Koncepcja: zarządzanie projektami na podstawie pracowni architektonicznej

„Przedstaw koncepcje zarządzanie projektami na podstawie pracowni architektonicznej”



Założenia:
Pracownia architektoniczna
Kadra pracownicza:
20 osób na stale zatrudnionych
struktura organizacji:
typ macierzowy (cel: uzyskanie sprężystej i elastycznej struktury organizacyjnej, gdyż pracownia architektoniczna jest typową instytucja nastawioną na jednorazowe zadania projektowe)
Dzięki temu typowi struktury nasza pracownia stwarza:
1.możliwość koncentracji wysiłków na wybranych zadaniach ;
2.utworzenie zaangażowanego emocjonalnie ośrodka koordynacji jakim jest kierownictwo danego zadania;
3.zwiększenie odpowiedzialności za żądanie przez utworzenie stanowiska odpowiadającego za cykl jego realizacji;
4.wyzwolenie zablokowanej w tradycyjnych układach strukturalnych inwencji twórczej;
5.możliwość wykorzystania tzw. efektu zbiorowego rozwiązywania problemów przez szeroki zespól specjalistów;
6.usprawnienie przepływu informacji.

Niestety są również wady ,które wynikaj z tego typu struktury:
1.brak zrozumienia kierowników stałych fragmentów struktury co do potrzeb zespołów zadaniowych;
2.trudności w zintegrowaniu członków zespołu zadaniowego, którzy rekrutują się przecież z bardzo zróżnicowanych komórek funkcjonalnych;
3.brak zaufania między kierownikami komórek funkcjonalnych i zadaniowych w przypadku niedoskonałości systemów motywacyjnych;
4.stawianie kierownikom i podwładnym dość wysokich wmagań, co może powodować trudności w skompletowaniu grup zadaniowych;
5.niepewność i zagrożenie towarzyszące uczestnikom zespołu realizującego przedsięwzięcie, spowodowane tymczasowym jego charakterem;
6.przeciążenie kierowników poszczególnych zadań problemami bieżącej koordynacji.organizacji.
Inne założenia:
*Zajmujemy się projektowaniem mieszkań, domów, garaży,ogrodów oraz innego typu budynków.


*Cykl życia projektu*
(ukazanie przebiegu całego przedsięwzięcia od jego zainicjowania aż do ostatecznego zamknięcia i oddania projektu)
Etapy:



1.INICJALIZACJA PROJEKTU:

a)PRAWIDŁOWE OKREŚLENIE CELU I ZADAŃ

do naszej firmy zgłasza się 5 osobowa rodzina , która pragnie wybudować sobie dom.
My jako firma stawiamy wiele pytań na temat wizji tego domu. Każdego z osobna pytamy jak widzi swoje nowe mieszkanie i czego oczekuje od nas jako firmy. Zadajemy często zbędne i banalne pytania, ale wolimy więcej wiedzieć, niż aby doszło do jakiś niedomówień.
Z ponad 2 godz. rozmowy uzgodniliśmy, opisaliśmy główne cele i zadania stawiane nam jako projektantom.
Cele główne:
*dom musi mieć 5 pomieszczeń + kuchnia+2 łazienki+2ubikacje
*dom ma składać się z dużego strych i małego ganku
*dom ma mieć duży ogród, z japońskimi drzewkami wokół domu
*dom nie powinien przekraczać powierzchni 800 m2
*przy domu ma stać garaż na 2 samochody.
*okna kuchenne winny znajdować się po stronie południowej domu
*dom ma być 2 poziomowy
*ustalenie jaki będzie koszt budowy, wyposażenia domu, oprócz wynagrodzenia dla nas za sam projekt
*inne nie odnotowane lecz zapamiętane przez nas:-)
Po zapisaniu tych wymagań jeszcze raz zbadaliśmy czy odpowiadają one gustom naszych klientów. I czy nasza wizja budynku zgadza się z ich, nie chcemy żadnych niedomówień i nieporozumień ,które potem mogą wpłyną na negatywną ocenę zakończonego przez nas projektu.

