Wykorzystanie IT do zarzadzania projektami

W dzisiejszym świecie wiedza i właściwe zarządzanie nią to jedna z większych przewag nad konkurencją. Wiedza przedsiębiorstwa jest ściśle powiązana z jego zasobami ludzkimi i warunkuje zdolność organizacji do efektywnego działania. Związana jest zawsze z ludźmi i powstaje na styku wiedzy poprzedniej. Jednak przedsiębiorstwa często napotykają na problemy związane z wykorzystaniem, kontrolowaniem, gromadzeniem i tworzeniem nowej wiedzy, której nośnikiem są pracownicy oraz otaczający świat. Konieczne, zatem jest wprowadzenie takich technik i metodologii pracy, które poprzez oparcie się na naturalnych procesach przyswajania wiedzy i pracy mózgu pozwolą i wzmocnią procesy tworzenia, wykorzystania i dzielenia się wiedzą.
• Czym jest projekt?
Projektem mogą być czynności tak proste jak choćby zrobienie śniadania, w praktyce jednak projekty bywają bardzo złożone. W przeciwieństwie do procesu, projekt wykonuje się raz, a każdy z nich posiada określoną datę rozpoczęcia i zakończenia, (co nie oznacza jednak, że daty te nie mogą się zmieniać - w praktyce często tak się dzieje). Wyprodukowanie partii towaru na linii produkcyjnej zdecydowanie nie kwalifikuje się jako projekt, gdyż jest to proces powtarzalny, bez zaplanowanego końca
• Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektem jest to zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Zawiera się w nim planowanie, harmonogramowanie i utrzymywanie postępów w czynnościach składających się na projekt. Najprościej można także powiedzieć, iż jest to nauka o utrzymywaniu ryzyka porażki na możliwie niskim poziomie w całym cyklu życia projektu. Ryzyko to bierze się głównie z niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie przedsięwzięcia.
W tradycyjnym podejściu, wyróżniamy 5 faz projektu:
1. inicjacja projektu
2. planowanie projektu
3. wykonywanie projektu
4. monitorowanie projektu
5. ukończenie projektu z
Nie każdy projekt jednak przejdzie przez wszystkie te fazy, jako że projekty mogą zostać anulowane, i często w praktyce są, zanim osiągną swój koniec. Niektóre projekty nie posiadają kilku z wymienionych faz, niektóre zaś przechodzą przez niektóre z etapów kilkukrotnie.
Zarządzanie projektami stara się objąć następujące zmienne czynniki:
• czas
• koszty
• jakość
• zakres
• ryzyko
Zarządzanie projektem to pole działania i odpowiedzialności jednej osoby, zwanej menadżerem, kierownikiem projektu. Taka osoba rzadko uczestniczy bezpośrednio w czynnościach, które prowadzą do doprowadzenia projektu do celu, lecz raczej służy jako koordynator, którego zadaniem jest utrzymanie postępów i współpracy pomiędzy członkami projektu w taki sposób, by zredukować całkowite ryzyko porażki.
W języku polskim przyjęły się głównie dwie nazwy określające tą samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzania projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze cieszy się największą popularnością. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo, dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie Project Management.
Ogólny zbiór zasad PM został skodyfikowany przez Project Management Institute w aktualizowanym PMBOK (Project Mgmt Body of Knowledge). Dla potrzeb tego artykułu posłużono się metodyką zawartą w PMBOK.
Kierownik projektu pracuje zawsze w ramach dynamicznego trójkąta zależności: czasu, budżetu i zakresu. Wymagania odnośnie terminów często bywają bezlitosne. We współczesnym, zmiennym otoczeniu biznesu szybkość odpowiedzi na potrzeby klienta, nacisk na innowacyjność i efektywne zarządzanie kosztami decydują o sukcesie bądź porażce w walce o pozycję na rynku. To wymusza na współczesnych organizacjach wprowadzanie zmian: coraz częstszych i na coraz większą skalę. Dla rosnącej grupy firm i organizacji strategią odpowiedzi na te nowe wyzwania staje się stosowanie zasad zarządzana projektami.

