Praca w sekretariacie

Zadania sekretariatu

Sekretariat jest komórką organizacyjną, której głównym zadaniem jest odciążanie kierownika od drobnych, uciążliwych spraw administracyjno – biurowych i techniczno – usługowych. W strukturze organizacyjnej firmy jest to komórka nie o charakterze merytorycznym, lecz usługowym. W dużym sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób, ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa, gdzie zatrudnienie znajduje sekretarka lub sekretarz.

Krajowy Urząd Pracy w teczce zawodowej określił właściwości psychologiczne osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarki/sekretarza jako następujące:
· kreowanie i podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych,
· twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,
· obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny,
· lojalność w stosunku do szefa i kolegów,
· kultura osobista i odpowiednia prezencja,
· dyskrecja, dyplomacja takt i opanowanie, odporność na stres,
· dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi,
· pewność siebie, dyspozycyjność,
· dobry stan zdrowia.

W tym zawodzie nie powinny pracować osoby konfliktowe.

Do najważniejszych zadań sekretarki/sekretarza należą:

· gromadzenie i przechowywanie informacji,
· wykonywanie prac administracyjno – biurowych,
· przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw,
· samodzielne prowadzenie korespondencji,
· przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
· redagowanie krótkich pism,
· zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,
· uczestniczenie w planowaniu prac szefa,
· przyjmowanie i łączenie telefonów,
· prowadzenie kontroli terminów,
· prowadzenie i przechowywanie akt,
· przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,
· gospodarowanie materiałami biurowymi,
· gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
· przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek.

Zadania te możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne.

Zadania asystenckie

Do zadań asystenckich sekretariatu należą proste czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef. Są to takie czynności, jak odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.). Prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat to także funkcje asystenckie.

Zadania recepcyjne


Do zadań recepcyjnych sekretariatu należy przyjmowanie gości i klientów. Ponieważ na ogół pierwszy bezpośredni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, która go przyjmie, jest sekretarka lub sekretarz, to zadania recepcyjne są tymi, które rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta. To właśnie pierwsze wrażenie kształtuje często wyobrażenie o firmie.


Zasady pracy sekretarek/sekretarzy


Kompetentna sekretarka lub kompetentny sekretarz przyczynia się swoją działalnością do rozwoju instytucji. Potrafi wybrać z różnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy dyrektora, załatwia interesantów tak, by byli zadowoleni. Sekretarz lub sekretarka powinien (powinna) tak zorganizować swoją pracę, aby wykonać wszystkie zadania w oznaczonym terminie i pamiętać o nadchodzących terminach. Potrafi utrzymywać miłe, koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżankami bez naruszania tajemnicy służbowej.

Współpraca z szefem

Dobra współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką/sekretarzem. Zasady współpracy powinny być ustalone na początku i wynikać z zakresu odpowiedzialności pracownika. Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki/ sekretarza dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, jak również odpowiedniej aparycji i usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz.
Spotkania szefa z interesantami lub kierownictwem własnej instytucji są wcześniej przygotowywane, w czym udział bierze również sekretarz/sekretarka. Umawianie na spotkania, również pilnowanie terminów tych spotkań należy do zadań sekretariatu. Wiele decyzji jest podejmowanych samodzielnie na poziomie sekretariatu, wiele spraw jest jedynie relacjonowanych szefowi, ich załatwieniem również zajmuje się sekretariat.
Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, jak i cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.

Przyjmowanie interesantów

Przyjmowanie interesantów należy do funkcji recepcyjnych sekretariatu. W kontaktach z klientami osoba zatrudniona w sekretariacie powinna być taktowna, grzeczna i uprzejma, powinna wytwarzać atmosferę życzliwości i sprawiać wrażenie zainteresowania sprawami interesanta.
Sprawy części interesantów są załatwiane przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych – interesanci umawiani są z szefem. Interesantów na ogół umawia się z szefem na określony dzień i godzinę. Jedynie w sprawach bardzo pilnych można spróbować zorganizować natychmiast spotkanie szefa z interesantem.
Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez sekretarkę lub sekretarza. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu [przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe lub branżowe (np. czasopisma branżowe). Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.



