Organizacja i techniki pracy biurowej

ORGANIZACJA I TECHNIKI PRACY BIUROWEJ
1. Pojęcie organizacji i techniki pracy biurowej.
2. Dokumenty określające organizację pracy (organizacja pracy: potwierdza, ułatwia).
3. Tworzenie i obieg dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w zależności od rodzaju administracji.
4. Determinanty dobrej organizacji pracy biurowej (determinant - wskaźnik).
5. Techniki pracy biurowej jako narzędzia i metodyka jej stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy.
6. Techniki komunikacji międzyludzkiej i ich znaczenie w procesie organizacji pracy.
7. Archiwizacja dokumentowanie pracy.
8. Motywacja i dokumentowanie własnej pracy.

POJĘCIA
URZĄD ADMINISTRACYJNY – (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym, oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne ’ przydać ’ dać w używanie środków materialnych ’ do realizacji i do wykonywania zadań).
Urzędem administracyjnym jest:
Urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod innymi nazwami np. biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).

Od organu administracyjnego urząd ODRÓZNIA SIĘ tym, że nie posiada własnych kompetencji, lecz wykonuje kompetencje „cudze” nie należące do organu administracyjnego.
Szczegółowe przygotowanie dokumentacji określające informacje, strukturę i zasady funkcjonowania, regulaminy, instrukcje, plany krótko i długoterminowe pracy. Sprawozdawczość, zasady finansowania, zatrudniania i wynagradzania pracowników – zależy od rodzaju administracji i zakresu jej działania.

ORGANIZACJA PRACY – jest to ciągły proces mający na celu utrzymanie sprawności, realizującą funkcję określonej jednostki administracyjnej lub zakładu pracy (napiszemy regulamin, obsadzimy stanowiska itp.).

TECHNIKI PRACY W ORGANIZACJI – narzędzia i metodyka ich stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy
(dobry proces organizacji
dobry proces realizacji).

DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY
1. Ustawy – jako dokumenty wyższego rzędu.
2. Zarządzenia – wydawane przez ministrów. Archiwizowane są wszystkie. Jest poleceniem i ma skutki prawne. Wykonuje się je wprost.
3. Statuty – wydaje je organ założycielski. Nadaje konkretne prawa i obowiązki. W administracji nie trzeba wydawać statutu – są określone w ustawach.
4. Plany pracy krótko i długoterminowe – …
5. Regulaminy pracy – oparte na kodeksie pracy.
6. Polecenia –
· pisemne
· ustne – (polecenie ustne potwierdzone dwustronnie jest ważne).

CZYNNIKI WARUNKUJĄCE ORGANIZCJĘ PRACY I PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW
1. Rodzaje administracji:
PUBLICZNE – to organy administracji publicznej posiadające prawo wykonywania czynności w celu zaspakajania potrzeb zbiorowych i realizacji i realizacji celów o charakterze publicznym (zaspakajanie potrzeb zbiorowych – np. układ zbiorowy zaspakaja potrzeby zbiorowe).
PRYWATNA – (jest to administracja europejska) jest prowadzona przez jednostkę w związku z jej własnymi sprawami oraz sprawami osób trzecich.
Kryterium różnicowania administracji publicznej i niepublicznej jest więc kryterium – kto i w czyim celu działa!
ŚWIADCZONA – ma na celu poprawę życia obywateli poprzez bezpośrednie wsparcie finansowe i rzeczowe (pomoc socjalna) lub poprzez urządzenia publiczne (sztaby, szpitale itp.), pomoc społeczna i udzielanie informacji, świadczenia subwencji i dotacji, infrastruktura komunalna (drogi, place, parki itp.), przydział lokali mieszkalnych itp.

AKTY ADMINISTRACYJNE – jest to dowód działania organu lub osoby w jego imieniu:
- Decyzje – obejmuje całą merytoryczną część dotyczącą danego problemu. Wydawana jest na podstawie przepisów. Musi być dodatkowe uzasadnienie tej decyzji. O zamiarze podjęcia decyzji osoba zainteresowana musi być powiadomiona.
- Zezwolenia – różnica między decyzja a zezwoleniem; zezwolenie – wydawane jest też na podstawie przepisów, ALE jest to jednorazowa czynność.
- Koncesje – jest upoważnieniem dla zainteresowanego; np. koncesja na sprzedaż alkoholu.
- Ugody – musi zawierać podstawy prawne. Może być: krótko i długofalowa, pisemna, ustna.
- Związki komunalne – (związki gmin) – powoływane są do realizacji pewnego celu np. wodociągi, drogi, szkoły, przedszkola. Mają własną (oddzielną) dokumentację.
} W administracji nie może być zakazu podejmowania decyzji. Np. zakaz palenia papierosów w urzędzie ’ musi być oznaczone i udokumentowane.

