Zagadnienia wraz z omówieniem dotyczące nauki administracji

ZAGADNIENIA WSTĘPNE
1) Geneza nauki administracji ? ewolucja administracji
Lorenz von Stein:
- łączył opis rzeczywistej administracji z rozważaniami natury politycznej czy ekonomicznej,
- badał jak administracja funkcjonuje, a jak powinno się to odbywać,
- nauka administracji ma przedstawiać to, co jest wspólne dla wszystkich działów administracji oraz poszczególne działy administracji rzeczywistej,
J. Jastrow:
- wyróżnił pojęcie wiedza administracyjna:
* nauka administracji:
jak się administruje,
jak należy administrować,
* nauka prawa administracyjnego,
F. Stier-Somlo:
- opisowy charakter nauki administracji:
* administracja rzeczywista,
* analiza norm prawnych,
* polityka administracyjna:
cele administracji,
ocena jej funkcjonowania,
H. Fayol:
- nauka administracji miała rządzić się prawami podobnymi do praw w naukach przyrodniczych,
2) Współczesne oblicza nauki administracji
- Jest to nauka: społeczna, złożona, empiryczna, bada administrację rzeczywistą.
- Wskazuje i bada uwarunkowania administracji publicznej, oraz ich wpływ na jej funkcjonowanie.
3) Przedmiot nauki administracji
a) Pojęcie administracji
- System złożony z ludzi, zorganizowany wokół organizacji stałej i skierowany do dobra publicznego, polega głównie na wykonywaniu ustaw (ma charakter wykonawczy ? jednostronne władztwo administracyjne), określa stosunek administracja ? podmiot poza administracją.
- Nauka społeczna opierająca się na metodach empirycznych, której podmiotem jest wiedza o istniejącej w danym ustroju administracji publicznej i o zasadach jej funkcjonowania oraz o celowości i efektywności jej działania.
b) Administracja publiczna
- System złożony z ludzi zorganizowany w celu stałej i systematycznej, skierowanej ku przyszłości, realizacji dobra wspólnego jako misji publicznej polegającej głównie na bieżącym wykonywaniu ustaw, wyposażony w tym celu we władztwo państwowe i środki materialno-techniczne (Lipowicz).
- Zespół działań, czynności organizatorskich i wykonawczych prowadzonych na rzecz interesu publicznego przez różne podmioty, organy i instytucje na podstawie ustawy i w określonych prawem formach (Kulesza).
- Administracja publiczna jest to zespół instytucji, system zorganizowany, trwały, którego głównym celem jest organizowanie rozumiane jako osiąganie postawionych celów i realizacji zadań określonych w ustawie.
- Administracja publiczna jest instytucją (skala mikro), a zarazem systemem instytucji (skala makro ? skala systemu tworzonego przez zespół podmiotów administracji publicznej).
- Administracja publiczna (rozumiana podmiotowo) ? składa się z wielu różnych podmiotów, urzędów, organizacji i instytucji. Większość znajduje się w ręku państwa, ale część w oparciu o zasadę subsydiarności i decentralizacji znajduje się poza aparatem państwowym.
* zasada pomocniczości/subsydiarności ? (preambuła Konstytucji RP, Europejska Karta Samorządu Terytorialnego) subsystem/podmiot mniejszy wykonuje sam powierzone mu zadania, suprasystem/podmiot większy przejmuje ich wykonanie jedynie gdy subsystem nie może go wykonać (w ogóle lub efektywnie), wtedy suprasystem wspiera subsystem w wykonaniu konkretnego zadania.
4) Metody i techniki badawcze w nauce administracji
- Metoda badawcza ? świadomy sposób postępowania dla osiągnięcia zamierzonego celu, nauka administracji nie posiada typowych metod badawczych.
- Przetwarzanie informacji:
* metoda statystyczna.
* metoda historyczna.
* metoda porównawcza.
- Formułowanie twierdzeń:
* twierdzenie opisowe.
* twierdzenie mające na celu usprawnienie administracji.
* twierdzenie ogólne (opisuje prawidłowości powtarzające się).

STRUKTURY ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
1) Podstawowe pojęcia organizacyjne
a) Organizacja i organizowanie
- Definicja prakseologiczna ? organizacja to pewien rodzaj całości ze względu na stosunek do niej własnych elementów, mianowicie taka całość, której wszystkie składniki (ludzie ? świadomość, rozumność) współprzyczyniają się do powodzenia całości.
- Ujęcie a znaczenie organizacji
Ujęcie Znaczenie
Rzeczowe (od nazwy rzeczy) np. Organizacja Narodów Zjednoczonych Rezultatowe ? tworzenie organizacji ze względu na jakiś cel
Atrybutowe (od nazwy przymiotu, cechy ? zawiera cechę opisywanego zjawiska)
Czynnościowe (od nazwy sposobu działania ? odnosi się do złożonych działań Czynnościowe
- Cechy charakterystyczne organizacji:
* jest racjonalna,
* jest celowa,
b) Instytucja
- Definicja prakseologiczna ? instytucja składa się z osobników oraz ich aparatury, czyli ogółu tworzyw, narzędzi i wszelkich innych podmiotów pomocniczych, którymi się posługują, wchodzące w skład zespołu współdziałające osobniki.
