Negocjacje- przygotowania - arabia saudyjska

Negocjujesz z firma z Arabii Saudyjskiej bardzo ważny kontrakt. Jak przygotować się do takich negocjacji? Jakie działania podejmujesz w trakcie przygotowanego spotkania.

Najpierw warto jest przybliżyć znaczenie slowa negocjacje. Według definicji negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji. Negocjacje to sposób porozumienia się w celu rozwiązania konfliktu oraz dojścia do porozumienia obydwu stron, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania które satysfakcjonowałoby zaangażowane w konflikt strony.
W innej natomiast definicji możemy znaleźć dość refleksyjne stwierdzenie ze jest niewłaściwym podkreślenie korzyści jednej ze strony : ?negocjacje to specyficzny proces użycia swej wiedzy, czasu i możliwości dla wykorzystania innych do realizacji własnego celu? gdyż negocjacje to sekwencja posunięć (ofert i ustępstw) dwu stron, dla osiągnięcia wspólnego stanowiska w sytuacji wyjściowych rozbieżności interesów. Jest wzajemnym przekonywaniem się dla modyfikacji ofert początkowych w taki sposób, aby obie strony uzyskały możliwie duże korzyści.

Wyróżniamy cztery style negocjacji :

-kultura propartnerska - protransakcyjna
-ceremonialna - nieceremonialna
-monochroniczna - polichroniczna
-powściągliwa - eksperesyjna

Myślę ze biorąc pod uwagę rodzaj kultury arabskiej i ich tak odmienne od europejskich zwyczaje powinniśmy poruszać się pomiędzy stylem ceremonialnym i polichronicznym które się charakteryzują :
- okazywaniem za pomocą ceremonii szacunku drugiej stronie
- zwracaniem się do partnerów zwykle po nazwisku
- licznymi i rozbudowanymi rytuałami
-przekładaniem dobrych stosunków miedzy ludźmi ponad punktualność
- traktowaniem wszelkich harmonogramow bardzo elastycznie
- i tolerancją na często przerywane spotkania

Uważam ze podstawowa rzeczą w każdego typu negocjacjach jest dobre przygotowanie, zwłaszcza gdy naszym przeciwnikiem jest ktoś tak dla nas odmienny i egzotyczny kulturowo. Tutaj bardzo trafnym jest motto Francisa Bacona ?Jeśli chcesz rozpracować jakiegoś człowieka, musisz znać jego naturę i upodobania, aby móc go prowadzić ? jego cele, aby go przekonać ? jego słabości i wady, aby go przerazić ? tych którzy go interesują, aby nimi rządzić.
Kiedy mamy do czynienia z osobami przebiegłymi, zawsze musimy rozważać ich cele, aby w ten sposób oceniać to co mówią. Dobrze jest powiedzieć im niewiele i tylko to czego najmniej oczekują.
W wypadku wszelkich trudnych negocjacji nie wolno oczekiwać, że zbierze się plon tuż po zasiewie. Trzeba sprawę przygotować , wiec pozwolić jej by dojrzewała stopniowo?
Arabowie w ogólniej opinii uchodzą za handlowców i przemysłowców dobrze wykształconych, często w Europie lub USA. Posługują się biegle językiem angielskim i nierzadko francuskim.
Jak wiemy praktycznie wszyscy są wyznawcami islamu. Do tradycji tych ludów należy gościnność. Otwarte drzwi, przez które może wejść każdy kuzyn i znajomy, są otwarte również dla zagranicznych partnerów. A fakt, że przybyli oni z daleka, wzbudza respekt i czyni gospodarzy jeszcze bardziej gościnnymi. Ale nie należy tego nadużywać.
Dlatego bardzo ważne jest zapoznanie się z zasadami islamu, jego historią i głównymi kanonami. Wszystkie tematy związane z religia należy traktować bardzo poważnie i z szacunkiem.
Warto zapoznać się z kilkoma zwyczajami arabskimi przed negocjacjami. Bardzo naturalne i popularne jest zaproponowanie jakiegoś napoju i posiłku lub wręcz zaproszenie na kolacje a dopiero na drugi dzień rozpoczęcie negocjacji.
Zaproszenia nie należy odrzucać, nawet jeśli się nie jest głodnym. Do wielu arabskich krajów zabronione jest wwożenie alkoholu, a w większości z nich - również jego picie. Nigdy nie jada się wieprzowiny, do picia podaje się herbatę miętową i mocno słodzoną czarną kawę. Nie należy odmawiać wypicia któregokolwiek z tych napojów.
Należy także mieć na uwadze zachowania, które mogą nam się wydawać brakiem dobrych manier takie jak:
- brak ograniczeń w rozmowach telefonicznych: przyjmują każdy telefon i sami często dzwonią w sprawach nie mających związku z prowadzonymi negocjacjami. Dla Europejczyków jest to dosyć deprymujące, ponieważ źle kojarzy się z niektórymi technikami presji psychologicznej. Nie należy się jednak irytować, ponieważ dla Araba takie postępowanie jest jak najbardziej naturalne.
- bardzo często rozmówcy odbiegają od tematu rozmowy, lub przerywają w połowie zdania aby powiedzieć jakąś myśl która nie ma zbyt wiele wspólnego z naszymi negocjacjami
- W trakcie rozmów prowadzonych na stojąco Arab zachowuje bardzo mały dystans między sobą a osobą, z którą rozmawia. Nie należy zwiększać tego dystansu poprzez cofanie się, ustępowanie itp.