- rozkaz –
- nakaz –


- Postanowienie – jest aktem administracyjnym – rygorystycznym w realizacji. Tworzymy dokumentację. Organ administracyjny ma prawo go wydawać.
- Porozumienie – jest wynikiem pewnej formy negocjacji.


ORGANIZACJA PRACY - CZYNNIKI
CZYNNIKI DETERMINUJĄCE ORGANIZACJE PRACY
1. Statut jednostki administracyjnej – nie wszędzie statuty są.
2. Regulamin organizacyjny – jest podstawowym wewnętrznym dokumentem. Jest własnością danej jednostki organizacyjnej. Wprowadzany w życie samodzielnie przez jednostkę. Na jego podstawie ustala się strukturę „obieg” dokumentów, obsadę kadrową, zakres i uprawnienia podejmowania decyzji, sprawozdawczość, archiwizację (organizację archiwum) (instrukcja – oddzielny przepis).
3. Struktura zarządzania – wynika z regulaminu organizacyjnego:
· Piony – powoływane są w „większych” administracjach zajmujących się różnymi sprawami; np. pion oświaty, ochrony zdrowia. Zarządzane przez upoważnioną osobę (np. zastępcy burmistrza ’ każdemu przydziela się określone piony, …).
· Wydziały – mają najczęściej uprawnienia do podejmowania decyzji. Na czele stoją dyrektorzy (naczelnicy). Decyzje mogą być wydawane TYLKO z upoważnienia np. prezydenta.
· Działy – wydziały mogą być podzielone na działy ’ są jednostkami i mają mniejszą strukturę. Nie mają prawa do podejmowania decyzji. Zajmują się przygotowaniem dokumentów.
· Sekcje – są mniejsze – dochodzą tam dokumenty – monosprawy. Są reprezentacyjne, powoływane do rozwiązywania konkretnych spraw.
· Samodzielne stanowiska – nie muszą być jednoosobowe.
4. Regulaminy wydziałowe – opracowywane na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Jest dokumentem wewnętrznym wprowadzanym zarządzeniem przez dyrektorów. Obejmują:
· obsada kadrowa,
· organizację przepływu dokumentów,
· organizację obsługi petentów,
· organizację pracy poszczególnych stanowisk,
· predyspozycje i umiejętności zatrudnionych (co się wymaga od pracownika na danym stanowisku pracy),
· mierników efektywności pracy (ocena pracy ’ powinna być zawarta w regulaminie pracy ’ co posłuży do oceny pracownika).


SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY

Pojęcia:
Dokument – jest to potwierdzenie tożsamości sprawy. Dotyczy jednego podmiotu.
Dokumentacja – informacja o podmiocie. Wszystko co jest związane z podmiotem.
Plik dokumentów
Akta sprawy – jest to pojęcie sądownicze, może wynikać z postępowania administracyjnego i sądowego. A sąd w danej sprawie jest podmiotem.