- Definicja socjologiczna ? instytucją nazywamy związek, którego ustanowione porządki w obrębie pewnej określonej sfery działania, narzucane są stosunkowo skutecznie każdemu działaniu o pewnych swoistych cechach.
- Instytucja to organizacja, która przekształciła się w instytucję, na drodze procesu formalizacji (instytucjonalizacji)
* proces formalizacji (instytucjonalizacji) ? proces tworzenia i wprowadzania wzorców działań dla utrwalenia celów i struktur całości organizacyjnych (ograniczenie dowolności),
- Cechy charakterystyczne instytucji:
* elementy/składniki instytucji: cele, aparatura, zespół ludzi, struktura,
* formalizacja,
* zmienny stopień zorganizowania,
2) Pojęcie organu
- Organ jest to podmiot, za pomocą którego państwo wykonuje określone zadania.
- Organ:
* czynnik zawodowy ? praca w organie to źródło utrzymania.
* czynnik społeczny ? funkcja honorowa.
3) Rodzaje organów w administracji
- Organy rządowe.
- Organy samorządowe. } Tworzą spójny system.
- Organy naczelne ? najwyższy organ w danym pionie administracji.
- Organy centralne ? obejmują terytorium całego państwa.
- Organy terenowe ? obejmują konkretny fragment państwa.
- Organy decydujące ? podejmują decyzje za pomocą przypisanych kompetencji.
- Organy doradcze ? pełnią funkcje doradcze wobec organów decydujących.
- Organy niższej instancji.
- Organy wyższej instancji. } Zasada dwuinstancyjności.
- Organy obsadzana na zasadzie wyborów ? wójt, burmistrz, prezydent.
- Organy obsadzane na zasadzie mianowania ? Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
- Organy obsadzane z mocy prawa ? starosta.
- Organy obsadzane na zasadzie losowania.
- Organy mieszane ? np. sędziowie zawodowi i ławnicy.
- Organy o kompetencjach generalnych i specjalnych.
4) Organy a ?urzędy?
- Urząd:
* wyodrębniony zespół kompetencji związany z określonym organem administracji publicznej,
* umowna nazwa organu administracyjnego,
* strukturalno-organizacyjny zespół związany z organem administracji publicznej,
5) Szczeblowa budowa aparatu administracji publicznej
- Ze względu na dużą ilość zadań, w skali całego kraju, pojawiła się konieczność rozbudowy aparatu administracji w układach pionowych.
* organy centralne muszą mieć do pomocy podległe sobie organy lub inne jednostki organizacyjne,
- Szczeblowa budowa aparatu administracyjnego:
* wyznacza dla poszczególnych szczebli odrębne zadania,
* wiąże/ogranicza zadania organów poszczególnych stopni z odpowiednią jednostką podziału terytorialnego,
* wprowadza hierarchię, zapewniającą spoistość między poszczególnymi szczeblami tego systemu,
w układach zdecentralizowanych brak hierarchii w budowie szczeblowej,
- Agendy terenowe:
* niektóre organy administracji centralnej nie posiadają agend terenowych (np. minister spraw zagranicznych),
* jednoszczeblowa sieć organów terenowych (np. Wyższy Urząd Górniczy i okręgowe urzędy górnicze),
* dwuszczeblowa sieć organów terenowych ? najczęściej spotykana,
* wieloszczeblowa sieć organów terenowych (np. policja: komendanci wojewódzcy, powiatowi i komendanci komisariatów),
- Podział zadań:
* podział następuje na podstawie przepisów prawnych,
przepisy określają właściwość instancyjną i funkcjonalną organów administracji publicznej,
* organy mogą dokonywać przesunięcia swoich kompetencji na inny organ, poza tym nie mają wpływu na przydział kompetencji,
* organy centralne:
zajmują się z reguły sprawami dotyczącymi terenu całego państwa,
wydają decyzje, do których podjęcia niezbędni byli fachowcy, których umieszczenie w agendach lokalnych było by nie opłacalne,
6) Budowa struktur administracji
- Smukła budowa struktur administracji
Kierownik naczelny

Kierownik pośredni wyższy Kierownik pośredni wyższy

Kierownik pośredni niższy Kierownik pośredni niższy Kierownik pośredni niższy Kierownik pośredni niższy

Pracownik Pracownik Pracownik Pracownik

Pracownik Pracownik Pracownik Pracownik

Pracownik Pracownik Pracownik Pracownik
* zalety struktury smukłej:
możliwość szybkiego awansu,
lepsze oddziaływanie kierownik ? pracownik,
duże rezerwy kierownicze,
mała rozpiętość kierownictwa,
lepsze poznanie środowiska,
* wady struktury smukłej:
zniekształcenie informacji,
większe koszty utrzymania aparatu,
- Płaska budowa struktur administracji
Kierownik naczelny

Kierownik pośredni Kierownik pośredni Kierownik pośredni

Pracownik Pracownik Pracownik

Pracownik Pracownik Pracownik
* zalety struktury płaskiej:
lepsze manewrowanie kadrą (zastępstwa, wykorzystanie specjalistów),
łatwe wykorzystanie techniki i wprowadzanie innowacji,
bardziej wydajna praca,
tańsze utrzymanie aparatu,
szybki i nie zniekształcony przepływ informacji,
* wady struktury płaskiej:
niewielka możliwość awansu,
7) Wewnętrzny podział struktur
- Jednostki liniowe:
* to podstawowe jednostki, uczestniczące bezpośrednio w realizacji celu głównego instytucji,
* najniższe ogniwa wprowadzające w życia zadania administracji,
* niższe ogniwa administracji,
* zadania typu wykonawczego i operatywne,
- Jednostki sztabowe:
* to komórki spełniające funkcje usługowe w stosunku do komórek liniowych, poprzez doradztwo pomagają im w realizacji ich zadań.