• Metodyki i narzędzia projektowe
Jakkolwiek współczesny Project Management jest dyscypliną stosunkową młodą, liczącą niespełna 20 lat, to część organizacji wypracowała już własne, kompleksowe metodyki projektowe, przystosowane najczęściej do konkretnych środowisk, w jakich realizują one własne przedsięwzięcia. Własną metodyką pochwalić się może IBM, Oracle czy Microsoft. Z Anglii wywodzi się metodyka PRINCE2.
Wszystkie metodyki, – mimo że obrosły własnymi terminologiami, standardami i szablonami dokumentów, wywodzą się z jednego zbioru kardynalnych zasad zarządzania projektami. Wszak podstawowymi narzędziami pracy kierownika projektu pozostaje ołówek i gumka.
Kierownik projektu ma dziś do dyspozycji szereg specjalistycznych narzędzi ułatwiających pracę w chaosie, jaki stanowi projekt z jego złożoną strukturą, zmiennymi wymaganiami, burzliwym otoczeniem i nierzadko konfliktami wewnątrz organizacji.
• Specyfika współczesnych projektów
Mimo stosowania coraz bardziej zaawansowanych technik i narzędzi wspomagających prace w projekcie ryzyko niepowodzenia pozostaje wysokie, o czym stale donoszą alarmujące statystyki. Dzieje się tak za sprawą niezwykłej złożoności współcześnie realizowanych projektów oraz dużej zmienności środowiska, w jakim są przeprowadzane. Mimo stosowania zaawansowanych technik zarządzania ryzykiem nie sposób przewidzieć obecnie wszystkich sytuacji, które mogą zagrozić uzyskaniu zaplanowanego rezultatu w założonym czasie i budżecie. Współczesny kierownik projektu wie doskonale, że o sukcesie projektu nie decyduje samo precyzyjne szacowanie czasu pracy, racjonalny harmonogram i dostęp do zasobów.
Ważną cechą współcześnie realizowanych projektów jest to, że prowadzone są przez zespoły powoływane jedynie na czas ich trwania spośród różnych pionów funkcjonalnych organizacji. To rodzi konflikty kompetencyjne i problemy w pozyskiwaniu zasobów do prac w projekcie.
Kierownicy projektów wymieniają najczęściej następujące przyczyny niepowodzeń projektów:
1. Brak rzeczywistego wsparcia ze strony sponsorów
2. Brak szybkiej reakcji udziałowców projektu na zagrożenia
3. Niewłaściwie sporządzona specyfikacja wymagań (definicja projektu)
4. Nierealistyczne wymagania klienta
5. Nieefektywna komunikacja w projekcie
Jak wynika z powyższej listy, przyczyny niepowodzeń projektów najczęściej nie są natury technicznej, ale wynikają z błędów w ocenie sytuacji i braku efektywnej komunikacji, czyli stanowią tzw. „czynnik ludzki”.
O sukcesie projektu decyduje, zatem skuteczne zarządzanie przepływem informacji, dostrzeganie na czas i właściwa ocena powstających zagrożeń i szans oraz szybkie komunikowanie idei pomiędzy udziałowcami projektu, zespołem projektowym i klientem, odbiorcą projektu. Niezbędną cechą kierownika projektu jest, zatem kreatywność, jednak rozumiana nie tyle jako wymyślanie nowych idei, lecz kreatywność jako umiejętność łączenia faktów, analizowania ich powiązań i tworzenia na ich bazie nowych rozwiązań, lepiej odpowiadających na bieżące potrzeby w projekcie.