DOKUMENTY I DOKUMENTACJĘ SPORZĄDZAMY
1. wg instrukcji – czyli przepisu na sporządzenie dokumentacji i dokumentów. Może to być instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów, archiwizacji itp. Najczęściej sporządzane są na drukach zawierających treść do uzupełnienia, ALE nie wszystkie.
2. wg regulaminów i zakresu współpracy stanowisk.
3. dokumenty wewnętrzne
informacyjne - są to takie dokumenty, które służą danej instytucji i nie wychodzą na zewnątrz ’ sporządzane na wewnętrzne potrzeby. Służą do przekazywania różnego rodzaju informacji. Do informowania nie trzeba mieć uprawnień jeśli stanowisko nie jest utajnione. Służy także do przekazywania informacji między sobą,
· sprawozdawcze – np. sprawozdanie z kondycji finansowej,
· finansowe – to dokumenty dotyczące skutków finansowania, przychodów i rozchodów danej instytucji,
· zarządzenia – wydawany jest przez upoważnionego kierownika; np. zarządzenie, że takie i takie soboty są wolne od pracy lub zarządzenie mówiące o zakazie palenia papierosów w takich a takich miejscach. W dużych jednostkach administracyjnych – prawo do wydawania zarządzeń mają dyrektorzy pionów,…
· kadrowe – dotyczą decyzji kadrowych, listy płac, urlopów, zwolnień lekarskich n upakowane są w teczkach kadrowych.
Archiwizowane są dokumenty:
- zarządzenia,
- dokumenty kadrowe.
MOŻNA archiwizować dokumenty finansowe na krótki okres czasu, max. 5 lat, chyba że wynika z potrzeby archiwizowania dłużej.
Pozostałe można zniszczyć po zakończeniu używania; za wyjątkiem kiedy wiadomości znajdują się w sieci komputerowej a usunięcie tych informacji mogłoby zniszczyć inne dokumenty,
4. dokumenty zewnętrzne
decyzje – np. przedłużenie badania technicznego w dowodzie rejestracyjnym, (decyzja) ponieważ wydawana jest w imieniu np. starosty; podstemplowanie legitymacji studenckiej, (decyzja) ponieważ daje nam uprawnienia do korzystania z ulg,
porozumienia - w wyniku porozumienia podpisywana jest umowa między stronami. Mogą dotyczyć np. pomocy charytatywnej. Mogą skutkować przez kilka lat. Są podpisywane między organizacjami,
umowy
negocjacje – wszystkie przetargi to rodzaj negocjacji,
świadczenia – np. Powiatowy Urząd Pracy n świadczenia. Wszystkie świadczenia są obligatoryjne.
zobowiązania – określone w czasie, wysokości zobowiązania, metodyką,
informacje – np. komunikat – dokument zewnętrzny obligatoryjny,
wystąpienia – rzadkie. Występują jako dokument w sprawie, np. dyrektor występuje mówiąc pracownikom o podwyżkach.
5. dokumenty archiwalne – są szczegółowo określone przez instrukcję archiwalną.


DETERMINANTY DOBREJ ORAGANIZACJI PRACY BIUROWEJ
1. Podział zadań i odpowiedzialności – (zadania a funkcja w organizacji) podawane są w regulaminach wydziałowych lub organizacyjnych.
2. Kompetencje – nie oznaczają to samo co uprawnienia, ale wiedzę w sprawowaniu funkcji, kompetencje – właściwości ‘ właściwość należne przyporządkowanie zadań w kompetencjach n właściwy człowiek na właściwym stanowisku.
a. kierownicze,
b. pracownicze.
3. Sprawne podejmowanie decyzji
a. organizacyjnych,
b. kadrowych – dotyczą spraw kadrowych,
c. administracyjnych – dotyczy obywateli i ich problemów.

Decyzja administracyjna – to rozstrzygniecie organu administracji publicznej wydane po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego i kończące postępowanie w danej instytucji.

Determinanty dobrej organizacji pracy
obieg dokumentów – instrukcja kancelaryjna,
obieg dokumentów finansowych – instrukcja obiegu, dotyczy przede wszystkim kierowników,
zasady finansowania, udziału w budżecie, działów, wydziałów, stanowisk samodzielnych, udział w tworzeniu budżetu w/wymienionych ,
prawidłowość symboliki stosowanej w korespondencji,
opis korespondencji – wskazanie kto i jak?

ZAKŁADANIE TECZEK RZECZOWYCH
Do założenia teczek niezbędna jest:
instrukcja kancelaryjna – symbolika jaka powinna być opisana,
jednolity rzeczowy wykaz akt - stanowi rzeczową i archiwalną klasyfikacje akt powstających w toku działania urzędu. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym. Zawiera symbole i hasła klasyfikacyjne spraw oraz oznaczenia kategorii archiwalnej akt,
statut i regulamin organizacyjny urzędu,
spis spraw.
Zakładanie teczek rzeczowych zgodnie z oznaczeniem jednolitego rzeczowego wykazu akt służy zapewnienie jednolitego ewidencjonowania spraw we wszystkich urzędach w całym kraju, np. teczka rzeczowa pt. „regulamin pracy” powinna mieć w każdym urzędzie jednakowy symbol klasyfikacyjny, czyli tytuł 1012, hasło klasyfikacyjne, czyli tytuł teczki oraz kategorię archiwalną w jednostce macierzystej (A), w tych jednostkach (BC).

