Outsourcing

Definicja outsourcingu

Outsourcing wywodzi się od dwóch słów angielskich: outside -zewnętrzny i recourse –zasoby, zapasy, środki.
Outsourcing oznacza przekazanie funkcji wykonywanej dotychczas przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej czyli tzw. usługodawcy, niezwiązanemu bezpośrednio z naszą firmą, ale specjalizujący się w konkretnie określonej dziedzinie.
Kluczową rolę w tej definicji outsourcingu odgrywa fakt swobody wyboru sposobu wykonywania danej funkcji. Odróżnia on bowiem outsourcing od innych relacji między kontrahentami, gdzie wykonawca dostaje instrukcje od zleceniodawcy jak zadanie ma być wykonane. Zleceniodawca, w outsourcingu oczekuje określonych wcześniej wyników, natomiast sama realizacja całego procesu pozostaje w gestii wykonawcy.

Cel outsourcingu

Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności. Na ten ogólny cel składają się różnorodne cele cząstkowe. Są to przede wszystkim cele strategiczne. Głównym celem strategicznym outsourcingu jest skoncentrowanie się zakładu macierzystego na jego działalności kluczowej, decydującej o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych. Dzięki temu następuje zwiększenie swobody doboru partnerów i warunków współdziałania z nimi. Swobodny dobór partnerów pozwala uzyskać dostęp do know-how niemożliwego do osiągnięcia własnymi siłami. Redukcja problemów operatywnych, następująca w wyniku outsourcingu, umożliwia kierownictwu zakładu macierzystego koncentrację na problemach strategicznych. Outsourcing spowodować powinien także lepszą realizację celów rynkowych, np. poprawę pozycji rynkowej zakładu macierzystego, zwiększenie skali jego działalności, dywersyfikację lub koncentrację rynkową działalności.
Prowadzić powinno to do lepszej realizacji celów ekonomicznych: zwiększenia przychodów, redukcji kosztów, a co za tym idzie poprawy wyników ekonomicznych i ograniczenia ryzyka ekonomicznego prowadzonej działalności. W wyniku outsourcingu następuje redukcja struktury organizacyjnej zakładu macierzystego, a w ślad za tym uproszczenie struktur i procedur organizacyjnych skutkujące poprawą zarządzania.
Przy pomocy outsourcingu osiągnięte mogą być także cele motywacyjne. Dzięki outsourcingowi następuje bowiem obiektywizacja wyników ekonomicznych, upowszechnienie myślenia i działania ekonomicznego oraz rozwój przedsiębiorczości. Przedstawiona powyżej różnorodność celów outsourcingu wskazuje, że cele te nie mogą być zredukowane wyłącznie do celów ekonomicznych, a zwłaszcza jak to się powszechnie uważa, do redukcji kosztów. Redukcja kosztów jest ważnym, lecz nie jedynym celem podejmowania przedsięwzięć outsourcingowych.

Warunki outsourcingu

Zastosowanie outsourcingu wymaga spełnienia szeregu warunków. Podstawowym warunkiem jest akceptacja wydzielenia ze strony organu założycielskiego i kierownictwa zakładu macierzystego. Outsourcing doprowadzić powinien do poprawy działania w aspektach strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym i motywacyjnym. Outsourcing nie może spowodować osłabienia lub utraty kontroli nad wydzieloną działalnością. Przedmiotem outsourcingu powinna być działalność o wysokim stopniu autonomiczności rynkowej, przedmiotowej lub terytorialnej. Powinna istnieć możliwość określenia wymiernych ekonomicznie wyników tej działalności. Ważnym warunkiem outsourcingu jest także istnienie stabilnego, konkurencyjnego rynku usług outsourcingowych. Outsourcing nie może być celem samym w sobie, musi być on podporządkowany celom strategicznym zakładu macierzystego, a bilans konsekwencji outsourcingu musi być jednoznacznie pozytywny w horyzoncie strategicznym. Decyzja o outsourcingu nie może być ani powierzchowna ani pochopna, musi być poprzedzona wszechstronnymi i wnikliwymi analizami obejmującymi wszystkie istotne aspekty problemu. Schemat przygotowania i wdrażania przedsięwzięć outsourcingowych przedstawiony zostanie w dalszej części niniejszego rozdziału.