* przygotowują rozstrzygnięcia tylko w sprawach zasadniczych, wypracowują koncepcje pewnych ogólnych założeń w działalności administracji,
* są umieszczone wysoko w hierarchii organów,
* powodzenie koncepcji wypracowanych przez komórki sztabowe zależy od tego czy będą odpowiednio zrozumiałe w niższych, wykonawczych ogniwach.
* komórki sztabowe nie ponoszą odpowiedzialności za działanie swoich koncepcji w praktyce,
- Podział na jednostki sztabowe i liniowe nie jest idealny, w wielu miejscach zaciera się granica między tym co jest ?linią? a co ?sztabem?,
- Podział wewnętrzny w organizacji przedsiębiorstw, mający stanowić dopełnienie podziału na ?linie? i ?sztaby?:
* komórki ruchu ? zadania o charakterze operatywnym,
* komórki zarządu ? zadania o charakterze administracyjno-biurowym,
* koncepcja pionów organizacyjnych ? dużą jednostkę organizacyjną dzieli się na piony, sięgające od szczytu piramidy organizacyjnej do najniższych jednostek,
8) Problematyka decentralizacji i dekoncentracji w administracji publicznej
- Decentralizacja ? przekazanie zadnia publicznego na rzecz podmiotu samodzielnego; ustawowe przeniesienie odpowiedzialności publiczno-prawnej za realizację działań publicznych na samodzielne prawnie podmioty nie należące do scentralizowanej administracji rządowej.
- Dekoncentracja ? dokonywana w ramach aktu normatywnego, polega na przenoszeniu kompetencji na organy innego stopnia,
* sens statyczny ? obraz aktualnego rozkładu kompetencji między poszczególnymi organami administracji publicznej,
* sens dynamiczny ? równoznaczny z procesem dekoncentrowania (przesuwanie uprawnień i obowiązków z jednego podmiotu na drugi),
* dekoncentracja pozioma ? wewnątrz jednego organu lub na tym samym szczeblu,
* dekoncentracja pionowa ? obejmuje różne szczeble administracji,
* dekoncentracja skośna ? z podmiotu nadrzędnego na podmiot podrzędny podlegający innemu podmiotowi nadrzędnemu,
* hierarchiczność ? zależność jednostronna organu niższego stopnia od organu wyższego stopnia,
REALIZACJA PRAWA DO DOBREJ ADMINISTRACJI
1)Kultura organizacyjna ? pojęcie ogólne
- Cztery wymiary analizy kultury:
* dystans do władzy,
* indywidualizm ? kolektywizm,
* męskość ? kobiecość,
* unikanie niepewności,
- Traktowanie kultury organizacyjnej:
* metaforyczne (kultura powstała wraz z powstaniem organu i nie wymaga modyfikacji),
* zmienne zewnętrzne (wyznaczona przez pracowników, trudna do zmiany),
* zmienne wewnętrzne (może zostać zmieniona przez podmiot kierowniczy),
2) Kultura organizacyjna w administracji publicznej
- Typy struktury organizacji a pojawienie się typów kultury:
* struktura funkcjonalna:
działalność poszczególnych komórek, skupia się na poszczególnych funkcjach organizacji,
nie wymaga wysokich kwalifikacji,
duża rozpiętość kierownictwa,
zcentralizowane uprawnienie decyzyjne,
scentralizowane zadania,
* struktura zorganizowana na program usługę:
poszczególne jednostki zajmują się określonymi usługami,
wymagane są wysokie kwalifikacje,
zadania mogą być zdublowane,
* struktura zorientowana na klienta:
poszczególne jednostki urzędnicze obsługują określone grupy klientów,
decentralizacja uprawnień,
specjalizacja urzędnika -> wysokie kwalifikacje,
satysfakcja,
* struktura oparta na czynnościach administracji:
podział na czynności administracji (np. archiwum),
zamknięcie urzędnika w konkretnym dziale,
3) Jakość usług publicznych
- Bazuje na istocie usług:
* wymiary usług:
techniczny,
nietechniczny,
otoczenie usługi,
* pytania/problemy:
czy usługi spełniają wymagania tych, dla których zostały zaprojektowane?
