Redagowanie pism - notatka

Tajemnice redagowania pism
Korespondencja jest jedną z form komunikowania się, wymiany myśli, ustalania bądź uzgadniania stanowisk. Szczególne znaczenie w działalności firm mają pisma biurowe (zapytania, informacje, decyzje, zawiadomienia).

Do pism informacyjnych zaliczamy przykładowo: rachunek, protokół (jeśli nie zawiera wniosków), notatkę, sprawozdanie, zawiadomienie, wezwanie, awizo, pismo o awansie, czek.
Do pism przekonywających zaliczamy takie, w których autor dąży do pozyskania odbiorcy dla swojego punktu widzenia w danej sprawie. Jeżeli piszący wie, że jego przekonania pokrywają się z przekonaniami adresata, to nie musi dodatkowo argumentować swojego stanowiska. Jeżeli jednak piszący zwracając się do odbiorcy pisma nie jest pewien, jak on zareaguje na jego propozycję, to konieczna jest argumentacja przekonywująca. Typowymi pismami przekonywającymi jest większość podań, w których zawarta jest prośba o dokonanie czegoś, na czym zależy wnoszącemu podanie. Do tego rodzaju pism można również zaliczyć: skargę, wniosek, odwołanie, decyzję, reklamację i odpowiedź na reklamację, protokół szkody, ofertę. /.../

Układ graficzny pism jest ujednolicony, gdyż tę sprawę regulują: Polska Norma Instrukcje kancelaryjne, Kodeks postępowania administracyjnego. /.../

Blankiet korespondencyjny, zwany także "papierem firmowym" czy "blankietem firmowym", ma bardzo duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, także potencjalnych odbiorców, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy korespondencji. Tak więc na niewielkiej części blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa i jego adres, znak firmowy, numery telefonów, faksu oraz krótko określić zakres działania firmy. Rozmieszczenie większości elementów pisma wyznaczone jest układem blankietu korespondencyjnego. /.../

Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na wielu zasadach, z których najważniejsze to:
- nie wolno dopuścić do popełnienia błędu w nazwisku lub w nazwie firmy adresata,
- pierwszy list, jaki wysłany jest do potencjalnego kontrahenta powinien być wyjątkowo krótki, rzeczowy i konkretny, wskazane jest krótkie przedstawieniu własnej firmy, podanie informacji skąd posiadamy wiedzę o firmie, do której pismo kierujemy,
- w piśmie muszą być wszystkie informacje, jakie są niezbędne do prawidłowego jego zrozumienia, a także informacje umożliwiające adresatowi dalszy kontakt, czyli: numery telefonów, numery faksów itd.,
- przed wysłaniem, list powinien być ponownie przeczytany i to tak, jakby odczytywał go odbiorca, należy zastanowić się, czy adresat treść listu odbierze zgodnie z naszymi intencjami

List jest nie tylko środkiem porozumiewania się, ale także wywiera wrażenie na adresacie. Każdy list, bez względu na jego treść, musi być we właściwy sposób opracowany, tzn. powinien być zredagowany według zasad właściwego formułowania myśli, odpowiedniego układu treści i obowiązującego stylu w dobrze słów, budowie zdań, układzie tekstu.
Jeżeli chcemy pisać poprawnie, musimy dostosować się do stylu odbiorcy i do celu listu. Inaczej zredagujemy list do rodziny, w innym stylu do urzędu skarbowego, a jeszcze w innym życzenia świąteczne lub gratulacje. Starajmy się, by treść naszych listów była zwięzła, konkretna i uprzejma. Poniżej przedstawiam kilka najważniejszych uwag i praktycznych porad, które należy przestrzegać zabierając się do pisania listów.

Język stosowany w korespondencji powinien być prosty i naturalny, a używane w listach słowa i zwroty powinny być ogólnie znane i nie skomplikowane.
Treść listu powinna być przedstawiona w taki sposób, by nie wymagała kilka-krotnego czytania zanim zostanie zrozumiana. Starajmy się, by problemy poruszone w naszym liście były jasno i logicznie sformułowane.