• Projekt jako żywy organizm
Rzeczywistość projektowa prawie nigdy nie odpowiada przyjętemu planowi. Konieczna jest stała i bieżąca kontrola oraz aktualizacja planu projektu w stosunku do planu bazowego, zdefiniowanego w fazie inicjacji projektu. Efektywne zarządzanie sytuacjami wyjątkowymi (ryzykiem, zmianami, problemami i błędami) zapewnia właściwą reakcję na spodziewane lub już zaistniałe zaburzenia. Regularne spotkania zespołu projektowego i raporty z przebiegu prac, jak również wewnętrzne i zewnętrzne kontrole projektu dostarczają zweryfikowanej wiedzy o rzeczywistych nakładach i postępach prac, stanie budżetu, jakości produktów projektu oraz bieżącym stanie analizy sytuacji wyjątkowych. Projekt należy, zatem traktować jak żywy organizm, który musi szybko reagować na bodźce płynące ze swojego otoczenia, w którym informacje krążą niczym decydujące o życiu płyny ustrojowe.
• Mind Mappig a zarządzanie projektami
Mind Mapping jest prostym i jednocześnie bardzo efektywnym narzędziem wspomagającym pracę kierownika projektu. Ta kreatywna technika pozwala organizować informację w sposób nieliniowy, zapewniając swobodny i naturalny przepływ idei i umożliwiając łatwe nimi zarządzanie oraz ich zapis.
Mind mapa pozwala prezentować strukturę problemu za pomocą prostego obrazu, na którym organizacja myśli jest czytelna i pełna. „Gdy masz przed oczami cały obraz zagadnienia, zaczynasz spontanicznie tworzyć własne powiązania, które wcześniej nie przyszłyby ci do głowy” stwierdza Hobart Swan, pracownik Mindjet LLC, firmy tworzącej oprogramowanie Mind Manager 2002 do tworzenia mind map.
W mind mapie wykorzystuje się słowa, linie, symbole, skojarzenia, kolory, kształty, wymiary i całą możliwą różnorodność form graficznych po to, aby maksymalnie stymulować mózg. Cała informacja na temat definicji projektu, przebieg spotkania projektowego czy raport z audytu organizuje się w postaci mapy powiązanych rozgałęzień. Projekt staje się centralnym punktem obrazu, z którego rozchodzą się konary w postaci planów, struktury prac, kosztów, zasobów. Drzewo pozwala organizować wszystkie informacje w układ rozgałęzień, które można wyróżniać, grupować i łączyć, skupiając się na detalach najmniejszych elementów i jednocześnie nie tracąc z oczu pełnego obrazu projektu.
• Korzyści z Mind Mappingu w zarządzaniu projektami
Mind mapping ma bardzo szerokie zastosowanie w wielu obszarach zarządzania projektami. Oprócz tego, że jest niezastąpionym narzędziem do budowania struktury projektu, stymulatorem kreatywności podczas sesji burzy mózgów, systemem prowadzenia spotkań czy sposobem na formatowanie dokumentów projektowych, Mind Mapping skutecznie wspomaga proces uczenia się i zapamiętywania, przesuwając znacząco krzywą uczenia się. Przyjęcie systemu Mind Mappingu w prowadzeniu projektu pozwala jednocześnie łatwiej zapamiętywać gromadzone informacje, jak również efektywniej je wykorzystywać.
Podsumowując można wskazać następujące zastosowania Mind Mappingu w zarządzaniu projektami:
1. Właściwa ocena sytuacji i dokonywanie optymalnych wyborów
2. Szybkie organizowanie myśli własnych oraz członków zespołu projektowego
3. Kreatywność indywidualna i grupowa
4. Definiowanie, analiza i rozwiązywanie problemów
5. Redefiniowanie celów w odniesieniu do czasu, zasobów, zmiennych wymagań
6. Wspomaganie pamięci i procesu uczenia się
7. Zapewnienie efektywnej komunikacji w zespole projektowym.
Przykłady zastosowań Mind Mappingu w zarządzaniu projektami

Mind mapping stosowany jest z powodzeniem jako narzędzie wspomagające zarządzanie projektami przez wiele firm na całym świecie. Dość wymienić British Petroleum, Boeing, Xerox, Oracle.