Przykładowy znak teczki

OR – I – 1012/1/02

OR – symbol wydziału (zgodna z instrukcją lub statutem);
I – samodzielne czy wydzielone stanowisko pracy;
1012 – symbol liczbowej grupy klasyfikacyjnej;
1 – numer kolejnej sprawy;
02 – rok kalendarzowy.


REGULAMIN ORGANIZACYJNY
jest najważniejszym dokumentem w organizacji pracy, ponieważ zawiera strukturę wykonywania organizacji pracy. Jest to dokument wewnętrzny i służy danej organizacji, w której powstał. Wprowadzany jest zarządzeniem, który może być wydany tylko przez szefa danej organizacji (kierownik, dyrektor, prezes). Bez regulaminu organizacyjnego nie ma możliwości zorganizowania stanowisk pracy.

Regulamin organizacyjny
I Postanowienia ogólne i wstępne.
Regulamin organizacyjny określa:
1. Zasady kierowania urzędem – zawiera proambułę – zasady kierowania urzędem; np. urzędem kieruje burmistrz – i są zawarte obowiązki burmistrza: kierowanie posiedzeniami zarządu, podejmowanie decyzji administracyjnych itp.
2. Zasady i tryb postępowania, opracowywania i wydawania aktów prawnych – kto i na jakiej podstawie, jakie wydaje dokumenty w urzędzie? Kto ma prawo ma prawo wydawać decyzje (dyrektor, wójt, burmistrz, prezydent, starosta), np. dyrektor wydziału działa z upoważnienia burmistrza; zastępca burmistrza … Jakie pieczęcie są stosowane ’ w regulaminie organizacyjnym powinny być odbite wzory pieczęci, które obowiązują. Dotyczy dokumentów: wewnętrznych, zewnętrznych, archiwalnych; podział na dokumenty w odpowiedniej symbolice. Z zasad tych wynika zakres obowiązków dla poszczególnych pracowników.
3. Zasady planowania pracy – jest to określenie treści zadań, które są do wykonania w danej jednostce czasu. Są ściśle określone odpowiednimi przepisami. (Polecenie służbowe ’ nie ma!!! Bezprawnymi są stwierdzenia: szef ma prawo do wydawania poleceń służbowych czy też szef ma prawo do przymuszenia…).
4. Zasady podpisywania pism i decyzji – kto ma jakie prawa do podpisywania określonych dokumentów. Dokument podpisany przez niewłaściwą osobę traci moc z chwilą stwierdzenia.
Decyzję podpisuje szef. Decyzje administracyjne są ważne, są równoznaczne z wyrokiem sądu. od decyzji i wyroku sądu można się dowołać. Podjęta decyzja musi być przesłana do wszystkich zainteresowanych stron; zawiera: uzasadnienie, strony, klauzule prawne, proambyłę prawną.…
5. Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw obywateli w urzędzie – regulamin organizacyjny musi określać – kto i w jakim zakresie pracuje z petentem. Z regulaminu organizacyjnego wynika ścieżka krytyczna petenta lub ścieżka krytyczna dokumentu (drogę dokumentu).
Regulamin organizacyjny nie jest dokumentem tajnym!!!
6. Organizacje wewnętrzną urzędu – powinna być przejrzysta, klarowna, czytelna (np. tablice informacyjne). Stanowiska (nazewnictwo) powinny być dla petentów czytelne.
7. Organizację działalności kontrolnej – kontrola:
- zewnętrzna – urząd skarbowy, NIK,
- wewnętrzna – może być powołana specjalna komórka do sprawowania kontroli.
Zadaniem kontroli jest określenie stanu na dany czas (datę), oraz zaproponowanie poprawy (czas i metody poprawy). O tym kto ma prawo do kontroli powinno być określone w regulaminie organizacyjnym; może to być instrukcja kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
Audyt – wynik kontroli – określenie stanu aktualnego i zaproponowanie co z tego stanu wynika na przyszłość.
II Szczegółowe określenie podstaw prawnych działania urzędu.
Ustawa o samorządzie gminnym, powiatowym, ustawa oświatowa itp. – na podstawie tych ustaw tworzone są statuty.
Statut – jest regulaminem wewnętrznym wydawanym przez organ prowadzący (istnieję tendencja od odchodzenia od wydawania statutów).
III Urząd jako organ wykonawczy.