Musimy starać się unikać sztuczności i zbyt długich zdań. Pamiętajmy, że treść listu może wywołać ujemne wrażenie lub całkowite czy częściowe niezrozumienie.

Długość listu powinna odpowiadać potrzebom i celom. List zawierający po-dziękowania będzie oczywiście krótszy i mniej skomplikowany niż list, w którym wyjaśniamy założone procedury czy zasady.

List powinien mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego starajmy się unikać tonacji negatywnej. Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy obraźliwy.

W miarę możliwości odpowiadamy na listy tego samego dnia i nie dopuszczamy do powstania zaległości, bo świadczy to dobrze o właściwej organizacji firmy. (...)
Pismo przewodnie to krótkie, z reguły jedno lub kilkuzdaniowe pismo, dołączane do innych dokumentów.

Z samej definicji wynika już kilka charakterystycznych cech pism przewodnich:
- z uwagi na niewielką ilość treści pisma przewodnie sporządza się często na papierze formatu A5;
- z pismem przewodnim wysyła się zawsze załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma, a w polu informacji dodatkowych należy zawsze umieścić informację o ilości załączników, np.: Załącznik: 1, Załączników: 5;
- pisma przewodnie, z uwagi na ich charakter, w zasadzie mają jednakową treść i rozpoczynają się zwykle od słów: W załączeniu przesyłamy... Następnie podaje się zawsze nazwę dokumentu, który pismu towarzyszy, np.: W załączeniu przesyłamy plan remontów w 2000 roku..., W załączeniu faktury za miesiąc maj.

Pisma przewodnie sporządza się w następujących sytuacjach:
- Gdy pismo przewodnie zawiera informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszy. Mogą to być informacje, które nie były uwzględnione w piśmie głównym lub też informacje, których nie wypadało w nim podać, np. pismo przewodnie do zaproszenia na bal zawierające prośbę potwierdzenia przybycia na imprezę.
Gdy pismo przewodnie nie zawiera dodatkowych informacji, lecz kiedy nadawca chce mieć pisemne potwierdzenie wysłania dokumentów. (...)
Zaświadczenie jest bardzo często stosowanym dokumentem potwierdzającym zdarzenie lub stan faktyczny, np. stan majątkowy, wysokość zarobków czy też kontynuację nauki. Zaświadczenie może też być sporządzone wg klasycznego układu graficznego pisma (z polem adresata, polem znaków powoławczych i określeniem sprawy), ale zwykle występują odstępstwa od klasycznego układu graficznego pisma:
nie występuje w nim zwykle pole adresowe, a informacje o adresacie umieszcza się w zakończeniu tekstu tego pisma. Natomiast zakończenie zaświadczenia to zwykle informacja o adresacie, która zawarta jest w określeniu celu wydania zaświadczenia. Zdanie to przybiera zwykle formy: Zaświadczenie wydaje się w celu przedłożenia w...; Niniejsze zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w... W przypadku wydania zaświadczenia bez sprecyzowania celu, zakończenie może przybrać formy: Zaświadczenie niniejsze wydaje się na prośbę zainteresowanego;
określenie sprawy przeniesione zostało na wysokość pola adresata, przy czym pisze się je na środku wiersza z pominięciem słów Dotyczy: lub Sprawa:, w tym miejscu należy napisać samą nazwę pisma (Zaświadczenie) wyróżniając ją przez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę. Po nazwie nie należy stawiać kropki. Tekst zaświadczeń zaczyna się najczęściej od słów: Zaświadcza się, że..,; Zaświadczamy, że...; Niniejszym zaświadczamy, że..., itp.

Formy pism biurowych.
Każde pismo wysyłane na zewnątrz lub pozostające jako dokument wewnętrzny musi być tak zredagowane, aby to co chcemy powiedzieć, było jak najbardziej jasne, zrozumiałe i nie budziło wątpliwości.