Ciekawym przykładem zastosowania Mind Mappingu był projekt w zakładach lotniczych Boeing. Kierownik projektu Mike Stanley zmienił gruby podręcznik procedur jakości na półtorametrową mind mapę. Stosowany jako integralne narzędzie w programie identyfikowania projektów naprawy jakości mind mapping pozwolił 10-krotnie obniżyć zakładane koszty wprowadzenia programu. W ciągu miesiąca dzięki technice Mind Mappingu zidentyfikowano ponad 500 projektów naprawy jakości, co przyczyniło się do oszczędności rzędu 10 milionów dolarów.
Lista referencyjna – firmy wykorzystujące metody Mind Mappingu i programu MindManager
• W Polsce
Towarzystwo Ubezpieczeniowe Commercial Union, Towarzystwo Ubezpieczeniowe Credit Suisse, Towarzystwo Ubezpieczeniowe Allianz Polska, Towarzystwo Ubezpieczeniowe ING Nationale Nederlanden, PriceWoterhouseCoopers, Beskidzki Fundusz Inwestycyjny, Specjalistyczna Przychodnia Lekarska dla Pracowników Wojska, Nestle Polska, Olympus Optical Polska, Polskie Koleje Państwowe, Leoni Kabel, Pilkington Automotive, Masterfoods Polska, jobpilot Polska, Johnson&Johnson, OM Consulting, Martin&Jacob


• Groupware (Programy do pracy grupowej)
Programy do pracy grupowej przeznaczone są do wspólnego wykorzystania przez wielu użytkowników, komunikujących się poprzez sieci komputerowe. Ich stosowanie opiera się na założeniu, że siec komputerowa pomaga w zwiększeniu wydajności dzięki współpracy i możliwości korzystania z tych samych zasobów. Przykładem takiego oprogramowania jest poczta elektroniczna (e-mail). Pozwala ona na łatwą komunikację, koordynacje działań i wymianę informacji. Poczta elektroniczna stanowi podstawę i system transportu danych w wielu aplikacjach do pracy grupowej. Poniżej przedstawiono kilka przykładów takich programów:
Program organizacyjny (scheduling program), za pomocą, którego można ustalać harmonogramy spotkań grupowych, po uwzględnieniu osobistych terminarzy ich uczestników.
Program umożliwiający wspólna prace w sieci. Uztkownicy siedzą przy swoich stacjach roboczych i opracowują jednocześnie te same dokumenty.
Program obsługujacy wideo konferencje, współpracujący z opisanym poprzednio, który umożliwia prowadzenie wzajemnych rozmów i konsultacji w czasie pracy nad projektem.
Programy do pracy grupowej przyjmują również formę tablicy ogłoszeń (bulletin board), konferencji interaktywnej, dyskusji tematycznych lub aplikacji obsługujących prowadzenie wymiany zdań w czasie rzeczywistym (chat room). We wszystkich tych formach możliwe jest wysyłanie informacji widocznych dla adresata, który może udzielać odpowiedzi natychmiast lub w innym czasie. Takie "rozmowy" mogą być rejestrowane i wykorzystane w dowolnym momencie. Archiwizowane są również wszystkie wydarzenia, działania, problemy i rozwiązania, które można przeglądać w każdym czasie.
Po wdrożeniu oprogramowania do pracy grupowej (groupware) i oswojeniu użytkowników z ta technika tradycyjne metody współpracy staja się nieatrakcyjne. Organizowanie spotkań pociąga za sobą niepotrzebne koszty przejazdów i stratę czasu. Rzeczywiście są to wydarzenia zajmujące często kilka dni, a ich uczestnicy mogą, dla wygody, wnosić swój wkład poprzez pocztę elektroniczna lub elektroniczny system ogłoszeniowy. Poniżej przedstawiono cechy oprogramowania do pracy grupowej:
Stymuluje współpracę wewnątrz organizacji, poprawia komunikację i prowadzenie wspólnych projektów.
Koordynuje pracę ludzi i przebieg procesów.
Pomaga uporządkować obieg dokumentów oraz sformułować czynności konieczne do realizacji projektu.