czy usługi są wzbogacane przez otoczenie,
czy relacje między odbiorcą a dostawcą wzbogacają usługę,
* satysfakcja odbiorcy:
to co satysfakcjonuje jednego nie musi zadowalać innych,
współczynniki satysfakcji są trudne do interpretacji,
wiele usług publicznych nie stawia sobie za zadanie satysfakcję klienta,
poziom satysfakcji nie jest stały i zależy od wielu czynników,
* podejście obywatelskie ? udział społeczeństwa w tworzeniu usług:
w przypadku usług publicznych nie wystarczy wyjść naprzeciw wyrażonym problemom ? należy szukać potrzeb nie wyrażonych,
wyznaczanie priorytetów,
alokacja zasobów w sposób społecznie uzasadniony,
rozliczenie się z działalności,
- 3 poziomy jakości:
* makro ? ustawodawca,
* mezo ? kierownik danej instytucji, który decyduje jak realizować ustawowe cele,
* mikro ? pracownicy,
4) New Public Management
New Public Management Wg. Webera
Struktura organizacyjna Podzielona między jednostki zorganizowane wokół usług Scentralizowana
Relacje wewnętrzne Bazują na kontaktach Bezterminowe
Sposób działania Adaptacja sposobów zarządzania z sektora prywatnego Bez zmian organizacyjnych
Sposób finansowania Cięcia w używaniu zasobów Stały i rosnący budżet
Styl zarządzania Przejrzyste zarządzanie Ważne umiejętności polityczne
Orientacja na wyniki Jasno określone cele Używanie niejasnych standardów
Sposób kontroli Kontrola wyników i rezultatów Kontrola procedur związanych z wydawaniem pieniędzy
5) New Public Administration
- Nowoczesne systemy zarządzania:
* best value:
Wielka Brytania,
podstawowymi kryteriami usług są: oszczędność, produktywność i efektywność,
obowiązkami systemu są m.in. publikacja planu wdrażania i wyników oraz dostarczanie usług (rewidowane co 5 lat),
organem kontrolnym jest komisja audytorska,
wyniki są oceniane wg. Zasady 4?C?:
~ challenge (dlaczego i jak usługa jest dostarczana),
~ compare (porównanie z innymi),
~ complete (czy przy podejmowaniu decyzji są przestrzegane zasady uczciwej konkurencji),
~ consult (oczekiwania użytkowników są badane),
* Strategiczna Karta Wyników:
polega na wprowadzeniu do instytucji strategii działania, która ma być realizowana w sposób zrównoważony,
uwzględnia aspekty finansowy i zewnętrzny, a także liczy się z odbiorcami usług,
zastosowanie karty wyników wpływa na obniżenie kosztów,
o wiele trudniej jest jednak stworzyć strategię nakierowaną na klienta,
* Model doskonałości EFQM:
utworzony przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością,
* Rezultaty polityki jakości:
osiąganie zamierzonych celów,
wyniki finansowe,
zdolności do wprowadzania na rynek nowych produktów,
6) Wdrażanie norm ISO w polskich urzędach (wybrane przykłady)
- Seria norm ISO 9000 jest wydawana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną,
* ISO oficjalnie rozpoczęła działalność 23 lutego 1947 r.,
* Wśród członków-założycieli jest Polski Komitet Normalizacyjny.
- ISO jest organizacją pozarządową, jej członkowie nie są delegowani przez rządy, pomimo że niektóre organizacje członkowskie znajdują się w strukturach rządowych. Każdy kraj reprezentuje z zasady tylko jedna organizacja.
- Organizacja
* Prace organizacji koordynuje Sekretariat Generalny z siedzibą w Genewie.
* Decyzje strategiczne podejmuje Zgromadzenie Ogólne na corocznych spotkaniach.
* Trzy razy w roku zbiera się Rada ISO.
* Projekty zmian lub projekty nowych norm zwane draftami może składać każda organizacja członkowska.
- Respektowanie norm ISO jest dobrowolne. Jako organizacja pozarządowa ISO nie może narzucać, wymuszać ich stosowania.