Szczegółowe rozpisanie regulaminu na poszczególne , pkt., ppkt., które powinna uwzględniać:
1. Kto kieruje i za pomocą jakich narzędzi pracą urzędu.
2. Strukturę urzędu – działy, wydziały, referaty, samodzielne stanowiska itp., oraz podstawowy zakres ich działania.
3. Obowiązki naczelników, kierowników wydziałów.
4. Określenie w jakim trybie i przez kogo są opracowywane akta prawne ’ kto z kim ustala w jakim zakresie.
5. Zasady przygotowywania i podpisywania decyzji oraz ich wydawania (do przygotowania decyzji mogą być zobligowane różne wydziały, wówczas potrzebna jest współpraca między wydziałami).
6. Jakie i kogo określają plany pracy – kto je przygotowywuje.
7. Zasady rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, tryb załatwiania, terminy realizacyjne, kto i na podstawie jakich aktów prawnych.
8. Organizacja kontroli wewnętrznej:
- kto ma prawo do sprawowania kontroli,
- uprawnienia kontroli,
- dokumenty kontroli,
- wydawanie zaleceń pokontrolnych.

Na czym polega organizacja pracy?
Organizacja pracy – jest to cały SYSTEM, METODYKA (zawiera: przepisy prawa, instrukcje, obowiązki z zakresów pracowniczych).
Najważniejsze:
1) STRUKTURA – regulamin organizacyjny danej jednostki.
2) LUDZIE – za tym wszystkim stoją ludzie (kadry).
3) CZYM ZAJMUJE SIĘ I CZYM BĘDĄ ZAJMOWAĆ SIĘ PRACOWNICY – (misja, wizja, obszar i cele zakładu pracy)
Pozostałe sprawy są sprawami pochodnymi.
PODSUMOWANIE
Organizacja pracy jako proces, metodyka ma na celu stworzenie warunków do realizacji zadań wynikających z funkcji jednostki organizacyjnej.

Budowanie struktury nie należy do zadań samej organizacji, ale do … i administracji europejskiej.

FINAŁ jest jednoznacznie określony ’ wydajność administracji.

Certyfikat – można zdobyć ’ oznacza najbardziej przyjazną administrację dla petenta (pierwszego kontaktu).
Ocena polega na:
- inicjatywie pracowników i władz,
- trzeba stworzyć ścieżkę, tak aby petent mógł łatwo i szybko zorientować się, gdzie ma iść aby załatwić swoją sprawę.

Podstawowym dokumentem przy organizacji pracy jest regulamin organizacyjny (dokument wewnętrzny, wprowadzony zarządzeniem przez kierownika).

PIERWSZY KONTAKT Z URZĘDEM
1. Przejrzysta informacja dla interesantów ’ ścieżka interesanta. Tablica informacyjna urzędu. Punkt informacyjny dla interesantów.
- oznakowanie pokoi – nr pokoju i zawieszka informująca jacy ludzie i co do nich należy ’ wykaz spraw, którymi się zajmują,
- identyfikatory urzędowe – czytelne i przejrzyste ze zdjęciem i nazwiskiem.
Tablica informacyjna – powinny być na niej zawarte te wszystkie informacje, które zawiera regulamin organizacyjny. Powinien określać imiennie kierowników referatów i nr pokoju.
W przypadku, gdy budynek urzędu jest duży (lub mieści się w kilku budynkach), niezbędna jest mapa, która powinna zawierać informacje, w którym budynku jaką sprawę petent może załatwić. W przypadku filii, musi zawierać informacje z podaniem dokładnego adresu i wykazu spraw, które można tam załatwić.
Ścieżka interesanta ’ czyli droga jaką petent musi pokonać aby załatwić swoją sprawę. Może to być droga dokumentów w sprawie klienta ’ on sam nie musi jej pokonywać, ale musi wiedzieć jak dokument będzie szedł.
Czas załatwiania sprawy ’ określony jest w ustawie wg kpa lub może wynikać z przepisów prawa miejscowego (uchwał), z tym że przepisy prawa lokalnego, nie mogą przekraczać terminów prawa kodeksowego czy ustawowego. (uprawomocnienie się decyzji: w prawie europejskim ’ nie występuje takie pojęcie ’ jest to decyzja prawomocna. Informuje się tylko strony sprawy. W Polsce……).
2. Realizacja spraw w urzędzie:
- szybkie załatwienie sprawy,
- bezstronność i profesjonalizm urzędników,
- współdziałanie i sprawny obieg informacji – polega na tym, że jeśli petent do nas przyjdzie, wówczas od początku do końca należy zająć się jego sprawa,
- życzliwość w stosunku do petentów.

