Decyzje w systemie działań administracji publicznej

Decyzje w systemie działań administracji publicznej

Decyzja- akt woli organu administracji publicznej, którego celem jest organizowanie społeczeństwa.
Jest to wybór pomiędzy co najmniej dwoma alternatywami, dlatego też decyzja rozstrzyga często o sprzecznych interesach, które są obiektywnym zjawiskiem w życiu społeczności ludzkich.

Decydentem jest podmiot podejmujący decyzję, posiadający odpowiednie kompetencje. Można go utożsamić nie tylko z osobą, ale także z pewną strukturą organizacyjną np. Urząd Gminy, Wojewoda itd.

Decydentów dzielimy na dwa rodzaje:
- decydent o kompetencjach materialnych, to taki, który ma odpowiednią wiedzę aby przygotować projekt decyzji.
- decydent o kompetencjach formalnych, dokonuje wyboru określonego projektu.

1. System decyzyjny- są to wszystkie podmioty uczestniczące w procesie podejmowania decyzji, źródła informacyjne, procedury oraz instrumenty sterowania.

2. Proces decyzyjny- są to nakazy bądź zakazy oraz uprawnienia będące treścią decyzji kształtowane na drodze nie jednego aktu, ale całego zespołu aktów wzajemnie na siebie oddziałujących.
Etapy procesu decyzyjnego :
- określenie problemu decyzyjnego
- określenie celów
- opracowanie alternatyw decyzyjnych wraz z programem realizacyjnym
- zdefiniowanie ograniczeń decyzyjnych

Decyzja rozstrzyga często o sprzecznych interesach oraz wartościach między jednostkami, organizacjami a także między jednostkami a organizacjami.

Rodzaje konfliktów:
- indywidualne (dotyczą jednostki)
- wewnątrzorganizacyjne
- międzyorganizacyjne

Typy i modele decyzji:
a) wewnętrzne i zewnętrzne
b) programujące, zaprogramowane oraz kontrolne
c) racjonalne i nieracjonalne
d) programowalne i nieprogramowalne


Decyzja a zasoby informacyjne:
a) podejmowane w warunkach pełnej informacji – decydent posiada pełną informacje co do celów, alternatyw decyzyjnych oraz ich konsekwencji (realnie taki typ nie istnieje).
b) podejmowane w warunkach ryzyka- osiągnięcie efektu jest w tych warunkach jedynie prawdopodobne.
c) decyzje podejmowane w warunkach niepewności- wynikają z baraku istotnych informacji dotyczących celów, wartości poszczególnych alternatyw oraz dostępnych środków realizacyjnych np. decyzje podejmowane w zw. z występowaniem klęsk żywiołowych.

Czynnik czasu a decyzja
Presja czasu powoduje ograniczenie działań koordynacyjnych, ograniczając współdziałanie między różnymi wewnętrznymi ogniwami systemu decyzyjnego jak również podmiotami zewnętrznymi np. adresatami.

Analizując czynnik czasu można sformułować następujące wnioski:
- presja czasu powoduje ograniczenie wymiany informacji w aparacie decyzyjnym
- presja czasu ogranicza dopływ informacji
- presja czasu zmusza do efektywnego wykorzystania czynnika personalnego oraz czynnika czasu.

Zamknięte i otwarte systemy decyzyjne
System zamknięty zbudowany jest na założeniu braku wpływu czynników zewnętrznych na jego funkcjonowanie. Charakteryzuje go precyzyjnie uregulowana struktura organizacyjna oraz ściśle określona procedura działania. Ma charakter biurokratyczny, ale w znaczeniu przyjętym przez Maksa Webera, czyli typ idealny. Charakteryzuje się on trwałością oraz odpornością na wpływ czynników zewnętrznych np. politycznych.

Otwarte systemy decyzyjne
Otwarte systemy decyzyjne występują przede wszystkim na szczeblach ministerialnych rzadziej terytorialnych. Na tym szczeblu aparat decyzyjny musi uwzględniać ciągle zmieniające się impulsy polityczne. Polityczny wpływ na działanie otwartych systemów powoduje konieczność modyfikacji celów oraz hierarchii wartości.

Decyzje stosowania prawa a decyzje polityczne

Podobieństwo polega na tym, że istotą obu jest akt wyboru oraz ich normatywny charakter.
Różnicą jest to, że w decyzji politycznej jest system celów konieczny do osiągnięcia, natomiast w przypadku decyzji prawnej chodzi o realizację normy prawnej.
Istotna różnica wynika również ze sposobu ustalania kryteriów decyzyjnych.