* Autorytet organizacji wynika z międzynarodowej reprezentacji, sposobu ustanawiania norm: na zasadzie konsensu, oraz ze zrozumienia wpływu normalizacji na ekonomikę gospodarki.
- Charakterystyka normy 9001:2000
* Ma ona nie tylko zapewniać jakość produktu lub usługi ale wymaga od organizacji aby wykazała swą zdolność do osiągnięcia satysfakcji klienta,
- Myślenie procesowe:
* Założony wynik osiąga się bardziej efektywnie, gdy zasoby i działania zarządzane są jako proces.
* Określając zadania stojące przed organizacją norma stwierdza, że należą do nich
* Określenie i zrealizowanie procesów niezbędnych dla zapewnienia, że produkt spełnia wymagania klientów
* Przy podejściu procesowym obowiązują następujące zasady:
podstawowe procesy urzędu są udokumentowane i poddane analizie,
powiązania wewnątrz procesów analizowane są przez pryzmat potrzeb klientów,
powtarzalność i jakość rezultatów procesów zapewniają udokumentowane procedury,
podstawą określania celów i oceny rezultatów procesów jest pomiar działań,
zarządzanie procesami opiera się na ich ciągłym doskonaleniu,
zarządzanie procesami związane jest ze zmianą kultury organizacji,
*Główne procesy:
Odpowiedzialność kierownictwa za politykę i cele jakości, system, kontrolę,
Zarządzanie zasobami (kwalifikacje pracowników, szkolenia, sterowania informacyjne),
Zarządzanie procesem (procesy związane z klientem),
Pomiar, analiza i doskonalenie, spełnienie oczekiwań klienta,
- Komunikacja:
* Informacja o:
usługach,
sposobach zamawiania usługi,
możliwości poprawiania usługi,
sposobie załatwiania skarg i wniosków ? sprzężenie zwrotne,
* Zarządzanie zasobami :
Organizacja powinna zapewnić niezbędne zasoby dla wdrożenia i utrzymania systemu jakości oraz
stałego jego doskonalenia, a także osiągania zadowolenia klienta drogą spełnienia jego wymagań.
Norma wyróżnia trzy rodzaje zasobów:
~ ludzi,
1 Pracownicy powinni posiadać odpowiednie kompetencje wynikające z wykształcenia, wyszkolenia, umiejętności i doświadczeń,
2 W odniesieniu do stanowisk pracy mających wpływ na jakość (de facto każde stanowisko ma wpływ na jakość) powinny zostać określone niezbędne kompetencje, które posiadać muszą pracownicy na nich zatrudnieni. Aby to spełnić powinny być prowadzone odpowiednie szkolenia a ich skuteczność powinna cyc oceniana.
3 Organizacja powinna zapewnić, że pracownicy są świadomi ich roli w realizacji celów jakości.
~ infrastruktura:
1 Infrastruktura to budynki, miejsca pracy, urządzenia, wyposażenie do realizacji procesów (w tym niematerialne), usługi wspomagające (np. transport).
2 Organizacja powinna utrzymywać infrastrukturę, która jest niezbędna do osiągnięcia zgodności z wymaganiami dotyczącymi wyrobu.
~ środowisko pracy,
- Wdrażanie ? etapy:
* I ? prace przygotowawcze (szkolenia),
* II ? wdrożenie:
Implementacja,
Wewnętrzny audyt,
Ciągłe usprawnianie,
* III ? certyfikacja,
- Podstawowe pojęcia dla ISO 9000
* Polityka jakości - kierownictwo odpowiada za zrozumienie polityki jakości,
* Dokumentowanie systemu jakości:
Księgi jakości,
Rola dokumentacji ? zasada piramidy dokumentów:
~ dokument wyższego rzędu musi wskazywać związane z nim dokumenty niższego rzędu,
Nadzór nad dokumentacją
- Wdrażanie ISO na przykładzie Urzędu Dzielnicy Warszawa Bielany
* W dniu 28 grudnia 2001 roku Urząd Gminy Warszawa-Bielany otrzymał certyfikat systemu jakości ISO 9001:2000,
* Proces wdrażania systemu jakości w Urzędzie Gminy Warszawa-Bielany trwał dwa lata. Początkowo przebiegał zgodnie z normą ISO 9000: 1994. Następnie, prace zostały nakierowane na spełnienie najnowszej normy ISO 9001: 2000 roku, która obowiązuje od 1.01.2001 roku.
* W fazie przygotowawczej projektu m.in. powołano osoby odpowiedzialne za wdrażanie zarządzania jakością,
Pełnomocnika Zarządu ds. Jakości (Sekretarz Gminy),
Zespół Sterujący, Zespół Dokumentujący (36 pracowników) oraz nadano im zadania, kompetencje i odpowiedzialność,
* Konsultanci Projektu Umbrella przeszkolili członków Zarządu i kadrę kierowniczą urzędu. Dokonano zmian organizacyjnych urzędu.