ORGANIZACJA PRACY PRACOWNIKOM URZĘDU
Co to jest zorganizowanie stanowiska pracy?
Do czego dane stanowisko pracy jest powołane?
1. Podział kompetencji i obowiązków.
2. Podział decyzyjności i odpowiedzialności.
3. Kierowanie realizacją zadań:
- narady
- kolegia
- zarządy
- rozmowy
- polecenia
4. Nadzór i kontrola:
- prawo do nadzoru
- prawo do kontroli
- audyt kontrolny

Powołanie etatów związane jest z kosztami:
- uposażenie pracy wraz z pochodnymi,- uposażenie w sprzęt (biurka, komputery, szafy itp.),- uzbrojenie prawne (biblioteczka);- materiały piśmienne } Koszty utrzymania 1 człowieka w strukturze
Dobrze zorganizowane stanowisko pracy polega na pewnej strukturze odpowiedzialności, gdzie my jesteśmy w tej strukturze w organizacji pracy.
Ad. 2
Kierowanie ’ pokieruj akcją ’ kierowanie działaniem, które trawa; dotyczy konkretnej sprawy. Jest sposobem na wykonanie.
Zarządzanie ’ zarządź akcją ’ zorganizowanie jakiegoś działania. Jest pojęciem szerszym. Jest metodyką, procesem.
Metoda ’ sposób na realizację.
Metodologia ’ nauka o metodzie.
Narada ’ dopuszcza dyskusję przy rozwiązywaniu sprawy,
Zebranie ’ uzyskanie informacji w sprawie.
Kolegia ’ (colegium) ścisłe grono, kompletne i określone powołane do rozwiązywania konkretnych spraw.
Zarząd ’
Rozmowy ’ indywidualne, zbiorowe, może być dialogiem, zbiorem informacji.
Mówienie Rozmowa } jest informacją w wyniku której może powstać formuła prawna.
Polecenie ’ formuła wykonania nie podlega dyskusji.
ustna ’ musi udowodnić ten kto ją wydał (karno - cywilne). Administracja – „wykonać polecenie przełożonego ‘ bezprawne”
”
zgodnie z prawem ’ pracodawca ma prawo do przydzielenia pracownikowi innej pracy.
Ad. 4
Kontrola ’ określa stan faktyczny na dany czas. Jest kompleksowa. Wynika z instrukcji kontroli. Może być zewnętrzna, wewnętrzna, samokontrola.
Nadzór ’ śledzi przebieg zgodnie z przepisami prawa. Na jej skutek mogą powstać zmiany. Podlega kontroli. Powołuje się go do wybiórczej kontroli.
kontrola ą nadzór
Audyt kontrolny’sprawdzenie ostatecznego stanu. Informuje o stanie i proponuje poprawę.


MOTYWACJA DO PRACY (WG ORGANIZACJI PRACY)
Dobrze zorganizowana praca (stanowisko pracy, dobór kadr) ‘ to determinantem dobrej organizacji pracy.

Motywacja do pracy
- zachęcanie – wywieranie wpływu, inspirowanie, stymulowanie ludzi, dawanie im powodów do dobrego wykonywania swojej pracy (zachęcanie ’ system);
- sprawianie by ludzie czuli ochotę do pracy i wykonywali ja z przyjemnością.
Zachęcanie ’ proces motywacyjny.Sprawianie ’ urządzenie, czynność.

Motywacja ’ to siła pociągająca do działania. Kiedy dane działanie zostaje zakończone może zanikać.

Potrzeba jako element wyzwalający motywację (nie narodzi się bez potrzeby i tworzy pewną potrzebę).
Siła pchająca ludzi do działania jest płytka ’ to wówczas motywacja mija.
1. potrzeby podstawowe: pożywienie, odzienie, schronienie itp.; tu zaczyna się walka o stanowisko pracy;
2. potrzeby średnie: stabilna praca, dobre warunki, rozsądna płaca;
3. potrzeby wyższe: motywuje ludzi w sposób trwały. Są to:
· przynależność do grupy,
· status społeczny ’ chęć bycia kimś w grupie. Jest bardzo ważny. Człowiek usunięty z odpowiedniego stanowiska jest nieszczęśliwy (jest to potrzeba psychiczna, osobowościowa a nie tylko moralna),
· kontrola nad własnym życiem ’ status społeczny, przynależność do grupy – wymusza samokontrolę nad własnym życiem,
· samorealizacja,
· duma i satysfakcja,
· rozwój osobisty.
Ludzi w sposób trwały motywują potrzeby wyższe.

