Znaczenie estetyki i profesjonalności w tworzeniu dokumentów aplikacyjnych

Jeśli zdarzy się w naszym życiu tak, że stracimy pracę i jesteśmy zmuszeni poszukać nowej to wtedy pierwszym kluczem do drzwi pracodawcy jest nasz życiorys. Zwykle uważamy, że jest on potrzebny tylko w pierwszym etapie poszukiwania pracy jako element tzw. aplikacji czyli zestawu dokumentów , które należy przedłożyć pracodawcy ubiegając się o pracę. Jednakże szukając pracy powinniśmy mieć zawsze swoje dokumenty przy sobie, ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy nadarzy się okazja złożenia dokumentów( a wiedzmy, że przeciętna ilość złożonych dokumentów do otrzymania zaproszenia na rozmowę-to dziś nawet proporcja 100/1).
Rozpoczynając pisanie swojego życiorysu trzeba pamiętać o tym, że przystępujemy do ostrej rywalizacji z grupą ludzi być może lepszych od nas, bądź lepiej wykształconych lub z większym doświadczeniem zawodowym. Najczęściej zdarza się tak , że do jednego stanowiska startuje po kilkadziesiąt lub kilkaset osób i trzeba tak siebie zareklamować by nasz przyszły pracodawca właśnie nas wybrał. Dlatego też nasze dokumenty muszą zawierać ścisłe informacje (zgodne z prawdą, nigdy nie wiadomo czy nie zrobią nam testu na zgodność napisanych w dokumentach zdobytych doświadczeń) na temat naszej wiedzy i umiejętności. Nasze dokumenty muszą być na tyle interesujące, by przy pierwszym przeglądaniu (które pracodawca traktuje jak nieciekawą lekturę) przyszły pracodawca zapałał chęcią bliższego poznania nas.

Przejdźmy dalej-istnieją dwa podstawowe typy życiorysów - pierwszy kładzie nacisk na listę zajmowanych wcześniej stanowisk, ukończonych szkół i zdobytych kwalifikacji w porządku odwróconym od końca tj. życiorys chronologiczny. Drugi zaś to życiorys funkcjonalny, który kładzie nacisk na osiągnięcia, dorobek zawodowy i doświadczenia kandydata.
Właściwie przygotowany życiorys powinien składać się z pięciu podstawowych części:
a) dane osobowe- trzeba podać imię i nazwisko, adres i numer telefonu kontaktowego,
b) wykształcenie- trzeba wymienić ukończone szkoły i jakie dały one nam tytuły( nie podajemy nigdy szkoły podstawowej) łącznie z latami w jakich to miało miejsce; nigdy nie piszemy nazw szkół w skrócie. Piszemy w porządku chronologicznym od końca, czyli zaczynamy od dnia obecnego,
c) Doświadczenia zawodowe- zawieramy tam informacje o dotychczas wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach łącznie z obowiązkami jakie mieliśmy przydzielone i okresy zatrudnienia również chronologicznie; od końca,
d) Dodatkowe umiejętności i kwalifikacje- nie należy wymieniać w tym miejscu wszystkich ukończonych kursów , szkoleń czy certyfikatów- tylko te które są potrzebne do sprawdzenia swoich możliwości na danym stanowisku i w oczach pracodawcy możemy udowodnić kompetencje do zajmowanego stanowiska o które się ubiegamy (możliwie mogą być poparte przykładami),
e) Zainteresowania i referencje- z tą częścią należy najbardziej uważać gdyż można tam wymienić, np. że lubimy czytać literaturę a w rzeczywistości nie przeczytaliśmy wielu książek; lub lubimy podróże a w rzeczywistości bardziej o nich marzymy niż naprawdę zwiedzamy i podróżujemy. Lepiej podać informację, że zainteresowania i referencje „na życzenie” przy pierwszej rozmowie.

Oprócz przejrzystości treści pamiętajmy o charakterze naszego pisma (dziś preferowane wydruki komputerowe) choć na wyraźne życzenie w ogłoszeniu może być informacja o napisaniu życiorysu odręcznie- wtedy należy to uwzględnić. Na pewno zadecyduje estetyka wykonania pisma. Dokument musi być przejrzysty, klarowny bez dodatkowych ozdobników. Znaczenie będzie miał papier użyty i charakter pisma lub zdolność pisania w edytorze tekstów. Musimy również zapamiętać aby pismo nie miało charakteru uniwersalnego do wielu firm, tylko musi sprawiać wrażenie, że jest napisany właśnie do tej Firmy na dane ogłoszenie.
Pamiętajmy osoby wyznaczone w firmie do czytania ogłoszeń aplikacyjnych mają „wyczulone zmysły” na pisma jednego na „wszystkie okazje”.

Następnym, drugim ważnym dokumentem który trzeba dołączyć do składanych papierów o pracę jest LIST MOTYWACYJNY. List taki musi być zatytułowany do danej firmy, która daje ogłoszenie o pracę, w nagłówku z lewej strony nasze dane. List motywacyjny składa się mniej więcej z czterech części :
· Rozpoczęcie pisma czyli skierowanie do osoby przeprowadzającej selekcję, zdanie wprowadzające do przeczytanego ogłoszenia,
· Zdania wprowadzające- ich treść zależy od charakteru listu tzn. czy staramy się o konkretne stanowisko czy też przedstawiamy ogólnie swoją kandydaturę. W prostych i krótkich zdaniach należy sprecyzować cel naszego listu i źródło pochodzenia informacji o możliwości zatrudnienia,
· Kilka zdań w postaci akapitów, wskazane jest odniesienie się do stanowiska o które się ubiegamy. Opisując swoje mocne strony należy przekonać czytającego ,że posiadane umiejętności i doświadczenie odpowiadają wymaganiom stawianym na danym stanowisku pracy. Można to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z własnymi kwalifikacjami. Jeżeli list nie dotyczy konkretnego stanowiska należy skupić się na kwalifikacjach, które potencjalnie mogą okazać się istotne dla pracodawcy, np. interpretując określone fragmenty swojego życiorysu. Można też podkreślić swoje zainteresowanie daną firmą i dalsze plany zawodowe. W liście powinny znaleźć się również informacje o naszych cechach osobowych. Uzasadniając swoją kandydaturę można podkreślić potencjalne korzyści dla pracodawcy po zatrudnieniu nas.
· Zakończenie, po przedstawieniu swojej kandydatury należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Można też podać telefony i preferowane godziny kontaktu.

Pod Listem Motywacyjnym należy wpisać zwrot grzecznościowy i podpisać się własnoręcznie.