B)BUDOWE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO:
Dlatego, iż ja przyjąłem zgłoszenie zostałem ustalony kierownikiem projektu. Moim zadaniem było tak zbudować moją kadrę projektową, aby projekt był jak najlepiej wykonany i aby nawet przewyższył wymagania stawiane nam przez zleceniodawców.
Jako kierownik projektu wysłałem wniosek do 5 osób w naszej firmie. Kryteria tego wyboru były oczywiste , chciałem wziąć do zespołu osoby najbardziej kompetentne i tzw. ”fachowców w swojej klasie”.
Potrzebowałem specjalistów typu:
1.Architekt garażu =>wybór inż. Czesiek Garnek
2.Archiekt wnętrz =>wybór inż. Krystyna Kwas
3.Architek ogrodowy (zewnętrzny ) => wybór inż. Franciszka Sójka
4.Architekt główny =>wybór inż. Alojzy Lipa
5.Architekt główny 2 =>wybór inż. Bożydar Foka
+ Ja Kierownik projektu.

Wybrałem te osoby, gdyż wg mnie:
1.Najlepiej poznali i zrozumieli cel projektu
2.najbardziej będą zaangażowani w osiągnięcie celu
3.znają sami siebie co usprawni komunikacje i rozwiązywanie problemów
4.mają do siebie zaufanie
5.są lojalni wobec siebie i mnie
6.potrafią świetnie współpracować ze sobą ,wspierać się(szczególnie podczas kryzysów)
7.są kreatywni, potrafią sami wysuwać wnioski rozwiązań.

Ja jako kierownik projektu stawiam sobie, również wymagania co do mojego zespołu projektowego:
*Zarządzam profesjonalistami co nie jest prostym wyzwaniem , gdyż charakteryzuje ich mimo wszystko prywatna autonomia i niezależność. Dlatego tak musze na nich wpłynąć, aby współpraca była owocna i bezkonfliktowa:
Za wszelką cenę staram się motywować, utrzymać, pozyskać i kontrolować pracowników.


2.PLANOWANIE:


A)CEL GŁÓWNY PROJEKTU,CELE SZCZEGÓŁOWE I WYNIKAJĄCE Z NICH ZADANIA:
Do tego użyliśmy tzw.

DRZEWA CELÓW:
(czubek drzewa =cel główny,
rozgałęzienia= cele szczegółowe)



Po długich konsultacjach uzgodniliśmy iż, to drzewo celów jest najodpowiedniejsze oraz najbardziej spójne, nie wykryliśmy żadnych celów przeciwstawnych, które naraziłyby nas na zbędne koszty lub stratę czasu.

B)ROZDZIAŁ ZADAŃ NA WYKONAWCÓW:

Podziału dokonałem w celu wyłonienia osób najbardziej kompetentnych w realizacji konkretnego zadania. Uznałem iż, specjalizacja będzie najefektywniejsza, każdy zajmie się swoim zadaniem, za który będzie odpowiedzialny. Pozwoli to na podwyższenie wydajności pracy oraz skrócenie czasu realizacji projektu.

*Zadania merytoryczne(bezpośrednio związane z pracą projektową):

1.Architekt garażów inż. Czesiek Garnek
zadania: projekt garażu.
2.Archiekt wnętrz inż.Krystyna Kwas
zadania: architektura wnętrza, zapewnienie oryginalności konstrukcji.
3.Architek ogrodowy (zewnętrzny) inż. Franciszka Sójka
zadania: architektura ogrodu.
4.Architekt główny Alojzy Lipa
zadania: architektura fundamentów, uzyskanie praktyczności ,funkcjonalności pomieszczeń, , projekt przebiegu instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wentylacyjnej, zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi.
5.Architekt główny2 Bożydar Foka
zadania: dobór odpowiednich materiałów, zachowanie odpowiednich standardów jakości.