Łączenie telefonów

Do zadań sekretarskich należy przyjmowanie i łączenie telefonów. Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. „Tutaj sekretariat firmy ......”) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.

Kontrola terminów

Osoba zatrudniona w sekretariacie ma obowiązek czuwania nad terminowym załatwianiem spraw. Dlatego terminy zapisywane są w terminarzach i na bieżąco kontrolowane. Ewidencjonuje się terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa oraz przygotowuje materiały potrzebne do nich.

Miejsce pracy sekretarki / sekretarza

Miejscem pracy sekretarki lub sekretarza jest sekretariat. Jest on usytuowany bezpośrednio przed wejściem do gabinetu szefa. Wyposażony jest w urządzenia do łączności wewnętrznej i zewnętrznej (m.in. telefon, fax), meble biurowe. Powinien być odpowiednio oświetlony i klimatyzowany zgodnie z zasadami bhp i ppoż. Powinien być również funkcjonalny, tak aby osoba tam pracująca czuła się w nim dobrze.

Wyposażenie sprzęt i meble biurowe

Sekretariat powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt i funkcjonalne meble biurowe.
Meble biurowe powinny stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy, umożliwiać odpowiednie wykorzystanie powierzchni biurowej, dawać możliwość przemeblowania.
Podstawowe urządzenia to biurko lub biurko z przegrodą odgradzającą część sekretariatu od obszaru przeznaczonego dla interesantów. Komputer znajduje się zazwyczaj na odpowiednim stoliku, obok stoi krzesło obrotowe, szafa lub półka do przechowywania akt i pomocy biurowych, szafa ubraniowa, szafka na naczynia, środki łączności (telefon, telefaks), czasami szafa pancerna do przechowywania ważnych dokumentów lub pieniędzy, jeśli w sekretariacie dokonuje się rozliczeń pieniężnych.
W sekretariacie na ogół znajduje się część poczekalniowa, gdzie wygodnie może spocząć oczekujący na spotkanie z szefem interesant. Meble powinny być dobrane zgodnie z wymogami ergonomii, to znaczy powinny zapewniać optymalne warunki wykonywania pracy. Ważne jest również ustawienie mebli - światło dzienne powinno dobiegać / lewej strony, ale biurko nie powinno być ustawione tyłem do drzwi. Urządzenia i sprzęt biurowy, przede wszystkim środki łączności, powinny być w zasięgu ręki. Przy wyborze mebli nie należy zapominać o ich estetyce, o dobraniu do mebli koloru ścian i wykładziny, żaluzji itp.

Oświetlenie

Pomieszczenie takie powinno być też dostatecznie oświetlone. Najlepiej pracuje się przy świetle naturalnym. Do oświetlenia sztucznego (np. we wczesnych godzinach rannych lub popołudniowych zimą albo podczas pochmurnego dnia) najlepiej wykorzystywać lampy halogenowe lub żarówki mleczne, ale raczej nie lampy neonowe, które nie są zdrowe dla oczu. Światło w pomieszczeniu biurowym powinno pochodzić z oświetlenia górnego i ustawionej na biurku lampy. Zaledwie 1/5 światła powinna pochodzić z oświetlenia górnego, a 4/5 z lampy na biurku. Osoby praworęczne powinny umieszczać lampę / lewej strony, a leworęczne z prawej.
Biblioteczka sekretarki/sekretarza

Jednym z elementów wyposażenia sekretariatu jest biblioteczka, podręczny zestaw książek typu: słownik poprawnej polszczyzny, słownik wyrazów obcych, słownik ortograficzny, słownik języka angielskiego, korespondencje handlowe w języku polskim i wzory listów handlowych w językach obcych. Powinny tu być również książki telefoniczne, książka oznaczeń kodowych, mapa Polski i plan miasta, rozkłady jazdy pociągów i autobusów (dane o rozkładach jazdy pociągów mogą być również zebrane na dyskietce komputerowej znajdującej się w sekretariacie). Mogą się tu również znaleźć czasopisma branżowe, dzienniki ustaw, dzienniki urzędowe i inne materiały.