NAGRODA I KARA
Konkretny poziom zachowania (wydajność pracy) – wynagradzany w konkretny sposób. Jest to motywacja do wysiłku w celu osiągnięcia pożądanego wyniku i wydajności.
Duch zespołowy pracowników a we wszystkich formacjach są grupy formalne i nieformalne ’ trzeba brać pod uwagę istnienie grupy nieformalnej (trzeba się z taką grupą liczyć):
- praca w grupie (bezpieczeństwo);
- rozłożenie odpowiedzialności ;
- rozłożenie norm wydajności przez grupę ’ ustalenie norm wydanych przez grupę ‘ normy, które są zawyżone, wówczas grupa może wywrzeć wpływ na zmianę tej sytuacji;
- umiejętność przynależności do grupy ’ nie ma w grupie przyjaźni obwarowanej uwarunkowaniami;
- osobista satysfakcja z przynależności ’ występuje gdy spełnione są powyższe 4 pkt. to w takiej grupie chce się być.

Każdy człowiek chce być zawsze oceniany najlepiej, pozytywnie.

Nagroda lub kara
Konkretny sposób: pochwała, podanie ręki ‘ może więcej znaczyć niż nagroda pieniężna.
Kara ’ będzie zawsze przyjęta, kiedy będzie zrozumiała. Niesprawiedliwa kara boli.

METODOLOGIA
Jak motywować do osiągnięcia lepszych wyników w pracy?

Stawianie celów ’ krótko i długookresowych
Ocena realizacji celów – zaraz po osiągnięciu celów, konkretnie za co konkretna nagroda, niekonwencjonalny sposób oceny.

Premia motywacyjna – program premii motywacyjnych określony w sposób, liczbie, jakości (regulaminy premiowania). Premie finansowe na dłuższą metę nie działają.

Szkolenie, trening, monitoring
- motywować może samo szkolenie (podkreślenie ważności potrzeby pracownika w zakładzie pracy, jego znaczenie w organizacji);
- szkolenie pozwala pracownikom lepiej wykonywać swoje zadania,
- dobór treści, zakresu, czasu i miejsca szkolenia;
- chęć pracowników do szkolenia:
a. wynikające ze stawianych celów i potrzeby pogłębiania wiedzy;
b. wynikające z chęci oderwania się od grupy, stanowiska, kierownictwa itp.
- monitoring pracownika po szkoleniu jako potwierdzenie potrzeby jego uczestnictwa w tym szkoleniu.

Motywacja poprzez ocenę pracownika
Ocena formalna ’ regulowana w regularnych odstępach czasu i określonymi metodami.
Ocena nieformalna ’ na życzenie kierownika, szefa, przełożonego. Ocena powinna obie strony oceniającego i ocenianego upewnić, że coś dzięki niej zyskali.

Kierownik też powinien być oceniany przez pracowników w określonych okresach czasowych lub zadaniowych. Ma to dobry wpływ na próbę samooceny pracowników. Nieumiejętne przeprowadzenie oceny przynosi dużo zła i często jest dementowane przez pracowników.

zadanie domowe
Jak motywować samego siebie?
Zrób listę wszystkich rzeczy i osób, które Cię motywują.
Podziel ją teraz wg następujących kategorii:
- ludzie, którzy Cię motywują;
- elementy organizacji, w której pracujesz, które Cię motywują;
- elementy Twojej pracy, które Cię motywują (motywacja zadaniowa);
- elementy współżycia ze współpracy (motywacja społeczna),
- dziedziny, w których motywuję sam siebie, niezależnie od powyższych dziedzin.
Z tej listy powinno wynikać:
- czy Twoja motywacja jest oparta bardziej na czynnikach zadaniowych czy ludzkich?;
- w jakim stopniu potrafię motywować sam siebie?

Spróbuj opisać samego siebie w 5 linijkach, szczególną uwagę zwracając na Twoje dobre strony.


Literatura:
· Adam Grypner – „Organizacja pracy w urzędzie” – Fundacja Rozwoju Demokracji,
· Jacek Sobek – „Praca z klientem w urzędzie” - Fundacja Rozwoju Demokracji.