Wykorzystanie komputera w zarządzaniu

Zarządzanie (wg encyklopedii Organizacji i Zarządzania) to działalność kierownicza polegająca na ustaleniu celów i poddawaniu ich realizacji w organizacji podległej zarządzającemu na podstawie całości środków produkcji lub prawa dysponowania nimi.

Zarządzanie jest to forma praktycznej działalności związanej z procesem podejmowania decyzji i dotyczy jak najlepszego wykorzystania posiadanych zasobów:

· rzeczowych (zarządzanie procesami pracy, zasobami rzeczowymi lub zarządzanie produkcją), które wyznaczają poziom nowoczesności przedsiębiorstwa
· kapitałowych (zarządzanie finansami), które stanowią wizytówkę wiarygodności firmy
· ludzkich (zarządzanie kadrami lub personelem, stopień zadowolenia pracowników, niska fluktuacja, wysoka wydajność) jest obrazem firmy w oczach społeczności lokalnej i wpływa na wartość jej reputacji
· informacyjnych (zarządzanie informacjami, czyli danych niezbędnych do skutecznego podejmowania decyzji w celu realizacji założonych zadań w sposób sprawny, mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa, oraz skuteczny (działając z powodzeniem) dla zapewnienia stałego i harmonijnego rozwoju przedsiębiorstwa

Jednym z wielu bardzo pomocnych urządzeń, według mnie, wykorzystywanym w zarządzaniu jest komputer. Komputer i jego pakiet Microsoft Office oferuje narzędzia, które zwiększają wydajność pracy, pozwalają zaoszczędzić czas ułatwiając tworzenie nowych dokumentów i baz danych za pomocą kreatorów i szablonów. Ułatwiają one tworzenie listów, notatek, biuletynów, formularzy, prezentacji, a także typowych baz danych bardzo istotnych dla zarządzania.


Pierwszym z programów, jaki chciałabym omówić to program Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu. Wykorzystujemy go do tworzenia miedzy innymi: listów, notatek, raportów, jak i do korespondencji seryjnej, która pozwala nam na automatyczne tworzenie listów do kontrahentów i drukowania etykiet adresowych. Word pozwala nam również na sprawdzanie tekstu pod kątem jego pisowni i gramatyki – posiada słowniki, które można na bieżąco rozszerzać i uzupełniać. Ponadto cały tekst napisany w Wordzie możemy edytować graficznie – posiadamy dostęp między innymi do krojów pisma, czyli do rodzajów czcionki, jej wielkości, funkcji typograficznych dla poprawienia wyglądu tworzonego dokumentu. Ponadto Word charakteryzuje się prostotą w swojej obsłudze – jest czytelny, prosty w użyciu i łatwy do przyswojenia.


Kolejny program istotny w zarządzaniu to Microsoft Excel, czyli arkusz kalkulacyjny. Można ten program określić jednym prostym zdaniem, czyli: Excel zawiera jeden lub kilka arkuszy, na które nanosimy dane i pracujemy z nimi. Jest on mistrzem liczenia (wykorzystanie formuł matematycznych), analizowania i prezentowania danych w postaciach zarówno liczbowych jak i w postaci wykresów – liniowych, kołowych, słupkowych. Za jego pomocą bez najmniejszego problemu prowadzimy między innymi rachunki i zestawienia wybranych kwot. Ponadto jest nam pomocny przy tworzeniu tabel służących np. do planowania budżetu firmy, baz danych oraz np. bilansów miesięcznych, kosztorysów.


Następnym istotnym programem komputerowym w zarządzaniu i komunikacji z ludźmi jest PowerPoint. Można powiedzieć, iż każda forma komunikacji (przekazania informacji) z grupą ludzi jest prezentacją. PowerPoint jest programem do tworzenia prezentacji, zawiera on przede wszystkim narzędzia do składania tekstu i grafiki – w efektowny sposób na stronach pokazu możemy łączyć dowolnego typu elementy graficzne z blokami tekstu. Program ten oferuje gotowe szablony, na podstawie, których mamy możliwość przygotowania zarówno slajdów jak i pozwala nam tworzyć komputerowe prezentacje wyświetlane na ekranie monitora lub innego urządzenia podłączonego do komputera. Pokazy takie odbywają się w dwojaki sposób – automatycznie tzn., że wszystkie wchodzące w ich skład slajdy wyświetlane są kolejno jeden po drugim, lub też możemy prezentować poszczególne elementy pojedynczego slajdu. Materiał przygotowany w PowerPoincie można bardzo łatwo wydrukować fragmentarycznie bądź całościowo, dzięki czemu ludzie biorący udział w prezentacji mogą otrzymać najistotniejsze informacje na papierze, lub na folii, które można wykorzystać podczas pokazu, stosując zwykły rzutnik.


