Wdrażanie SOP

1. PRZYGOTOWANIE I WDRAŻANIE SOP


Ocenianie pracowników powinno być traktowane jako jeden z najważniejszych składników polityki i gospodarki kadrami. Przeprowadzenie oceny rzetelnie i zgodnie z założeniami oraz w sposób jawny i otwarty przyczyni się do rozwoju umiejętności
i zdolności pracowników, a także zachęci do podjęcia większej odpowiedzialności za własną karierę zawodową.
Celem oceny jest stwierdzenie przydatności urzędnika do pracy na zajmowanym stanowisku pracy oraz stworzenie podstawy do doboru kandydatów na poszczególne stanowiska, a zwłaszcza na wyższe służbowe oraz kandydatów do awansów i wyróżnień. Ocena ma służyć również do określenia potrzeb szkoleniowych pracowników zatrudnionych w frmie.



2. PRZYGOTOWANIE I OKREŚLENIE ZASADNICZYCH CELÓW ORAZ
FUNKCJI SYSTEMU


Ocenianie pracowników powinno być traktowane jako jeden z najważniejszych składników polityki i gospodarki kadrami. Przeprowadzenie oceny rzetelnie i zgodnie
z założeniami oraz w sposób jawny i otwarty przyczyni się do rozwoju umiejętności
i zdolności pracowników, a także zachęci do podjęcia większej odpowiedzialności za własną karierę zawodową.
Celem oceny jest stwierdzenie przydatności urzędnika do pracy na zajmowanym stanowisku pracy oraz stworzenie podstawy do doboru kandydatów na poszczególne stanowiska,
a zwłaszcza na wyższe służbowe oraz kandydatów do awansów i wyróżnień. Ocena ma służyć również do określenia potrzeb szkoleniowych pracowników zatrudnionych w firmie.
Celami Okresowego Systemu Oceny Pracy Pracowników są:

· zobiektywizowanie kryteriów oceny pracowników,
· poznanie możliwości pracowników,
· stworzenie lepszych warunków racjonalnej gospodarki kadrami,
· zaspakajanie potrzeb pracowników bycia ocenianym,
· określenie mocnych i słabych stron pracownika,
· stymulowanie indywidualnego rozwoju pracownika,
· ustalenie działań zmierzających do usunięcia postaw / zachowań pracownika sprzecznych z celami organizacji,
· uzyskanie wiedzy na temat samorealizacji zawodowej pracownika,
· efektywne wykorzystanie wiedzy i umiejętności pracownika,
· poprawa warunków pracy,
· ocena ......................efektów pracy w.........................................
W omawianym urzędzie pracy Okresowy System Oceny Pracy Pracowników pełni dwie zasadnicze funkcje:
rozwojową wspomagającą rozwój zawodowy pracowników,
administracyjną:
– określającą pozycję pracownika w organizacji
– wspomagającą proces podejmowania decyzji kadrowych.







3. Narzędzia oceny

1. Podstawowym narzędziem oceny pracy pracowników jest Arkusz Oceny Pracy zwany dalej Arkuszem. Ustala się dwa wzory Arkusza: dla pracowników nie kierujących komórką organizacyjną bądź nie zajmujących samodzielnego stanowiska pracy (załącznik nr 1- druk A i A1), dla pracowników kierujących komórka organizacyjną bądź zajmujących samodzielne stanowiska pracy ( załącznik nr 2 – druk B i B1).
2. Każda z oceniających grup pracowników posiada opracowane kryteria kompetencji uwzględniające specyfikę realizowanych zadań. Definicje poszczególnych kompetencji określono za pomocą opisu cech oraz zachowań niezbędnych i pożądanych na danym stanowisku pracy (załącznik nr 3).
3. Dodatkowym narzędziem oceny jest rozmowa przełożonego z pracownikiem. Jest ona wynikiem analizy przeprowadzonej na podstawie Arkusza Oceny Pracy i wniosków stąd płynących. Zasadniczym celem rozmowy jest ocena pracy pracownika z jednoczesnym omówieniem jego mocnych i słabych stron.
pracownicy zatrudnieni przez okres minimum 6 miesięcy podlegają ocenie na podstawie Arkusz Oceny Pracy oraz rozmowy przeprowadzonej z przełożonym;
pracownicy o stażu pracy krótszym niż 6 miesięcy oceniani są wyłącznie na podstawie rozmowy przeprowadzonej z przełożonym zgodnie z pkt. 1Ppkt. 3 zadanie 3 rozdz.II.
3.Ocenę przeprowadza się raz w roku, nie później niż do końca I kwartału.