*Zadania administracyjne:

6. Kierownik projektu
zadania: przydział zadań członkom zespołu projektowego, kontrola, pomoc w komunikowaniu się miedzy sobą uczestników zadań, usprawnienie komunikacji miedzy pracownikami.


C)PLANOWANIE ZAPOTRZEBOWANIA NA ZASOBY:

Umożliwienie mojemu zespołowi dotarcie do wszelkich systemów informacji, banków informacji. Oszacowanie kosztów dotarcia do tych źródeł. Zaplanowanie czego ja i mój zespól będę potrzebował do realizacji projektu, gdzie mogę to zdobyć czy są jakieś substytuty nieosiągalnych zasobów itp.

D)HARMONOGRAM PRAC:

Jako kierownik określiłem etapy oraz ramy czasowe, których muszą przestrzegać moi pracownicy .Przedstawiłem je w postaci diagramu Gantta:

początek koniec
zad 1 20-04-2006 23-05-2006
zad 2 20-04-2006 23-05-2006
zad 3 20-04-2006 23-05-2006
zad 4 20-04-2006 23-05-2006
zad 5 20-04-2006 23-05-2006
zad 6 18-05-2006 1-06-2006
zad 7 18-05-2006 1-06-2006
zad 8 1-06-2006 30-06-2006
zad 9 1-06-2006 30-06-2006
zad 10 25-06-2006 15-07-2006

LEGENDA:
zad 1. architektura fundamentów
zad 2. uzyskanie praktyczności
zad 3. uzyskanie funkcjonalność pomieszczeń
zad 4. projekt przebiegu instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wentylacyjnej, zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi.
zad 5. projekt garażu
zad 6. dobór odpowiednich materiałów,
zad 7. zachowanie odpowiednich standardów jakości
zad 8. architektura wnętrza
zad 9. zapewnienie oryginalności konstrukcji
zad 10. architektura ogrodu

E)PRELIMINARZ PROJEKTU

Następuje tutaj określenie ilości niezbędnych środków pieniężnych na jego realizacje projektu w poszczególnych fazach:
Źródło finansowania:






Koszty: projektu oraz budowy:
KOSZTY PROJEKTU PRZYCHODY PROJEKTU
Koszt wynagrodzeń 0.3 mln brak
Koszt delegacji 0.001 mln brak
Koszt materiałów, dzierżawy sprzętu 0.2 mln brak
Koszt Pomieszczeń 0.003mln brak
Koszt ew. pracowników zewnętrznych 0.004mln brak
Koszt łączności 0.002mln brak
Koszt surowców 0.6mln brak
1,2mln zł 0.00

F)ZASADY KONTROLI I ROZLICZANIA:

Ten podpunkt odnosi się głownie do mojej osoby .Moim zadaniem jest kontrola i koordynacja zespołu. Wybieram typ kontroli sterującej ,gdyż umożliwia ona wykrywanie odchyleń od wartości planowanych przed zakończeniem określonej sekwencji działań .By móc efektywnie sprawować ten rodzaj kontroli niezbędne było określenie przeze mnie :

1.Kluczowych obszarów aktywności(elementy ,które muszą być bezwzględnie spełnione w zakresie treści jak i czasu):
*architektura fundamentów; uzyskanie praktyczności ,funkcjonalności pomieszczeń; projekt przebiegu instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wentylacyjnej; zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi; architektura wnętrza; zapewnienie oryginalności konstrukcji; architektura ogrodu,
2. Strategicznych punktów kontroli:
*sumienność wykonywania zadań przez pracowników; kontrola wykonywania
szczegółów zawartych w otrzymanych warunkach zleceniodawcy.