Pisma przewodnie są krótkie, przeważnie jednozdaniowe, informujące o przesłanych w załączniku dokumentach. Pisma takie należy dołączać tylko w przypadkach, gdy sam dokument może być przez odbiorcę niezrozumiany lub gdy potrzebne są dodatkowe, pisemne informacje. Na przykład: W załączeniu przesyłamy protokół z posiedzenia Prezydium Zarządu z dnia 29 lipca 2002 r. z prośbą o zgłoszenie ewentualnych uwag lub sprostowań, w terminie do 16 sierpnia br.

Listy grzecznościowe powinny mieć formę jak najbardziej bezpośrednią, zbliżoną do listów prywatnych. Stosuje się je prawie wyłącznie w stosunkach pomiędzy instytucjami a osobami indywidualnymi. Występują również często w korespondencji handlowej.

Pisma informacyjne są to wszelkiego rodzaju zawiadomienia, komunikaty, bądź listy reklamowe. Powinny być krótkie, zwięzłe a zawarte w nich informacje możliwie wyczerpujące. Jeśli przesyłamy, np. informację o towarze, należy przede wszystkim opisać jego najbardziej charakterystyczne cechy, a także podać miejsce i warunki nabycia. W przypadku zawiadomienia o zebraniu należy umieścić w piśmie jego dokładną datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce i przedmiot (ewentualnie porządek obrad).

Raporty są to pisemne doniesienia o czymś – zwykle zwierzchnikowi (menedżerowi). Do niedawna ze słowem raport spotykaliśmy się w słownictwie wojskowym, policyjnym. Obecnie ma szerokie zastosowanie (wypiera nazwy protokół, sprawozdanie) i przedstawia określony stan faktyczny na zlecony temat lub wynik badań.

Raport może mieć formę:
- opisową – przedstawia określony stan faktyczny,
- tabelaryczno-statystyczną – przedstawia stan faktyczny za pomocą cyfr i porównań statystycznych,
- połączoną część opisową z tabelaryczną – zawiera opis i dane tabelaryczne.

Ze względu na treść wyróżnia się następujące rodzaje raportu:
- nieoficjalny w formie notatki wewnętrznej,
- nieoficjalny w formie listu,
- krótki raport oficjalny,
- obszerny raport oficjalny. (...)

W pismach mniej oficjalnych nazwa instytucji własnej znajduje się z lewej strony, a data obok z prawej. Tak rozmieszcza się nagłówek listu na blankiecie A4. Na blankietach A5 w układzie poziomym rozmieszczenie nagłówka jest analogiczne. W układzie pionowym zarówno górny pas, jak i adresowy są znacznie zawężone.

Na zakończenie kilka uwag dotyczących form i rozmieszczenia podpisów. Szef podpisuje się po prawej stronie pisma, poniżej nazwy swego stanowiska, a powyżej (napisanego na maszynie) swego imienia i nazwiska lub w obrębie imiennej pieczęci. Podpisujący się (oprócz szefa) kierownik działu lub główny księgowy umieszczają swoje podpisy z lewej strony pisma. Upoważniony do samodzielnego podpisywania kierownik składa podpis z prawej strony. Referent, który opracował treść pisma (a więc także sekretarka), parafują pierwszą kopię z lewej strony na dole

JĘZYK I STYL KORESPONDENCJI
Korespondencja to rodzaj rozmowy. Najwięcej informacji uzyskuje się podczas rozmowy bezpośredniej. Otrzymuje się wtedy wszystkie werbalne i niewerbalne przekazy od rozmówcy. Rozmowa prowadzona przez telefon w pewnym stopniu ogranicza możliwość wykorzystania sygnałów niewerbalnych. Wydawałoby się, że w najgorszej sytuacji jest się podczas rozmowy prowadzonej na piśmie; nie można natychmiastowo reagować na wypowiedzi rozmówcy. Ma to jednak swoje zalety. Pozwala dokładnie przemyśleć treść odpowiedzi, uczynić ją staranną, wzbogacić słownictwo.
Na reakcję odbiorcy czeka się co najmniej kilka dni i w związku z tym należy komunikat spreparować w taki sposób, by zawierał czytelne, nie pozostawiające wątpliwości sygnały. Zawarta w liście informacja powinna być jednoznaczna lub też sama konstrukcja listu powinna narzucać interpretację tej informacji. (...)
Odpowiedzi odmowne powinny być eleganckie, ale i precyzyjne. Adresat listu powinien odczuć, że jest dla firmy ważny.