Decyzje kolektywne
Decyzje te opierają się na zasadzie współdziałania wielu osób, może ono mieć charakter sformalizowany, gdy procedura określa wyraźnie rolę poszczególnych uczestników lub też nieformalny np. gdy kierownik urzędu zwołuje naradę. Wiele decyzji w administracji jest podejmowanych drogą obiegową.
Kolektywne decyzje polegają także na uzgodnieniu stanowisk.

Z punktu widzenia kompetencji organów kolegialnych możemy wyróżnić organy:
a) decydujące- rozstrzygają sprawy w formie aktów prawnych.
b) opiniodawczo– doradcze– dokonują oceny, przedstawiają opinie i wnioski. Ich adresatami są organy decydujące.

Wewnętrzna organizacja organów kolegialnych może być ukształtowana w różny sposób. Pozycja członków kolegiów jest równorzędna. Jednak kolegium jako ciało zbiorowe aby sprawnie funkcjonowało musi posiadać struktury kierownicze. Odpowiadają one za porządek obrad i kierowanie obradami.

Innym przykładem odstępstwa w strukturze są różnego rodzaju zespoły zadaniowe np. koalicje. Pozycja członków kolegiów może być także różna z powodu reprezentowanych przez nie grup interesów. W takiej sytuacji pozostali członkowie uznają ich wyższość.

Decyzje kolektywne mogą być podejmowane w oparciu o następujące zasady:
a) zasada jednomyślność – wszyscy akceptują określoną alternatywę.
b) zasada większości względnej (więcej „za” niż „przeciw”)
c) zasada większości bezwzględnej (więcej niż połowa głosuje „za”)
d) zasada większości kwalifikowanej (żeby decyzja została podjęta trzeba osiągnąć określoną większość np. 2/3, 3/5)


Proces decyzyjny składa się z 5 faz:
1) określenie procesu decyzyjnego
2) określenie celów, które przez podjęcie decyzji mają zostać osiągnięte
3) określenie alternatyw decyzyjnych
4) określenie ograniczeń np. finansowych, prawnych
5) mechanizm sprzężenia procesu zwrotnego (poszczególne fazy procesu decyzyjnego wzajemnie na siebie oddziaływują)

Ad.1 Problem decyzyjny jest to określenie przedmiotu, którego decyzja dotyczy. W praktyce nie jest to zawsze wymagane. Element ten wyróżnia się z reguły przy skomplikowanych problemach społeczno- gospodarczych.
Przykładem formułowania procesu decyzyjnego może być sytuacja w której efekty realizowanego programu odbiegają od zamierzonych celów.

Analiza problemu decyzyjnego obejmuje elementy:
-przedmiot
-podmioty
-interesy
-konflikty interesów
-analiza niedostatków
-wartości

Ad. 2 Każda decyzja zmierza do osiągnięcia określonego celu. Aby system celu był użyteczny dla podejmowania racjonalnych decyzji powinien spełniać 4 zasadnicze warunki :
- musi być kompletny tzn. uwzględniać wszystkie ważne cele dla decydenta
- musi być logicznie wewnętrznie spójny. Pojedyńcze cele nie mogą być wybierane w sposób dowolny
- system celów powinien być przejrzysty. Gdy cele są zbyt abstrakcyjne konieczna staje się ich interpretacja.
- muszą być w odpowiedni sposób sformułowane. Stanowią one bowiem podstawę dla podjęcia decyzji.

Ad. 3 System środków (alternatyw decyzyjnych).
Sformułowanie dwóch założeń. Po pierwsze należy dążyć do sformułowania w maksymalnym stopniu kompletnego zestawu możliwych środków realizacji celu. Po drugie dokonać selekcji środków, które nie mają praktycznego zastosowania. Żadna decyzja nie ogranicza się wyłącznie do zastosowania tylko jednego środka. Powstaje istotny problem oceny wzajemnej zgodności poszczególnych środków. Ma to miejsce wówczas, gdy występuje konflikt celów. Ważnym elementem wyboru środków realizacji celu jest ocena ich przyszłych skutków. Konieczne jest także przewidywanie skutków ubocznych zastosowania określonych środków.

Ad. 4 Ograniczenia decyzyjne mają charakter prawny, finansowy, etyczny, polityczny itp. Decydent musi je uwzględnić odrzucając je lub modyfikując tak aby je zredukować lub wyeliminować. Problem ograniczeń decyzyjnych może występować w każdej fazie procesu decyzyjnego.

Ad. 5 Mechanizm sprzężenia zwrotnego w procesie decyzyjnym polega na integracji wszystkich etapów procesu decyzyjnego. Mechanizm te spełnia w szczególności funkcję kontrolną.