Negocjowanie ceny odbywa się w sposób twardy choć pełny subtelności, jaką jest zwłoka w argumentacji, nieliczenie się z czasem i cierpliwe oczekiwanie na bieg wydarzeń. Należy brać pod uwagę konieczność znacznej redukcji ceny wyjściowej, bez względu na to, jak dalece jest ona "realna". Negocjowanie, a właściwie targowanie się, jest naturalną cechą kupców arabskich. Czynią to tak gwałtownie i wytrwale zarazem, że postronny widz ma wrażenie, iż mogliby uzyskać znacznie więcej, gdyby nie ta zawziętość i zamiłowanie do upierania się przy swoich racjach.
Dla kupca arabskiego spór wokół ceny lub innych warunków umowy jest synonimem podejmowania niezależnej decyzji w konfrontacji z obcym, formą kontaktów społecznych z przedstawicielem innej grupy oraz - co jest oczywiste - sposobem zarabiania na życie.

Język gestów jest bardzo ważny i symboliczny początkowo może nam się to wydawać śmieszne i mało znaczące ale jest dokładnie na odwrót, należy być bardzo ostrożnym z pewnymi ruchami np. siedząc, należy opierać stopy na podłodze. Nie można siedzieć w taki sposób, aby podeszwa obuwia była widoczna.
Trzeba używać prawej ręki. Lewą ręką Arabowie posługują się jedynie przy bardzo osobistych czynnościach higienicznych. Należy przeprosić gospodarzy, jeśli się jest leworęcznym.
Nie można wskazywać palcem na osobę, z którą się rozmawia, ani przywoływać jej skinieniem dłoni. Ręce trzeba myć przed i po posiłku. Często w tym celu podawane są specjalne miseczki i woda. Niekiedy ktoś ze służby domowej lub kelner polewa ręce biesiadników wodą ze specjalnego dzbanka.

Tak wiec to wszystko powinniśmy dobrze przestudiować i przyswoić aby stać się bardziej odpornymi na zaskoczenie, czasem nawet irytacje i często nawet zakłopotanie co będzie tylko stanowić przewagę przeciwnika bardziej kontrolującego sytuacje.
Uważam ze dobry negocjator powinien poświęcić dużo więcej czasu na przygotowania niż na same negocjacje, czego z pewnością powinniśmy tez się spodziewać po drugiej stronie. Natomiast sama rozmowa będzie tylko sprawdzianem z tego kto i czym kogo zaskoczy.
Arabowie prowadza negocjacje w specyficzny sposób, który bardzo łatwo może nas wyprowadzić z równowagi i doprowadzić do dyskomfortu psychicznego. Nazywa się to ?taktyka otwartych drzwi? ? tzn. podczas negocjacji do pomieszczenia ciągle mogą wchodzić rożne osoby (pracownicy, koledzy), rozmowy ciągle sa przerywane i ciągną się o wiele dłużej niż myśleliśmy. Cała sztuka polega aby nie okazywać niezadowolenia lub urazy.
Poczucie czasu także maja w innym pojęciu, przede wszystkim trzeba się wykazać dużą cierpliwością, nigdy nie pytać pierwszemu o zawarcie kontraktu, czy opowiadać o celu wizyty.
Znacznie zwiększa nasze szanse posiadanie jakiegoś miejscowego pośrednika który będzie wynagradzany prowizją tylko od zawartych transakcji
Kolejnym krokiem będzie zebranie kompletu informacji o sobie, stronie sporu oraz wszelkich uwarunkowaniach zewnętrznych. Negocjator musi znać szczegółowo tematykę każdego z podejmowanych w negocjacjach zagadnień oraz uwarunkowania swoje i drugiej strony.
Na sukces negocjacyjny składa się przede wszystkim dostęp do informacji i dobre przygotowanie - 90 proc. czasu i energii dobry handlowiec poświęca na przygotowanie do rozmowy, a tylko 10 proc. na to, co się dzieje w czasie negocjacji.

