By zacząć robić opis stanowiska pracy, musimy zastanowić się, jakie są nasze wymagania, oczekiwania i cele organizacji. Jak ma być wykonywana praca, jakie powinny być relacje miedzy pracownikami patrząc jednocześnie na ich indywidualne potrzeby? Dlatego, tworząc dane stanowisko, musimy wiedzieć, jaki jest jego cel i jaki wkład ma ono w osiągnięcia ogólnych celów organizacji. Nie powinno się wyznaczać zadań, dając je osobie do wykonania bez przeanalizowania, czy w ogóle jest nam ono (owe zadanie) potrzebne. Pracownik powinien wykonywać pracę, która będzie wykorzystywana dla ogolonych celów naszej organizacji.
Nasz pracownik powinien spełniać dwa aspekty stanowiska:
- techniczny (narzędzia)
- proceduralny (wiedza)
Interakcja i łączenie ich ma wpływ na sposób wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracownik nie może mieć niezrozumiałych zadań, musi widzieć w nich cel i sens; ponosząc za nie odpowiedzialność dążąc do jak najlepszych wyników. By pracownik wydajnie pracował potrzeba również dobrych relacji miedzy pracowniczych zarówno tych formalnych w strukturach służbowych jak i nieformalnych miedzy kolegami. Prowadzi to do przyjemniej atmosfery pracy i niestosuje pracownika, co pozwala na jego wydajną pracę.
Pracownik musi również spełniać w pracy swoje potrzeby indywidualne, czuć się docenionym. Musi być za dobrze wykonana pracę pochwalony. Doceniony dobrym wynagrodzeniem pieniężnym być może w postaci premii lub podwyżki; ale również dobrym źródłem motywacyjnym jest możliwość rozwijania swoich umiejętności, możliwość awansu itp. Musi wiedzieć, że podział wynagrodzenia w organizacji jest sprawiedliwy; nie awansuje osoba, która jest leniwa, bo na to nie zapracowała tylko ta, która włożyła w swa prace wysiłek i zrobiła ją rzetelnie. Człowiek działa najskuteczniej, gdy odczuwa, że ma wpływ na swój los, a jego aspiracje są możliwe do spełnienia i dopasowane do potrzeb i celów organizacji. Niedopasowanie celów do pragnień i nadziei, jakie jednostka wiąże z przyszłością, może doprowadzić do utraty zainteresowania i jednocześnie zniechęcenia do efektywnej pracy. Poważne potraktowanie celów i marzeń jednostki przy tworzeniu stanowiska pracy pozwala na ustanowienie solidnych podstaw organizacji.
Celem opisu stanowiska pracy jest, więc stworzenie funkcjonalnego opisu powierzonych pracownikowi zadań i obowiązków. Taki opis powinien być użyteczny i pomagać pracownikowi w wypełnieniu warunków kontraktu, a jednocześnie pomagać kierownikowi liniowemu w ustalaniu, czy osiągane przez pracownika efekty odpowiadają uzgodnionym standardom. Powinien on być na tyle elastyczny, by można go było dostosować do przewidywanych zmian.