* W fazie budowy dokumentacji m.in. opracowano wstępną koncepcję dokumentowania systemu jakości. Zespół Dokumentujący zidentyfikował, wyselekcjonował, opracował i opisał procedury i procesy zachodzące w urzędzie. Przedstawiono je w formie graficznej.
* Powstała dokumentacja systemu: Księga Jakości i Księga Zarządzania Procesami uzgodniona z pracownikami.
* Powstała koncepcja przebudowy i reorganizacji pracy Biura Obsługi Mieszkańców.
* Korzyści z wprowadzania zarządzania jakością w urzędzie dla interesantów to:
Usprawnienie organizacji pracy urzędu zrealizowane poprzez m.in.: uporządkowanie 13. procesów i
119. procedur zachodzących w urzędzie, wprowadzenie i stosowanie mechanizmu ciągłego przeglądu procedur celem ich doskonalenia,
Wprowadzenie przejrzystych procedur działania, które stosowane są wobec każdego interesanta i
każdej sprawie, zastosowane procedury zapewniają powtarzalność i przewidywalność postępowania,
Przyspieszenie reakcji na potrzeby, wymagania i oczekiwania klientów dzięki zbieraniu opinii,
dokonywaniu sondaży w celu monitorowania i analizowania poziomu jakości usług. Usprawnienie komunikacji między urzędem a społecznością lokalną.
Wzrost zaufania klientów do urzędu posiadającego certyfikat jakości ISO
Przebudowa i reorganizacja pracy Biura Obsługi Mieszkańca w efekcie interesant obsługiwany jest w
wygodnym miejscu, w przyjaznej atmosferze przez kompetentnych pracowników,
Wprowadzenie 78. kart informacyjnych. Zawierają one istotne i przedstawione w przejrzystej szacie
graficznej informacje o usługach świadczonych przez urząd począwszy od podstawy prawnej, informacji o niezbędnych załącznikach, należnych opłatach, osobach odpowiedzialnych,
Podnoszenie wiedzy, kompetencji i kwalifikacji pracowników oraz mobilizacja pracowników wokół
wspólnego celu jakości pracy,
Koncepcja e-biura w internecie z zamieszczoną informacją o usługach świadczonych przez urząd,
sposobem ich załatwiania, informacja o strukturze urzędu, teksty kart informacyjnych wraz z wnioskami do wypełnienia.
KADRY W ADMINISTRACJI
1) Zagadnienia ogólne
- Na podstawie art. 4 ustawy z 1998 kandydat na stanowisko w administracji publicznej powinien spełniać następujące warunki:
* musi być obywatelem RP,
* musi korzystać z pełni praw obywatelskich,
* nie może być karany za przestępstwa z winy umyślnej,
* ponadto żąda się od kandydata ?nieposzlakowanej opinii? i kwalifikacji wymaganych w danym pionie administracji,
- Sposoby poznania umiejętności pracownika, a także przystosowania go do miejsca pracy:
* staż,
* praktyka,
* aplikacja,
- Obsadzanie stanowisk może się odbywać również za pomocą:
* konkursów,
* wyborów,
* awansów,
2) Patologie ?urzędnicze?
- Korupcja ? żądanie, proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub pośrednio łapówki lub jakiejkolwiek innej, nienależnej korzyści lub jej obietnicy, wypaczające działanie administracji publicznej:
* czynna
* bierna
* walka z korupcją ? szybsze postępowanie (CBA), zwiększenie dochodów w zawodach narażonych na korupcję, usprawnienie działalności, kontrola zewnętrzna administracji, kolegialność przy podejmowaniu decyzji, zwiększenie świadomości społeczeństwa, nagradzanie za ujawnianie procesów korupcyjnych, odpowiedzialność osobista urzędników.
FORMY AKTYWNOŚCI ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ ? ZAGADNIENIA PODSTAWOWE
1) Procesy decyzyjne i wykonawcze
- Podejmowanie decyzji:
* wybieranie ? jest to dawanie z jakiegoś względu pierwszeństwa jednemu elementowi zbioru przed innymi,
* decydowanie ? dokonywanie nielosowego wyboru w działaniu,
* decyzja ? akt świadczący o świadomym i nie losowym wyborze jednego z rozpoznanych i uznanych za dopuszczalne kierunków przyszłego działania,
* działanie ? dobrowolne zachowanie się zmierzające do osiągnięcia celu, które może polegać na wykonaniu czegoś lub wstrzymaniu się od działania.