Ważne jest, aby zdobyć jak najwięcej informacji o danej sieci, jakie ma udziały w rynku. Są agencje, które sprzedają tego rodzaju informacje. Ważna jest też obserwacja półki. Co pół roku firmy dostają raporty od handlowców z całego kraju ze zmianami, jakie zauważyli w danej sieci, który dostawca wszedł, który wypadł.
Równie ważne są informacje dotyczące firmy, którą się reprezentuje: jej rozwój historyczny, pozycja na rynku, obroty, zyski, struktura sprzedaży i struktura zakupów. Te same informacje trzeba zebrać o firmach konkurencyjnych w branży.

Następnie wyznaczamy cele negocjacji. Trzeba sobie sformułować odpowiedzi na pytanie : jakie są moje wymierne i niewymierne cele w tych negocjacjach, co negocjuje i dlaczego?
Należy określić cele i je shierarhizować określając ich stopień ważności. To nam pozwoli uniknąć chaosu w czasie rozmowy i zapewni omówienie wszystkich najważniejszych problemów (o ile oczywiście nam na to pozwoli przeciwnik).
Mając wyodrębnione i dookreślone cele negocjacyjne trzeba sprecyzować oczekiwania i priorytety.
Musimy wiedzieć, jakiego rezultatu możemy się spodziewać w wyniku negocjacji. Najlepiej określić sobie trzy warianty :
- najlepszy
-trochę gorszy, ale ?rozsądny i sprawiedliwy?
-minimalnie akceptowalny
Należy także przewidzieć jakiego rezultatu chciałby nasz partner co pozwoli nam poznać co będzie główną kwestia sporną.
Bardzo ważnym punktem jest opracowanie odpowiednich działań na wypadek gdy w przeciągu określonego czasu negocjowane porozumienie nie dojdzie do skutku.
Tu może nam posłużyć koncepcja BATNA (ang. Best alternative to a negotiated agreement; dosł. najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia). Według Williama Ury'ego BATNA jest podstawą siły negocjacyjnej i narzędziem oceny potencjalnego porozumienia. Jeśli BATNA jest bardzo dobra, może nie być potrzeby negocjacji, gdyż porozumienie może nie dać niczego lepszego niż dostępna alternatywa.
Ostatecznie trzeba wybrać kilka obiecujących alternatyw i przekształcić je w praktyczne możliwości działania. Potem trzeba dokonać tymczasowego wyboru jednej z możliwości, tej która wydaje się najlepsza. BATNA określa nasza sile negocjacyjna, jeżeli posiadamy wyobrażenie o dalszych oszacowanych możliwościach działania, nie podejmiemy niekorzystnej decyzji negocjacyjnej. Nigdy bowiem nie należy zaakceptować decyzji gorszej niż BATNA.

Ważnym elementem jest opracowanie elementów osiągnięcia przewagi tzn. wyznaczenia sobie niepodważalnych argumentów którymi mogą być opracowania cen rynkowych, przepisów prawnych itd., których nie będzie mógł zakwestionować przeciwnik.
Pozostała nam jeszcze sposoby aranżacji przestrzeni negocjacyjnej, jednak jeśli rozmowy będą się odbywały u partnera w Arabii Saudyjskiej prawdopodobnie to on zaaranżuje warianty usadzenia. Należy tylko wiedzieć w których będziemy się czuli bardziej wygodnie i które nas stawiają na pozycji ostrej konfrontacji lub zlekceważenia.
Reasumując powyższe przygotowania do działań negocjacyjnych chciałem jeszcze raz podkreślić że oprócz schematu takich rozmow najważniejszą kwestia jest pozyskanie dobrych informacji zarówno w kwestii handlowej jak i samego partnera który w tym przypadku mógłby nas nie jednym zachowaniem zaskoczyć i sprowadzić do pozycji zdominowanego i zagubionego we wschodnich zwyczajach rozmówcy.