Stwarza wyjątkowo dobre warunki do korzystania ze wspólnych źródeł informacji, dzięki możliwości organizowania jej w struktury o budowie hierarchicznej. Są one centralnym miejscem przechowywania współużytkowanych danych.
Teoretycznie oprogramowanie groupware powinno wspomagać każdego użytkownika w efektywniejszym wykonywaniu jego pracy na rzecz wspólnych projektów.
Oprogramowanie groupware nie jest specjalna aplikacja dostarczona przez określonego producenta, ale raczej wspomaga wykorzystywanie istniejących aplikacji w celu usprawnienia wspólnego dostępu do informacji i polepszenia pracy zespołu.
Jednym z zastosowań oprogramowania do pracy grupowej jest organizacja przepływu dokumentów (workflow), będąca kombinacja poczty elektronicznej, systemu zarządzania dokumentami i ich obrazowania. Na przykład z jego zalet mogą korzystać piony zaopatrzenia i finansów. Każdy dokument przechodzi przez wiele stopni obróbki, podczas których dociera do właściwych użytkowników, opracowujących go, autoryzujących i nadających mu dalszy bieg. Częścią tego zautomatyzowanego procesu jest stosowanie "elektronicznych podpisów" (digital certificates), pozwalajacych upewni? się, że dokument jest autentyczny. Więcej informacji na ten temat znaleźć można pod hasłem Workflow Management.
• Kompletne pakiety Groupware
Zaawansowane pakiety do pracy grupowej (groupware), obejmujące wszystkie dziedziny aktywności użytkowników, dostarczane są przez trzech producentów. Poniżej opisano ich produkty:
Lotus Notes i Domino Lotus. Notes był pierwszym zintegrowanym programem wymiany informacji i pracy grupowej. Przeznaczony jest do pracy w środowisku typu klient- serwer i wykorzystuje koncepcję pamięci podmiotowej, w której informacja przechowywana jest na wielu replikowanych serwerach. Produkt o nazwie Domino dodatkowo zawiera jeszcze protokół HTTP (Hypertext Transfer Protocol), przekształcając w ten sposób pakiet Lotus Notes w internetowy serwer aplikacji. Dostarcza on również wielu mechanizmów zabezpieczających, jak np. szyfrowanie wiadomości. Więcej informacji znaleźć można pod hasłem Lotus Domino i Lotus Notes lub na stronie WWW: http://www.lotus.com.
Microsoft Exchange Server Pakiet ten posiada wiele możliwości podobnych do Lotus Notes i Domino, jak narzędzia współpracy w grupie, system zabezpieczeń i inne. Więcej informacji znaleźć można pod hasłem Microsoft Exchange Server lub na stronie WWW: http://www.microsoft.com.
Netscape SuiteSpot Jest to komplet zintegrowanych komponentów serwera, zapewniających rozgłaszanie informacji, usługi przesyłania wiadomości, obsługę katalogów, systemy ochrony i replikacji dla sieci intranetu. Produkty te powstały na bazie otwartej platformy Internetu. Więcej informacji znaleźć można pod hasłem Netscape lub na stronie WWW: http://www.netscape.com.
Jak już wyżej wspomniano, produkty firmy Netscape oparte są o standardy WWW, co daje im spora przewagę nad innymi, w odniesieniu do firm, które budują wewnętrzne sieci intranetowe w połączeniu z Internetem. Są one również bardziej elastyczne, ponieważ można wybrać tylko niektóre, najbardziej odpowiednie elementy składowe. Wiele instytucji, wykorzystujących do tej pory infrastrukturę TCP/IP i systemy UNIX, na pewno wybierze właśnie te produkty.
Jednakże oprogramowanie firmy Netscape w tej dziedzinie pojawiło się stosunkowo niedawno. Pozycja Lotus Notes jest już dobrze ugruntowana, a firma dodatkowo zintegrowała ten program z Internetem poprzez pakiet Domino. Również Microsoft Exchange Server jest popularny w środowiskach opartych na systemie Windows, a szczególnie dobrze integruje się z Windows NT, który jest obecnie najszybciej rozwijająca się platforma serwera.