- Podział decyzji wg:
* funkcji kierowniczych (Fayol):
decyzje związane z funkcją planowania,
decyzje związane z funkcją organizowania,
decyzje związane z funkcją rozkazywania,
decyzje związane z funkcją koordynowania,
decyzje związane z funkcją kontrolowania,
* okoliczności:
decyzje podejmowane dobrowolnie w celu skorzystania z sytuacji jaka się nadarzyła,
decyzje problemowe ? wymuszone przez problem, który wystąpił,
decyzje kryzysowe,
* kontekstu decyzji:
nieciągłe ? odrębne, nie powiązane ze sobą kwestie,
ciągłe ? decydent jest autorem ciągu wzajemnie powiązanych decyzji etapowych,
* normatywnego wyznaczenia treści decyzji:
programowane ? ich treść wynika z istniejących norm postępowania,
nieprogramowalne ? dotyczą problemów niepodważalnych,
* stopnia trudności sytuacji decyzyjnej:
decyzje podejmowane w sytuacjach normalnych,
decyzje podejmowane w sytuacjach trudnych/stresowych ? najlepszą decyzją w tej sytuacji jest jej
odwleczenie o ile to możliwe,
* wiedzy o możliwych kierunkach działania:
decyzje/problemy decyzyjne zamknięte ? zbiór kierunków działania jest określony (można podjąć decyzję optymalną),
decyzje/problemy decyzyjne otwarte ? brak znajomości pełnego zbioru kierunków działania powoduje, że decydent nie dąży do decyzji optymalnej lecz zadowalającej,
* stopnia poinformowania decydenta:
decyzja podejmowana w warunkach pewności,
decyzja podejmowana w warunkach ryzyka,
decyzja podejmowana w warunkach niepewności,
- Determinanty decyzji:
* wg. Wróblewskiego:
prawne ? wynikają wprost z przepisów prawa,
paraprawne ? czynniki moralne, polityka administracyjna, kryteria celowości działania, prawa ekonomiczne,
pozaprawne ?b okazjonalne, nacisk zewnętrzny,
* wg. Longchampsa:
koniecznościowe ? zależne od stałych, niezmiennych czynników (np. położenie geograficzne),
powinnościowe ? czynniki, które wskazują powinność,
dowolnościowe ? są to czynniki wyznaczenia, które wg. Potocznego rozumienia, przypisuje się dowolnemu wyborowi działającego:
~ udział determinant dowolnościowych jest wyrazem tego, że zjawisko administracyjne jest kształtowaniem rzeczywistości społecznej przez człowieka.
- Decyzje strategiczne:
* cech odróżniające je od decyzji taktycznych i operacyjnych:
dotyczą celu i zakresu działania całej organizacji,
w większym stopniu niż decyzje taktyczne i operacyjne uwzględniają wpływ otoczenia,
mają wpływ na rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów organizacji,
szeroki horyzont,
są kompleksowe ? rodzą wiele następstw w postaci m.in. decyzji taktycznych i operacyjnych, podejmowanych w celu ich realizacji.
2) Rola informacji ? zagadnienia ogólnej teorii informacji i cybernetyki, przepływ informacji w organizacji, problemy informacyjne, percepcja, możliwe rozwiązania
- Każdy obywatel ma zagwarantowane przez konstytucje prawo do dostępu do informacji,
- Zasada obowiązku organów administracji udzielania stronom informacji o okolicznościach prawnych i faktycznych ? odnosi się do strony w sprawie (nie do każdego podmiotu),
* służy ochronie spraw i interesów stron w postępowaniu administracyjnym,
- Obywatel ma prawo wstępu na posiedzenia organów kolegialnych władzy publicznej, pochodzących z powszechnych wyborów (rada gminy, rada powiatu, sejmik),
- Ustawa o dostępie do informacji publicznej określa organy publiczne zobowiązane do udzielania informacji,
- Konstytucja RP dopuszcza pewne ograniczenia w kwestii dostępu do informacji:
* gwarantuje to ochronę danych osobowych,
* ograniczenia wprowadza m.in. ustawa o ochronie informacji niejawnych (zawiera również wykaz informacji stanowiących tajemnicę państwową),
* gwarantuje utrzymanie tajemnicy zawodowej (tajemnica adwokacka, lekarska),
3) Rola dokumentacji
- Formularze:
* stosowanie wzorców może ułatwiać załatwianie spraw administracji,
* może również ułatwiać pracę organowi na szczeblu gminy lub województwa,
* bywa i tak że ustawodawca wprowadza formularze ? wzorce pewnych decyzji czy wniosków,
- Instrukcja kancelaryjna:
* regulacja przyjmowania i obiegu korespondencji w danym urzędzie organu administracji publicznej,
* normalizacja czynności kancelaryjnych ? wysyłania i doręczania pism, sposobów przechowywania akt,
* postęp techniki umożliwia wprowadzenie informatyki w czynnościach kancelaryjnych,
przechowywanie danych w pamięci komputerowej,
zabezpieczenie przechowywanych danych,