Bardzo istotną rolę w większości firm, czy też przedsiębiorstw odgrywają bazy danych, w których przechowywane są ważne informacje. Często w aplikacjach baz danych zapisywane są takie informacje, jak wykazy klientów, wyniki inwentaryzacji czy też schematy systemu wynagrodzeń. W celu zapisania takich informacji używamy programu Microsoft Access, który umożliwia nam przechowywanie wszystkich danych powiązanych tematycznie w jednym miejscu, gdzie łatwo możemy odszukać interesujące nas dane. Program Access oferuje użytkownikom sześć zasadniczych rodzajów obiektów przeznaczonych do budowy systemu bazy danych. Są to tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduły.

Następną ważną sprawą, jaka należy tu omówić przy przekazywaniu informacji poprzez komputer (w zarządzaniu) jest poczta elektroniczna tzw. e-mail. Jest to jedna z podstawowych usług dostępnych w sieciach komputerowych, polegająca na przesyłaniu komunikatów tekstowych, lub całych plików pomiędzy użytkownikami sieci, którzy identyfikowani są poprzez adresy internetowe. Poczta działa na zasadzie przesyłania informacji do wybranego użytkownika i zapisywania jej w skrzynce, gdzie przesyłka czeka na odbiór. Użytkownik, który rozpoczyna pracę w sieci, jest informowany, że czeka na niego poczta, może ją otrzymać za pośrednictwem programu obsługi poczty, np. Microsoft Outlook. Program Microsoft Outlook wykorzystujemy do tworzenia, przeglądania i porządkowania informacji. Posługując się nim jak już wcześniej wspomniałam, możemy wysyłać i odbierać pocztę e-mail, prowadzić kalendarz, zapisywać nazwiska i adresy, śledzić wykonywanie zadań, przeglądać dziennik prac i sporządzać notatki.

Ostatni z programów, jaki chciałabym tu omówić to Symfonia - jest programem finansowo-księgowym działającym w środowisku Windows.
Służy do księgowania zadekretowanych dokumentów. Umożliwia księgowanie do tzw. bufora roboczego i pozwala pracować przy otwartych księgach nawet po upływie roku obrachunkowego.
Umożliwia tworzenie własnych szablonów księgowań tzw. wzorców, które można wykorzystywać co miesiąc przy księgowaniu wszelkich dokumentów. Program pozwala na przekopiowywanie już istniejących dekretów na nowe dokumenty.
Symfonia umożliwia tworzenie własnych sprawozdań finansowych, modyfikację zakładowego planu kont oraz jego rozbudowę. Bilansuje okresy sprawozdawcze jak również umożliwia tworzenie różnych sprawozdań w przedziałach czasowych nie tylko miesięcznych. Program pozwala na tworzenie własnych rejestrów zakupu i sprzedaży według potrzeb użytkowników. Posiada rozliczanie dewizowe (waluty), automaty księgowań jak również pozwala na skonfigurowanie dokumentów takich jak rozliczanie zaliczek, delegacji służbowych itp.
Dużą zaletą programu jest rozbudowana baza rozrachunków, umożliwiająca windykację i rozliczanie różnic kursowych jak również wykorzystanie różnego rodzaju wskaźników jak np. wskaźnik rentowności, efektywności dla potrzeb kierownictwa lub zarządu.
Program obsługuje się w 90 % przy zastosowaniu myszki komputerowej. Program finansowo księgowy współpracuje z innymi modułami Symfonii takimi jak Kadry i płace, Środki trwałe i amortyzacja oraz z modułem handlowo-magazynowym.