• Programy do pracy grupowej oparte na standardach WWW
Oprogramowanie grupowe oparte na standardach internetowych jest ostatnio "w modzie" i gwałtownie się rozwija, gdyż jest raczej niedrogie i łatwe do implementacji w sieciach intranetowych. Rozwiązania typu Lotus Notes, czy Exchange Server postrzegane są jako monolityczne platformy, wymagające wielu nakładów i zamykające użytkowników w ramach pewnego szczególnego standardu. Sieci korporacyjne (intranet) i Internet staja się atrakcyjna platforma rozwojowa dla programów typu groupware.
Jedna ze szczególnie cennych cech oprogramowania opartego na standardach WWW jest jego przezroczystość w odniesieniu do platform systemowych użytkowników. Informacje z serwerów groupware mogą być udostępniane poprzez przeglądarki WWW, dzięki wykorzystaniu takich narzędzi jak HTML (Hypertext Markup Language) i JavaScript. Przeglądarki są bowiem zaprojektowane dla większości systemów komputerowych, które mogą przyjmować informacje w takich standardach.
Poniżej przedstawiono niektóre właściwości programów groupware, opartych na standardach WWW:
Obsługa przegladarek wiadomości z protokołem NNTP (Network News Transport Protocol), umożliwiajac tematyczna wymianę informacji.
Dostęp do serwerów pocztowych protokołem POP (Post Office Protocol).
Obsługa usług katalogowych (directory services - np. LDAP - Light¬weight Directory Access Protocol).
Obsługa poprzez interfejsy programowe, jak CGI (Common Gateway Interface), ISAPI (Internet Server API), Java i ActiveX.
Replikacja informacji na inne serwery w celu zabezpieczenia lub umieszczenia jej bliżej potencjalnych użytkowników.
Zaawansowane możliwości aplikacji, jak: terminarze, grupy dyskusyjne, serwis wiadomości, tworzenie biuletynów, współużytkowanie plików, uaktualnianie dokumentów, elektroniczny obieg dokumentów.
Korzystanie z systemów zabezpieczeń w celu identyfikacji użytkowników i autoryzacji dokumentów.
Możliwość tworzenia i wspomagania pracy zespołów użytkowników.
Programy te maja oczywiście nie tylko wiele możliwości, lecz także swoje ograniczenia. Przeglądarki WWW nie pozwalają na wykorzystanie pewnych właściwości użytkowych takich systemów operacyjnych jak Windows, czy Macintosh. Należą do nich: przenoszenie obiektów poprzez "przeciąganie" (drag-and-drop), wykorzystanie prawego klawisza myszy, budowa własnych menu, itp. Również administratorzy, szczególnie zainteresowani systemem ochrony i stabilności aplikacji, wybiorą raczej jeden z omówionych wcześniej systemów.
• MICROSOFT EPM (Enterpries Project Management)
Wyraźny obraz przedsiębiorstwa
Pakiet Microsoft EPM daje wgląd w różnorodność zadań wykonywanych w przedsiębiorstwie, pozwalając na lepsze analizy i podejmowanie trafniejszych decyzji. Pakiet EPM umożliwia:
• Monitorowanie spójnych wskaźników kondycji przedsiębiorstwa za pomocą dostosowywalnego widoku karty wyników wszystkich projektów, umożliwiającego wyświetlanie informacji szczegółowych, gdy zajdzie taka potrzeba.
• Ocenianie i modelowanie harmonogramów, zasobów i danych dotyczących kosztów szacowanych według okresów lub projektów w celu ustalenia tendencji i rozwiązania ewentualnych problemów.
• Integrowanie widoków serwera Project Server z widokiem pulpitu nawigacyjnego, udostępniającym wszystkie krytyczne dane biznesowe.
• Zestawianie aktualnych informacji dotyczących portfela zadań dzięki lepszej integracji istniejących systemów przy użyciu standardu Extensible Markup Language (XML).
