w firmie, zaczyna traktować go jako osobisty system wartości.
5.3. Adaptacja w zespole
Wprowadzanie do firmy rozpoczyna również proces adaptacji pracownika do zespołu, w którym będzie pracował. W trakcie tego procesu powinien on odczuć autentyczne zainteresowanie zespołu jego osobą, zostać przedstawiony przełożonemu i współpracownikom, poznać zależności służbowe w zespole. Stopniowo zaczyna również poznawać rodzaje więzi nieformalnych, koleżeń¬skich, przyjacielskich między członkami zespołu oraz samemu tworzyć tego rodzaju więzi.
Wzmacnianiu więzi zarówno formalnych, jak nieformalnych w zespole służą różne imprezy organizowane przez firmę: wyjazdy szkoleniowe z oder¬waniem od pracy, wycieczki integracyjne, spotkania świąteczne załogi (np. wspólna Wigilia).
Program pierwszych dni w firmie
Program wprowadzania do firmy ma różny czas trwania. Decydują o tym różne czynniki, do których wcześniej zaliczyliśmy przede wszystkim doświad¬czenie zawodowe nowoprzyjętego, charakter instytucji (wielkość, różnorodność działalności), czy wreszcie stopień złożoności pracy na stanowisku (stanowisko wykonawcze lub kierownicze).
5.4. Przykład programu wprowadzania do pracy
Poniżej przedstawiono przykład takiego programu w jednej z między¬narodowych firm sprzedających artykuły wyposażenia mieszkań.
Dzień 1:
— powitanie w firmie,
— udzielenie informacji na temat funkcjonowania firmy,
— oprowadzenie po firmie/sklepie firmowym,
— przedstawienie współpracownikom,
— zapoznanie z regulaminem pracy,
— szkolenie BHP,
— załatwienie spraw formalnych w dziale personalnym.
Dzień 2:
— szkolenie wprowadzające,
— zapoznanie z filozofią działania, historią i kulturą organizacyjną firmy,
— projekcja filmu dotycząca historii i zakresu działalności firmy.
Tydzień 1:
— praktyka w sklepie (min. 3 dni) w oparciu o program praktyki sklepowej zakończony sprawdzianem dotyczącym asortymentu to¬warów,
— szkolenie mające na celu przekazanie podstawowych informacji o sprzedaży, obsłudze klienta, przepływie towaru.
Trzy pierwsze miesiące:
— ustalenie przewodnika opiekującego się nowozatrudnionym,
— trening obsługi klienta dla pracujących w sklepie (rutyny pracy działu, wiedza o produktach),
— rozmowa z pracownikiem, poznanie wzajemnych oczekiwań, ocena dotychczasowych wyników pracy i wyznaczenie dalszych planów rozwoju pracownika.
Dla szczególnie obiecujących pracowników, którzy chcą podnosić swoje kwalifikacje i w przyszłości objąć stanowiska kierownicze, firma oferuje specjalny program. Jest to program stworzony głównie z myślą o pracownikach sklepu, ale mogą brać w nim udział również pracownicy innych jednostek współpracujących ze sklepem.
Celem programu jest wszechstronne rozwijanie kwalifikacji zawodowych i umiejętności przywódczych. Program powinien dostarczyć aspirantom teorety¬czną i praktyczną wiedzę na temat funkcjonowania sklepu, asortymentu, koncepcji marketingu i sprzedaży oraz zarządzania firmą i kształtowania stosunków międzyludzkich.
Szkolenie odbywa się corocznie i trwa 6 miesięcy. Uczestników szkolenia typują szefowie sklepów po konsultacji z szefami personalnymi i kierownikami poszczególnych działów.