wysyłanie i przyjmowanie korespondencji droga elektroniczną,
- Instytucja archiwów zakładowych:
* przechowuje się tam akta spraw ostatecznie załatwionych przez urząd,
* istnieje obowiązek przechowywania przez określony czas dokumentacji powstającej w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach samorządu terytorialnego oraz w jednostkach organizacyjnych samorządu,
* przepisy wykonawcze określają okres przechowywania dokumentów i zasady ich kwalifikacji,
- Materiały archiwalne pochodzące od organów administracji publicznej i samorządu terytorialnego wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego. Udostępnia się je jednostkom organizacyjnym i obywatelom na potrzeby nauki, kultury, techniki oraz gospodarki (w uzasadnionych przypadkach dyrektor archiwum może odmówić wydania akt),
ZAGADNIENIA REFORM ADMINISTRACYJNYCH. TRANSFORMACJA USTROJOWA PO 1989
1) Zagadnienia reform administracyjnych ? oczekiwania społeczne, przesłanki
- Przesłanki reform:
* przemiany polityczne i ustrojowe w państwie,
* poważne zmiany celów państwowych,
* degeneracja struktur i ich funkcjonowania,
* wykształcenie społeczeństwa, które konstatuje swoją sytuację w perspektywie obietnic wyborczych i osiągnięć innych systemów politycznych,
* zasadniczy przełom w rozwoju techniki,
* zdecydowanie i chęć rządzących,
* nieudane i szkodliwe dotychczasowe reformy,
- Reforma ? oznacza przeprowadzoną w drodze ustawodawczej zmianę struktur i funkcjonowania wpływającą bezpośrednio na cały system relacji prawnych podmiotów publicznych w państwie i stosunków państwa ze społeczeństwem.
- Reorganizacja ? oznacza zmianę samej struktury lub samego funkcjonowania:
* reorganizacja strukturalna:
łączenie/dzielenie instytucji administracji,
wydzielanie nowych instytucji z dotychczasowych (przy wdrażaniu nowych działań),
reorganizacja może zmieniać status publiczno-prawny (łączy się ze zmianą formy ustrojowej),
dotyczy tylko organizacji wewnętrznej,
- Zmiany systemowe ? reformy struktury dotyczące terytorialnego zasięgu działania lub przestrzennego rozmieszczenia instytucji:
* stworzenie nowej instytucji (np. Wojewódzkie Sądy Administracyjne),
* likwidacja instytucji (np. Rady Narodowe, WSI),
* cele:
jednoczesne ulepszenie sytuacji obywateli (lepszy dostęp do świadczeń materialnych i niematerialnych) i państwa (lepsza organizacja, wzrost prestiżu ? większe poszanowanie),
- Zmiany funkcjonalne ? ocena i nowy podział kompetencji, przyporządkowanie zadań organów administracji publicznej, danym szczeblom administracji wg. racjonalnych kryteriów i idei przewodnich, po przeprowadzeniu reformy terytorialnej:
* normatywne,
* zmiany toku działania bez zmian prawnych:
wprowadzenie w urzędach gmin komórek recepcyjnych do wstępnej obsługi klienta,
* zmiany jako rezultat postępu:
e-biura, e-administracja, e-podatki,
- Poziomy reform administracji publicznej:
* poziom modernizacyjny:
podnoszenie sprawności administracji,
brak charakteru ideowego,
pole dla teorii zarządzania i organizacji,
* poziom mechanizmów zarządzania i organizacji,
* transformacja ustrojowa,
- Służby organizatorskie:
* tworzone w dużych jednostkach organizacyjnych,
* zadnia:
informowanie na bieżąco o możliwościach stosowania nowych technik, modernizacji administracji ? wysuwanie propozycji w sprawie zmian i ulepszeń,
gromadzenie odpowiedniej fachowej literatury,
- reformy wg. Adamieckiego ? w przypadku wprowadzania ulepszeń organizacyjnych należy liczyć się z reakcją tych, których praca ma ulec usprawnieniu,
* prawo inercji,
* prawo przyzwyczajeń,
* prawo przekory,
- Przygotowywanie reformy:
* przygotowanie zaplecza,
* przygotowanie społeczeństwa,
* przygotowanie przepisów (o ile dochodzi do zmian w obowiązującym prawie),
* konsultacje społeczne,

2) Reforma administracji publicznej w Polsce (lata 1989 ? 1998). Ocena skutków reformy
- Rok 1990:
* ustawy o samorządzie terytorialnym i o terenowej rządowej administracji przywróciły dualizm administracji terenowej ? podział na organy administracji rządowej i samorządowej,
- Rok 1998:
* ustawa o wprowadzeniu zasadniczego trójstopniowego podziału terytorialnego państwa i rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie utworzenia powiatów doprowadziły do zmniejszenia ilości województw do 16 i wprowadzenia powiatów ziemskich i grodzkich co realizowało dyrektywę z Konstytucji RP (art. 15) dotyczącą decentralizacji władzy,