G)POSTAĆ , W JAKIEJ MA ZOSTAĆ PZREKAZANY PROJEKT , I ZASADY (PROCEDURY) ODBIORU CAŁOŚCI PRAC ORAZ ZADAŃ CZĄSTKOWYCH

Zleceniodawca poprosił o pełną dokumentacje naszej pracy, wyraził chęć posiadania 5 kopii naszego projektu. Dokładnie chce uzyskać informacje na temat zastosowanych technologii, norm jakości. Przy projekcie pragnie również potwierdzenia, od każdego z projektantów, o odpowiedzialności za swoje przydzielone zadanie. Wyraża chęć otrzymania Faktury VAT za zapłacone usługi. Oczekuje gwarancji na 150 lat na zakupiony projekt domu. Pragnie otrzymać gwarancje na 1 rok, z możliwością oddania do reklamacji projektu, w uzasadnionych przypadkach.
Na wszystkie żądania się zgadzamy, po oddaniu projektu podpisujemy gwarancje. Niestety zobowiązani zostaliśmy do dużej formalizacji co do naszego zlecania ,co może spowodować stratę czasu na zbędną formalizacje. My jednak chcielibyśmy wykorzystać ten czas na kreatywność i poprawki w tworzonych zadaniach.


3.REALIZACJA PROJEKTU:

W tym momencie dochodzimy do sedna sprawy, podstawą naszych działań jest uwzględniony wcześniej plan projektu.
Przed moim zespołem stoi zadanie realizacji zaplanowanych działań.
Przede mną:
*czynności koordynacyjne,
*bieżąca kontrola postępu prac i wykorzystania zasobów,
*motywowanie ,
*eliminowanie skutków zakłóceń wywołujących odchylenia pomiędzy zaplanowanym a rzeczywistym przebiegiem projektu
*przygotowywanie raportów, sprawozdań.

Dla efektywnego przebiegu realizacji projektu musze wdrożyć właściwy sposób organizacji pracy. polegać on będzie na wprowadzeniu -drożnego systemu informacji o stanie projektu, która charakteryzuje się:

-INTEGRACJĄ PIONOWĄ: Jako kierownik pomagam w przekazaniu odpowiednich informacji odpowiednim członkom kadry.
-BIEŻĄCYM PRZETWARZANIU INFORMACJI-wymagam od moich pracowników stałej gotowość do prezentowania stanu projektu-zadań.
-INTEGRACJA POZIOMA- umożliwiam wymianę i ocenę informacji według różnych kryteriów czy punktów widzenia.
-JEDNOCZESNOŚCIĄ PRZEKAZU INFORMACJI-informacje są dostępne i przekazywane w odpowiedni sposób.

W ciągu całości trwania projektu organizowaliśmy zebrania zespołu projektowego. Dzięki nim, nastąpił silny przepływ informacji niezbędnych do osiągnięcia priorytetowego celu. Na tych zebraniach rozwijaliśmy wszelkie wątpliwości, uzgodniliśmy jak najlepiej rozwiązać bariery architektoniczne, co wg nas najbardziej będzie odpowiadało zleceniodawcy i wiele innych spraw dotyczących projektu, nurtujące nasze osoby.
Ogólnie tych zebrań było 21 (około 3 na miesiąc)

W trakcie realizacji projektu na bieżąco komunikowaliśmy się ze zleceniodawcą, który przedstawiał swoje pomysły oraz ewentualnie negował nasze postępowanie co do pomysłu projektu.


4.ZAMKNIĘCIE PROJEKTU

I przyszedł dzień 20 lipca czas oddania projektu .
Do tego czasu przygotowaliśmy :

1.Raport końcowego zestawienia wyniku projektu.
2.Zebraliśmy recenzje i opinie na temat przebiegu projektu ( wszyscy jednogłośnie stwierdzili, ze projekt okazał się sukcesem)
3.Podpisaliśmy umowę i gwarancje ze zleceniodawcą.
4. Doszło do zapłaty za nasze usługi.
5.Opracowaliśmy wyniki projektu i przekazaliśmy je zleceniodawcy
6. Uporządkowaliśmy dokumentacje przebiegu projektu, a następnie zarchiwizowaliśmy je .
7.Nastąpiło rozwiązanie naszego zespołu projektowego i złożyliśmy sobie podziękowania za wspólną pracę:-)


W załaczniku rysunki,tabele itp