Na przykład:
Skontaktujemy się z Panem (Panią), gdy tylko pojawi się możliwość przyjęcia Pańskiej oferty.
Zatrzymamy Pańskie dane osobowe w naszych aktach.
Dziękuję za zaproszenie, które z przyjemnością przyjmuję.
Chcielibyśmy skorzystać z okazji i podziękować za ......
Jeżeli pragnęlibyście Państwo uzyskać dodatkowe informacje, prosimy skontaktować się z nami.
Mamy nadzieję, że będziemy mogli sprostać Państwa wymaganiom.
Odbiorca powinien być przekonany o szczególnym traktowaniu przez nadawcę. Lubi być wyróżniany, traktowany inaczej niż pozostali.
... to do Państwa należy podjęcie decyzji ...
... tylko Panu proponujemy tak duży rabat ...
... jesteście Państwo naszym najlepszym klientem ...
... by nasz klient był zadowolony, zrezygnujemy z ...

Błędem jest pouczanie odbiorcy, np. przygana za nie wywiązanie się z umowy lub za nieodpowiednie użytkowanie wyrobu. Nie powinno się udzielać tzw. darmowych rad. Często w takich sytuacjach nadawca posługuje się protekcjonalnym, obraźliwym dla odbiorcy tonem wypowiedzi. Zamiast lekceważącego przekazywania rad powinno się rzetelnie poinformować adresata o popełnionych przez niego błędach. Zbytnie akcentowanie roli nadawcy zraża odbiorcę. Zalety swojego produktu prezentować należy w aspekcie korzyści, które będzie miał klient po skorzystaniu z naszego towaru czy usługi. (...)

Myśli przekazane pisemnie w nieodpowiedniej formie mogą być niezrozumiałe lub źle zinterpretowane. Sporządzając jakiś dokument, muszę wiedzieć, co chcę przekazać, czemu to robię i dlaczego moje pismo jest ważne dla odbiorcy.

Mało kto uświadamia sobie, że pismo oficjalne nie powinno być nudne. Pierwsze 30 sekund czytania decyduje, czy pisemna wypowiedź wzbudzi zainteresowanie. Krótkie nagłówki i śródtytuły, zwięzłe i dynamiczne słowa pobudzają uwagę czytelnika. Najlepsza forma pisania polega na sztuce unikania zbyt długich zdań i zbyt obszernych akapitów. Zwięzłość sformułowań sprawia, że stają się żywsze i łatwiejsze do zrozumienia.

Jak piszesz, tak Cię widzą
W korespondencji dużą wagę przywiązuje się do zewnętrznej formy pisma oraz jego treści. Pierwsze – dobre lub złe – wrażenie daje zewnętrzna forma a więc papier, czystość, rozplanowanie. Dopiero potem przychodzi treść, która powinna być napisana starannie i poprawnym językiem.

Aby właściwie prowadzić korespondencję biurową, należy znać:
- przedmiot sprawy,
- obowiązujące formy pism przyjęte dla danego typu sprawy,
- obowiązujące lub przyjęte zwroty i sformułowania,
- zasady redagowania treści pism.

Pamiętać należy, że przyjęte formy pism, stosowane szablony, utarte zwroty ułatwiają redagowanie pism. Wszystkie pisma powinna cechować:
- zwięzłość,
- jasność,
- przejrzystość,
- uprzejma forma,
- stylistyczna i gramatyczna poprawność.

