Biurowość

Biuro-odpowiednio przystosowane i wyposazona pomieszczenie przeznaczone do:-opracowywania przez pracownikow infofmacji niezbedznych do podjecia decyzji.-sporzadzania roznego rodzaju dokumentow i pism.-zbierania informacji dotyczacych zakresu dzialania danej instytucji,ich rejestrowania,klasyfikowania i przechowywania.Czynnosci biurowe zwiazane sa z przyjmowaniem informacji zewnatrz,jej obiegiem wew. biura,przechowywaniem,przetwarzaniem i wysylaniem jej na zew.Typowe czynnosci administ.-biurowe polegaja na:a)liczeniu,pisaniu, rejestrowaniu,b)prowadzeniu i opracowywaniu korespondencji,c)sporzadzaniu pism, d)powielaniu i kopiowaniu dokumentow,e)gromadzeniu,klasyfikowaniu i przechowywaniu dokumentow,f)opracowywaniu materialow wew. np.notatek, sprawozdan.Czynnosci adminstr.-biurowe sa:--powszechne,poniewaz wystepuja w kazdej jednostce organizacyjnej,--masowe,poniewaz zycie spoleczno-gospod. jest zbiurakratyzowane.--typowe,poniewaz polegaja na obsludze interesantow, informowaniu,liczeniu,klasyfikowaniu,ewidencjowaniu,pisaniu itp.--powtarzajace sie, poniewaz codziennie i przez pewien czas powtarzja sie te same historie. Meble biurowe powinny odpowiadac warunkom funkcjonalnym,ekonomicznym, konstruktywnym,technologicznym i estetycznym.Powinny:a)stwarzac warunki sprzyjajace racjonalnej organizacji pracy ograniza.-biurowej.b)przyczyniac sie do racjonalnego wykorzystania powierzchni b.c)stwarzac mozliwosc latwego przemeblowania zaleznosci od potrzeb.Meble b. dzieli sie na:A-stanowiace wyposazenie stanowiska pracy czyli krzeslo,stoly,biurka,B-sluzace do przechowywania i segregowania dokumentow(szafy,fegaly,polki,sortownice),C-sluzace do ustawiania maszyn i urzadzen biurowych(stoliki,statywy,pulpity,podstawki),D-stanowiace wyposazenie specjalnych stanowisk pracy(tablice kleslarskie,biurka kartotekowe,pulpity), E-stanowiace wyposazenie pomieszczen specjalnych(sal konferencyjnych,bibliotek, szatni,magazynow).Rozplanowanie pomieszczen biurowych:a)system korytarzowy- unika sie halasu,pracownik moze sie skupic i wygodniej pracowac.Utrudniona jets kontrola ze strony kierownika a takze lacznosci miedzy pracownikami i interesantami.b)system handlowy-opiera sie na pomieszczeniach duzych,wszyscy pracownicy znajduja sie w tym samym pomieszczeniu np.hali maszyn,ksiegowania,banku.,kompleksowa obsluga interesantow.wada jest duza sluszalnosc,widocznosc,rozprasza pracownikow.c)system mieszany-polaczenie s.handlowego i korytarzowego,kazdy pracownik pracuje sklana sciana, ktore moze byc swobodnie przesuwane.d)system ratundowy-polega na rozplanowaniu lokali biurowych koliscie,umozliwia to komunikowanie sie miedzy stanowiskami pracy , plynny przeplyw interesantow. Pomieszczenia biurowe powinny miec odpowiednia powierzchnie.Na jednego pracownika w lokalach biurowych przecietna powierz. uzytkowa powinna wynosic 4m kwadratowe. Komorki administ.-biurowe powinny byc odpowiednio rozmieszczone.Zasady:--komorki wspolpracujace ze soba powinny byc obok siebie lub w poblizu,--komorki specjalne,takie jak hala maszyn,powinny byc polozone w poblizu komorek ktore je obsluguja,--komorki o duzym nasileniu interesantow powinny byc lokalizowane na parterze lub w poblizu wind na najwyzszych kondygnacjach.--pomieszczenia w ktorych pracuja glownie urzadzenia techniczne powinny byc zlokalizowane oddzielnie,--kazda komorka organiz. tacznie z kierownikiem powinna miec lokale obok siebie mozliwie na jednej kondygnacji.--sekretariat powinien obslugiwac kierownikow w ukladzie:kierownik+sekretaria+kierownik lub zastepca,--sale konferencyjne powinny byc umiejscowione tak aby zapewnic dobre warunki obrad a rownoczesnie nie utrudniac normalnej pracy biurowej,--na karzdej kondygnacjoi powinny sie znajdowac:poczekalnie,pomieszczenia dla pracownikow obslugi.Sekretariat-komorka organiz.,do wykonywania wielu czynnosci drobnych techniczno manipulacyjnych,absorbujacych wiele czasow,najczesciej jednoosobowy pracownik.Obowiazki S.:--obsluga szefa w zakresie posredniczenia w osobistych i telefon. kontaktach szefa z interesantami i pracownikami. --przyjmowanie,ewidencja i zalatwianie korespondencji oraz przechowywanie akt, --wykonuje czynnosci zlecone przez szefa,--udzielanie informacji ustnych i telefon. --wykonywanie czynnosci pomocniczych(przygotowanie spotkan,konferencji,zebran) Koperty-zapewniaja nienaruszalnosc i tajemnice przesylanej korespondencji,chroni ja tez przed uszkodzeniam.Koperty maja znormalizowane dostosowanie do przesylanej korespondencji. Dzieli sie je na:k.standardowe-takie do ktorych pasuje dwukrotnie zlozony papier formatu A4, k.okienkowe-w polu adresowym znajduje sie przezroczysta folia ktora umozliwia odczytanie adresu odbiorcy pisma z dokumentu umieszczonego w kopercie,k.g -podluzne9umieszczone w nich pisma skalane sa wrszerz dwukrotnie na trzy czesci,k.aktowa-umieszcza sie pisma o formie A4 bez skladania lub zlozenia do formatu A5.Papier,dobor papieru:a)rodzaj papieru,ktory okresla ogolne przeznaczenie papieru(papier do pisania pakowy)b)gatunek p.,ktory okresla glownie zastosowanie uzytkowe p. np. papier do pisania,zwykly,powielaczany,itp,c)klasa papieru okresla rozdzaj wlokien z jakich dany papier zostal wyprodukowany z mas:szmacianych,scieranych,drzewnego,makulatura. d)gramatura papieru okresla ciezar jednego metra kwadratowego p. co rowniez okresla jesgo grubosc, w pracy biurowej stosuje sie zwykle p. o gramaturza 60,70,80g/m2.e)powierzchnia p. moze byc matowa,maszynowo glatka,luksodynowa.f)barwa p.-w pracy biurowej stosuje sie p.bialy i kolorowy. g)formaty papieru:A2(420*594)A3(297*420)A4(210*297)A5(148*210)A6(105*148).