Zarządzanie pracą
Pakiet EPM usprawnia zarządzanie pracą, ustalanie powtarzalnych procesów i optymalizowanie zasobów w całej organizacji, pozwalając na obniżenie kosztów, podniesienie jakości i skrócenie czasu wprowadzania na rynek nowych produktów bądź usług. Pakiet EPM umożliwia:
• Efektywne przypisywanie osób do projektów oraz śledzenie i zarządzanie w obrębie całej organizacji przy użyciu narzędzi przypisywania zasobów na podstawie umiejętności i kwalifikacji.
• Zagwarantowanie, że organizacja dysponuje odpowiednimi osobami i możliwościami, by realizować przyszłe projekty.
• Usprawnianie zarządzania projektami przez ustalanie standardów i metod działania na potrzeby całej organizacji.
• Ustalanie procesów i reguł dotyczących sporządzania raportów dotyczących projektów oraz zatwierdzania godzin poświęcanych na realizację projektów w celu zapewnienia dokładności danych.
Współpraca
Pakiet EPM usprawnia udostępnianie i koordynowanie informacji, ułatwiając członkom zespołu uczestniczenie w projektach, opracowywanie raportów z postępu prac i wspólną pracę nad realizacją projektów. Pakiet EPM umożliwia:
• Ograniczanie nakładu pracy administracyjnej, przy zachowaniu ścisłej zgodności z harmonogramami i budżetami projektów, dzięki integracji funkcji raportów godzin opartych na sieci Web i Kalendarza programu Outlook.
• Usprawnienie koordynacji pracy członków zespołów dzięki wykorzystaniu portali i zautomatyzowanych powiadomień w celu zwiększenia wydajności i efektywności pracy.
• Centralne przechowywanie, łączenie i udostępnianie informacji, takich jak dokumenty czy problemy i czynniki ryzyka związane z planami dotyczącymi projektu.
• Efektywną współpracę dzięki możliwościom zarządzania dokumentami, takimi jak ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie oraz przechowywanie wersji, oferowanym w wyniku integracji serwera Project Server 2003 z programem Windows SharePoint Services.
KONTROLA REALIZACJI PROJEKTÓW METODĄ EARNED VALUE
Rozwiązanie Microsoft Project & PROJEKT+ pozwala na budżetowanie projektów metodą Earned Value, która stanowi zachodni standard zarządzania projektami. Zarządzanie projektem metodą Earned Value pozwala wszystkim udziałowcom projektu (inwestor, właściciele i akcjonariusze, sponsorzy projektu, instytucje finansowe, project manager i zespół projektowy, wykonawcy i kooperanci) na kompleksową kontrolę realizacji kontraktu w aspekcie rzeczowym, czasowym i kosztowym.
Dzięki pełnej integracji informacji o wykonanym zakresie prac, terminach ich realizacji i poniesionych kosztach, można na bieżąco analizować wykonanie budżetu projektu (BCWS - Planowany Koszt Planowanej Pracy, ACWP - Rzeczywisty Koszt Wykonanej Pracy, BCWP - Planowany Koszt Wykonanej Pracy) i identyfikować szczegółowo i obiektywnie wielkość i przyczyny odchyleń.
Odchylenia w realizacji planowanego budżetu projektu są dekomponowane na odchylenie spowodowane niewykonaniem planowanego zakresu prac (SV Odchylenie Harmonogramu) i odchylenie wynikające z realizacji prac po kosztach większych niż przyjęte w budżecie (CV - Odchylenie Kosztu). Odpowiednie wskaźniki pozwalają w każdej fazie projektu ocenić aktualną wydajność projektu oraz możliwość zrealizowania projektu w planowanym zakresie, w planowanym terminie i w ramach uzgodnionego budżetu.
W krajach zachodnich przystąpienie do realizacji "dużych" kontraktów, programów agencji rządowych i programów międzynarodowych, wymaga spełnienia wymogów standardu Earned Value.