Ujednolicenie układu pisma osiąga się przez stosowanie blankietów korespondencyjnych, tzn. specjalnych formularzy ze stałymi nadrukami. W każdym piśmie można wyróżnić następujące części:
- nagłówek, który wskazuje nazwę i adres, numery: telefonów, faksu, konta bankowego, regonu i NIP-u nadawcy pisma;
- adres odbiorcy z podaniem pełnej nazwy (w pierwszym przypadku) i dokładnego adresu;
- znaki powoławcze, tzn. datę sporządzenia pisma, datę pisma, na które odpowiadamy, znak pisma, tj. numer ewidencyjny;
- określenie sprawy, tzn. przedmiotu, którego pismo dotyczy;
- treść pisma;
- podpis osoby uprawnionej do podpisywania pism;
- elementy dodatkowe, tj.: informację o załącznikach oraz ewentualnie nazwy i adresy instytucji lub komórek organizacyjnych, którym kopie pisma przekazuje się do wiadomości.

Pismo może być pisane w układzie blokowym, tzn. wszystkie pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linię pionową. Ustępy pisma wyodrębnione na podstawie logicznych całości uwydatnia się większymi odstępami – interlinią. W układzie "a linea" pierwsze znaki ustępów pisze się w odległości od 2 do 5 uderzeń od lewego marginesu. Marginesy mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines wynosi 2,5 cm, prawy – 1,25 cm, dolny nie powinien być mniejszy niż 2 cm. Obecnie w korespondencji biurowej preferuje się układ blokowy. (...)

Podpis
Może być nieczytelny. Powinien jednak być opatrzony imienną pieczęcią ze stanowiskiem służbowym. Umieszcza się go w odległości od 2 do 4 skoków od ostatniego wiersza treści lub zwrotu pożegnalnego – po prawej stronie. Jeżeli wymagane są dwa podpisy, umieszcza się je obok siebie. Osoba wyższa rangą po prawej stronie, niższą rangą z lewej strony.
Główny Księgowy Dyrektor
Rafał Brzeski Jerzy Fronczak
(...)

Pisma grzecznościowe
Do korespondencji półoficjalnej zaliczamy pisma grzecznościowe:
- życzenia okazjonalne wymieniane między osobami prywatnymi i jednostkami organizacyjnymi lub pomiędzy jednostkami organizacyjnymi,
- podziękowania za dokonania organizacyjne, za długoletnią pracę itp.,
- listy gratulacyjne z okazji osiągnięcia dobrych wyników, zajęcia poczesnego miejsca w konkursie, uzyskania awansu itp.,
- przeprosiny,
- pożegnania (w tym również kondolencje).

Wspólną cechą tych pism jest złagodzenie stylu urzędowego, aby treść była niezbyt oficjalna, ciepła w tonie oraz zindywidualizowana. Życzenia z okazji świąt kościelnych wysyłamy na odpowiednich kartkach świątecznych i posługujemy się "ciepłymi standardami". W życzeniach z okazji świąt i rocznic państwowych konieczna jest znajomość poglądów politycznych i psychiki odbiorcy, aby go w jakiś sposób nie urazić. Listy gratulacyjne mogą być składane z różnych powodów. Charakterystyczna jest zmiana stylu listów gratulacyjnych w zależności od stopnia sformalizowania stosunków, które łączą strony wymieniające korespondencję. Gratulacje są podpisane przez dyrektora, który je składa niejako w imieniu całej firmy. Gdy gratulacje są składane przez zaprzyjaźnioną grupę współpracowników, są mniej oficjalne. Sądzę, że pisemne składanie gratulacji jest formą przewyższającą gratulacje ustne.