4. PROCES OCENY


1. Przełożony przekazuje pracownikowi Arkusz wraz z opisami kompetencji i skali ocen z żądaniem jego wypełnienia. Otrzymanie Arkusza przez pracownika wiąże się
z koniecznością przygotowania się do rozmowy z przełożonym. Termin rozmowy powinien zostać uzgodniony przez strony nie wcześniej jednak niż po 3 dniach od przekazania Arkusza pracownikowi. Przełożony do oceny pracownika dysponuje takim samym Arkuszem.
2. Pracownik ocenia w Arkuszu swoją pracę i postawę w organizacji
3. Pracodawca ocenia w Arkuszu pracę pracownika i jego postawę w organizacji
4. Na 2 dni przed wyznaczonym terminem rozmowy pracownik ma obowiązek złożyć swój Arkusz przełożonemu celem analizy
5. Przełożony ocenia pracę pracownika pod kątem wszystkich kryteriów zawartych
w Arkuszu oraz wniosków wypracowanych w czasie oceny przeprowadzonej w latach poprzednich.


5. SPOSÓB OCENY

· Ustala się następującą procedurę dokonywania oceny:
1) oceniający i oceniany dokonują oceny poprzez zaznaczenie odpowiedniego poziomu
w 5 punktowej skali ocen
2) Kierownik, w porozumieniu z Kierownikami Wydziałów, określa dla poszczególnych stanowisk odpowiednie „wagi” kompetencji
3)uzyskany wynik punktowy w poszczególnych „wagach kompetencji” jest iloczynem oceny i „wagi”
4)ogólna ocena pracownika stanowi sumę poszczególnych kompetencji.
· Zasady prowadzenia rozmowy z pracownikiem:
1)rozmowa powinna trwać nie krócej niż 30 minut
2)rozmowa ma w wyczerpujący sposób omówić wyniki analizy płynące z treści Arkuszy wypełnionych osobno przez pracownika i przełożonego
3)przełożony przedstawia swoje wnioski co do informacji zawartych w Arkuszu pracownika i odnosi je do swoich uwag zapisanych przez siebie w swoim Arkuszu dotyczącym pracownika
4)rozmowa kończy się wnioskami i ustaleniami zapisanymi w Arkuszu
5)pracownik i przełożony składają podpisy, potwierdzające zapoznanie się z przyjętymi ustaleniami i wnioskami.
· W wyniku przeprowadzonej oceny Arkusza oraz rozmowy z przełożonym pracownik powinien m. in. :
1)poznać swoje mocne i słabe strony w organizacji
2)określić swoje możliwości rozwoju zawodowego
3)poznać oczekiwania przełożonego co do konieczności zniwelowania swoich słabych stron oraz roli jaką ma pełnić w funkcjonowaniu urzędu w przyszłości.
Wyżej wymienione wnioski powinny zostać zapisane w Arkuszu opracowanym przez przełożonego w rubryce „Ocena pracownika”.
3.6.4.Odwołania
1. Od wyników oceny dokonanej przez przełożonego pracownikowi przysługuje odwołanie do Kierownikaw ciągu 3 dni od daty przeprowadzenia rozmowy oceniającej.
2. Odwołanie składa się na ręce Kierownika w formie pisemnej ze szczegółowym opisaniem kwestii rozbieżnych.
3 Kierownika przeprowadza rozmowę wyjaśniającą z pracownikiem odwołującym się od wyników oceny oraz oceniającym go przełożonym, z czego sporządzona jest notatka służbowa.
4. Odwołanie rozstrzyga Kierownik.
5. Na rozstrzygnięcie odwołania Kierownik ma 14 dni licząc od dnia jego złożenia. Swoje ostateczne stanowisko Kierownik przekazuje na piśmie pracownikowi składającemu odwołanie oraz oceniającemu go przełożonemu.

i. UWAGI KOŃCOWE

1)Każdy pracownik zatrudniony w firmie „Yoo” ma obowiązek zapoznać się z funkcjonującym w urzędzie Okresowym Systemem Oceny Pracy Pracowników i Regulaminem OSOPP.
2)W przypadku zmiany stanowiska pracy, bezpośredni przełożony ma obowiązek poinformować pracownika o kryteriach oceny jego pracy.
3)Arkusze wypełnione przez pracownika oraz jego przełożonego są załączone do akt osobowych ocenianego pracownika.
4)Dostęp do Arkuszy oraz innych materiałów powstałych w procesie oceny pracy pracownika posiadają: Kierownik Urzędu, Zastępca Kierownika Urzędu, Kierownik Wydziału Organizacyjno – Prawnego oraz specjalista ds. Kadrowych.
5)Koordynatorem OSOPP jest specjalista ds. Kadrowych.


b. PRZYGOTOWANIE DO ROZMOWY OCENIAJĄCEJ


Bardzo ważnym elementem a nawet najważniejszym jest dialog/rozmowa przełożonego
z pracownikiem. Formularze oceny najlepiej nawet skonstruowane pełnić mogą rolę pomocniczą. Spokojnie można stwierdzić , że nie przygotowanie się do roli oceniającego może zniweczyć całkowicie dobrze opracowane procedury i kwestionariusze, podczas gdy niedoskonały arkusz nie jest przeszkodą w dokonaniu prawidłowej oceny przez dobrze przygotowanego i rozumiejącego swoje obowiązki przełożonego.
Prowadzenie rozmów oceniających jest niewątpliwie trudną umiejętnością, której należy poświęcić najwięcej uwagi w trakcie szkoleń kadry kierowniczej, poprzedzającej wprowadzenie systemu ocen okresowych.