Opis stanowiska pracy powinien zawierać:
- nazwę stanowiska
- relacje służbowe (komu podlega to stanowisko oraz czyim przełożonym jest osoba na nim zatrudniona)
- cel i zakres stanowiska
- obszary odpowiedzialności, granice uprawnień, kluczowe cele i standardy efektywności
Aby wykonać poprawny opis stanowiska, należy:
- zapoznać się z misją przedsiębiorstwa, strukturą organizacyjną i celami jakie organizacja chce osiągnąć w danej sytuacji
- przejrzeć dokumenty firmy czyli tzw. źródła opisu
- wybrać odpowiednią metodę opisu i przystąpić do analizy pracy
- po wykonaniu opisu przeprowadzić dyskusję o jego poprawności z osobami kompetentnymi
Metody jakie można wykorzystywać:
- obserwacja czynności i zachowań pracownika (opis kierownika lub kogoś z zewnątrz)
- obserwacja czynności własnych pracownika (opis pracownika)
- ankieta dla wielu stanowisk podobnych (opis pracownika + analiza kierownika)(ankieter z zewnątrz)
- indywidualne wywiady z pracownikami dla stanowisk złożonych ( opis pracowników + analiza kierownika) (specjalista personalny z zewnątrz)
- dyskusja w zespole pracowniczym ( opis zespołowy pracowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji)
- dyskusja w zespole zarządzającym opis zespołowy kierowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji)
Przykładowy opis stanowiska pracy
Nazwa stanowiska – kierownik zakładu
Podlega - prezesowi firmy
Przełożony – starszych inżynierów i kierowników działów
Cel – uzgadnianie i wprowadzanie takiego planu operacyjnego dl organizacji, który pozwoli na osiąganie wydajnej, efektywnej i bezpiecznej produkcji, rozwijanie metod pracy i umiejętności personelu
Główne obowiązki:
1. planowanie – proponowanie uzgadnianie planów, kontrolowanie jego wdrażania, ocena reakcji klienta
2. działanie – wdrażanie planu, dostosowanie działań w celu utrzymania wydajnych i skutecznych metod pracy
3. rozwój – proponowanie zmian w zakresie planu organizacyjnego, ciągły przegląd metod pracy i organizacji, umożliwianie pracownikom uczestnictwa w mechanizmach kontrolowania planów
4. personel – inicjowanie systemu oceniania służącego do analizy efektywności załogi, uzgadnianie indywidualnych celów, uzgadnianie ocenianie i wdrażanie planów rozwoju pracowników
5. autonomia pracy – ustalanie priorytetów i zarządzanie swoją pracą, zaangażowanie w osobisty i zawodowy rozwój, przegląd własnej efektywności i udział w procedurze oceniania,
PROFIL OSOBOWY
Do sporządzania profilu osobowego najczęściej służy „siedmiopunktowy plan Rodgera”. Podstawową zaletą tego planu jest lista punktów, które obejmują wszystkie niezbędne cechy, jakie powinien mieć pracownik zatrudniony na danym stanowisku. Natomiast głównym zagrożeniem jest to, ze często wypełnia się ten formularz bez głębszych przemyśleń.
Prawidłowo wykonany profil osobowy wskazuje jakiej osoby potrzebujemy do właściwego i kompetentnego wykonywania całej pracy na danym stanowisku. Wymagania te nie powinny opierać się na przeszłości, ale wybiegać w przyszłość i przewidywać jakie cechy będą najpotrzebniejsze. Profil powinien być elastyczny by móc dokonywać zmian. Profil osobowy powinien wskazywać nasze oczekiwania względem osoby obejmującej stanowisko, dotyczące niezbędnych poziomów umiejętności, doświadczeń, wiedzy, zdolności i preferencji. Profile osobowe nie powinny koncentrować się na opisie osoby najlepszej w danym momencie. Powinny raczej stanowić podstawę do długoterminowego rozwoju wybranej osoby i Stanowic punkt odniesienia dla późniejszej oceny efektywności. Przy tworzeniu profilu osobowego należy strzec się stereotypów!!
Przykłady profil osobowy kierownika zakładu:
Czynniki:
- poziom wykształcenia – High National Diploma lub odpowiednik, szkolenie z zakresu BHP, szkolenie z zakresu umiejętności menadżerskich
- doświadczenie – zarządzanie personelem, tworzenie i wdrażanie planów działania,
- umiejętności – komunikowanie się, przywództwo, umiejętności planowania i organizacji
- uzdolnienia – pomaganie innym w osiąganiu celów, utrzymywanie bezpieczeństwa przy pracy, konsultowanie i partycypowanie, monitorowanie osiągnięć
- zainteresowania – własny rozwój, ciągłe doskonalenie, inni ludzie
okoliczności – zdolność do elastyczności