Jeśli firma znalazła się w tarapatach finansowych i nie uregulowała w określonym terminie podjętych zobowiązań, do dobrego tonu będzie należało przesłanie pisma przepraszającego. Nie zmieni to co prawda sytuacji finansowej wierzyciela, ale stworzy obraz "cywilizowanego" dłużnika, który potrafi "znaleźć się" w trudnej dla obu stron sytuacji.
SPRAWA urzędowa

Każde miejsce pracy stawia przed nami, pracownikami, szereg wymagań, którym nie zawsze łatwo jest sprostać. Zdecydowana większość z nich dotyczy naszych kwalifikacji, umiejętności, zdolności czy też predyspozycji, a więc tych elementów, które mają bezpośredni wpływ na wydajność naszej pracy, a w konsekwencji na prosperowanie firmy, której jesteśmy pracownikami. Jest to powszechnie znana prawda i trudno jej racjonalnie zaprzeczyć.

Bywa, że niektóre z wymagań pracodawców nie mają prostego przełożenia na efektywność pracy. Jednak pracownik, spełniając je, kształtuje to, co zwykło się nazywać wizerunkiem firmy. Na ten wizerunek wpływa wiele czynników, przede wszystkim zaś sposób, w jaki się zachowujemy, komunikujemy, a także – sposób, w jaki się ubieramy.

Jest coś, co łączy te elementy. To oficjalność, urzędowość. Ta oficjalność zapomina o nas jako o ludziach, czyli depersonalizuje nas. Powoduje, że przestajemy być konkretnymi osobami z określonym bagażem doświadczeń, stajemy się zaś tworami bezosobowymi, bezbarwnymi, rozmytymi. Ludźmi bez własnej historii. Ten fakt doskwiera wielu osobom. Trywializując znacznie problem, można powiedzieć, że nie każdemu jest do twarzy z urzędową miną, a więc miną sztywną, wymuszoną, poważną. Nie każdemu równie łatwo przychodzi bycie oficjalnym w kontaktach z innymi, bo niezmiennie kojarzy mu się to z byciem sztucznym i nienaturalnym. Większość ludzi ma świadomość, że w takim zachowaniu, owszem, jest dużo uprzejmości w traktowaniu drugiej osoby, ale równie wiele ukrytej nieprzychylności.

Oficjalność jest szczególnie wyczuwalna w języku. Przejawia się w stylu urzędowym, który odznacza się dużym stopniem schematyczności i brakiem właściwości indywidualnych nadawcy komunikatu. Ten styl znamy bardzo dobrze z przepisów prawnych, zarządzeń administracyjnych, instrukcji, zawiadomień, ogłoszeń itp. Jest on używany zarówno w mówionej, jak i pisanej odmianie języka. Odbiorca komunikatów urzędowych jest zwykle traktowany jako anonimowy członek zbiorowości. Osiągnięciu takiego celu służy używanie, w nakazach i wezwaniach, gramatycznych form nieosobowych (np. nie wchodzić lub palenie wzbronione). Sztywność tego stylu polega zaś, na używaniu swoistego słownictwa (np. uiszczać, upraszać) i frazeologii (np. osoba fizyczna, dokonanie wpłaty). Teksty o charakterze urzędowym bardzo często są nieporadne, potrafią rozbawić obie strony, zarówno nadawcę jak i adresata. Ale gdyby tylko bawiły, nie stanowiłyby jeszcze zagrożenia. Gorzej, że pełne są konstrukcji zdaniowych zawiłych i niezrozumiałych dla czytającego, a do tego zawierają mnóstwo rażących błędów językowych, które powielane – utrwalają się. Mówi się, że słowo wypowiedziane to nie wiatr, pozostaje. Słowo napisane tym bardziej.

Pisanie korespondencji
W działalności firm szczególne znaczenie ma korespondencja. Funkcjonowanie firm wymaga bowiem albo stałych, albo doraźnych kontaktów z osobami fizycznymi oraz jednostkami organizacyjnymi. Przedmiotem korespondencji są akty indywidualne (zapytania, wyjaśnienia i informacje, decyzje, ustalenia) oraz akty ogólne (uchwały, zarządzenia, okólniki).
Słowo korespondencja pochodzi od wyrazu łacińskiego correspondentio, co oznacza porozumiewanie się listowne, czyli pisanie listów i odpowiadanie na nie. Stąd też przez korespondencję rozumiemy zarówno czynności związane ze sporządzaniem pism, jak również efekt tych czynności. Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu, jest to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich. Znajomość zasad opracowywania pism usprawnia pracę i przyczynia się do lepszego zaspokajania potrzeb. Umiejętność prawidłowego opracowywania pism zapewnia między innymi należyte funkcjonowanie oraz ułatwia prawidłowe wykonywanie obowiązków przez pracowników i realizowanie ich praw. (...)

(...)Układ graficzny pism jest ujednolicony, gdyż tę sprawę regulują: Polska Norma, instrukcje kancelaryjne, Kodeks postępowania administracyjnego.
Pisma mogą być sporządzane albo na blankiecie korespondencyjnym, albo też na papierze maszynowym. Rozróżnia się:
blankiet zwykły powszechnie stosowany, na którym umieszcza się nadruki stałe jak: Pismo z dnia, Znak, Nasz znak, Data, Sprawa i nadruki zmienne, czyli te, których tekst ustala zamawiający; należą tu – napisy w nagłówku, bądź też napisy w ostatnich wierszach pisma;
- blankiet uproszczony (stosowany rzadziej niż blankiet zwykły) posiada mniej nadruków;
- blankiet reklamowy posiada powiększone pole nagłówkowe, na którym umieszczane są dodatkowe informacje o działalności przedsiębiorstwa lub np. hasła reklamowe.

Blankiet korespondencyjny, zwany także "papierem firmowym" czy "blankietem firmowym", ma bardzo duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. (...)
(...) Korespondencja służbowa powinna być pisana komputerowo. Nie wypada, aby tekst miał poprawki, dopiski lub przekreślenia. Powinien być przepisany bezbłędnie. Bardzo ważną rzeczą jest sprawdzenie wydruku, czy poprawnie zostało napisane nazwisko adresata i jego tytuły.
Pisanie daty. Zgodnie z Polską Normą PN-90N-01204 data zapisywana jest następująco: rok, miesiąc, dzień. Jej poszczególne elementy mogą być oddzielane znakiem graficznym łączącym lub dzielącym wyrazy np.: 2002-02-11. Datę tę można zapisywać także w następujący sposób: 11 lutego 2002; nie wolno wtedy skracać nazwy miesiąca.

Rozpoczynanie pism.
W Polsce nie było dotychczas zwyczaju rozpoczynania pism służbowych od zwrotów grzecznościowych typu: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. Obecnie coraz częściej wprowadza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je tytułami czy stanowiskami (na przykład Szanowna Pani Prezes).
Sprawa. To jeden z nadruków, jaki występuje na blankiecie listowym. Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści tak, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma. W krótkich pismach pomija się z reguły ten element.
Akapit. Wyodrębniona część treści listu. To wyodrębnienie dokonuje się poprzez zastosowanie układu blokowego pisma lub układu a linea, czyli z wcięciem.
Zwrot kończący pismo. Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do zwrotów tych zalicza się: Z wyrazami szacunku czy (rzadziej stosowane) Łączę wyrazy szacunku. (...)
(...) Listy dłuższe muszą być pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Zapewnić tę strukturę można poprzez wyodrębnienie części pisma (wprowadzenie, przedstawienie zagadnienia, uzasadnienie, wnioski). Oczywiście nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie czwarty z wymienionych elementów (wnioski) łączony jest często z częścią dotyczącą uzasadnienia.
W sprawach służbowych wypada się ograniczyć do precyzyjnego przekazu informacji. Listy w interesach nie powinny być pisane odręcznie, ponieważ odbierane są jako całkowicie nieprofesjonalne. Jeżeli to tylko możliwe, listy należy adresować do konkretnej osoby, wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szansę na odpowiedź.