Podstawowe rodzaje outsourcingu

Biorąc pod uwagę powiązania zakładu macierzystego z partnerami outsourcingowymi możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami partnerów outsourcingowych:
- partnerami całkowicie niezależnymi od zakładu macierzystego, niezależnymi zarówno organizacyjno-prawnie jak też kapitałowo (czyli niezależnymi podmiotami gospodarczymi)
- partnerami częściowo zależnymi od zakładu macierzystego, niezależnymi organizacyjno-prawnie, natomiast zależnymi kapitałowo (czyli podmiotami powiązanymi – spółkami-córkami – zakładu macierzystego).
Wyróżnia się outsourcing kontraktowy i kapitałowy.
Wydzielenie funkcji (działalności) ze struktury zakładu macierzystego i przekazanie jej do realizacji przez niezależny podmiot gospodarczy określane jest jako outsourcing kontraktowy. Podstawą kontroli wydzielonej działalności jest bowiem w tym przypadku umowa outsourcingowa zawarta pomiędzy tym podmiotem, a zakładem macierzystym.
Do zalet outsourcingu kontraktowego należą: swoboda doboru wykonawcy, uproszczenie struktury organizacyjnej oraz specjalizacja. Natomiast do jego wad można zaliczyć: konieczność zwolnień pracowników, ograniczenie możliwości kontroli realizacji funkcji powierzonych podmiotom zewnętrznym oraz różnice kultur organizacyjnych obu stron umowy outsourcingowej.

Wydzielenie funkcji (działalności) ze struktury zakładu macierzystego i przekazanie jej do realizacji przez podmiot powiązany (spółkę-córkę) zakładu macierzystego określone jest jako outsourcing kapitałowy. Podstawą kontroli wydzielonej działalności jest bowiem w tym przypadku zarówno umowa outsourcingowa, jak też nadzór właścicielski wynikający z powiązań kapitałowych. Precyzyjnie rzecz ujmując jest to więc outsourcing kontraktowo-kapitałowy. Partnerami outsourcingowymi mogą być zarówno istniejące już podmioty, jak też podmioty tworzone specjalnie dla realizacji wydzielanych funkcji, niezależne i powiązane.
Zaletami tego typu outsourcingu jest: unikanie zwolnień pracowników, możliwość kontroli realizowanych funkcji oraz brak niedopasowania kulturowego obu organizacji. Do wad zalicza się ograniczoną swobodę wyboru partnera outsourcingowego i ograniczenie zmiany sposobu działania.
Dodać należy, że w przypadku outsourcingu kontraktowego mamy najczęściej do czynienia z istniejącymi podmiotami, w przypadku outsourcingu kapitałowego dla wydzielanej działalności tworzone są zazwyczaj nowe podmioty powiązane. Zróżnicowanie rodzajów outsourcingu stwarza możliwość lepszego dostosowania prowadzonej działalności do wymogów jej skuteczności i efektywności.
Zilustrujemy to przykładem: Jedną z funkcji pomocniczych realizowanych przez szpitale jest funkcja prania odzieży, pościeli itd. Funkcja ta ma bardzo istotne znaczenie ze względu na konieczność zachowania odpowiednich standardów higieny, a więc wpływa na jakość usług medycznych szpitala. Dla realizacji tej ważnej działalności funkcjonują zazwyczaj w szpitalach specjalne komórki organizacyjne – pralnie – zatrudniające pracowników i kierowników, odpowiednio wyposażone, zajmujące przystosowane specjalnie do tej działalności pomieszczenia. Wszystko to powoduje koszty składające się na koszty funkcjonowania szpitala, a także absorbuje kierownictwo ze względu na konieczność zarządzania i kontroli działalności. Obsługa pralnicza szpitala stanowi niewątpliwie ważny obszar usprawniania jego działalności. Może to być dokonane w ramach struktury organizacyjnej szpitala, lecz możliwości takiej formy usprawnień są ograniczone. Przykładowo, dostosowanie pralni do zmniejszonego popytu nie może być dokonane szybko i w pełnym zakresie ze względu na trudne procedury redukcji personelu, wydajność urządzeń pralniczych, lokalizację pralni i inne czynniki. Włączenie outsourcingu do rozważań znacznie rozszerza możliwości usprawnień. Działalność pralnicza może być w szpitalach zlikwidowana i przekazana niezależnemu zakładowi pralniczemu działającemu na danym terenie, wyspecjalizowanemu w usługach pralniczych, a dzięki temu mogącemu świadczyć usługi na wyższym poziomie jakościowym i po niższych kosztach. Wydzielona i przekazana niezależnej firmie może być też szersza działalność obejmująca zarówno zaopatrzenie, pranie, naprawę i wymianę odzieży i pościeli (są już w Polsce firmy oferujące tego rodzaju usługi). Działalność pralniczą szpitala można też wyłączyć z jego struktury i utworzyć na bazie istniejącego majątku i z zatrudnieniem dotychczasowych pracowników spółkę pralniczą świadczącą usługi pralnicze zarówno dla macierzystego szpitala jak też innych klientów (innych szpitali, hoteli, ośrodków wczasowych itp.).
W rezultacie mamy do czynienia z zestawem różnych możliwości restrukturyzacyjnych, spośród których można wybrać rozwiązanie spełniające najlepiej wymagania skuteczności i efektywności.
Przedstawiony powyżej podział na dwa podstawowe rodzaje outsourcingu – kontraktowy i kapitałowy – ma zasadnicze znaczenie z punktu widzenia celów i skutków wydzielenia. Związany jest on także z odmiennym trybem przygotowania i wdrażania wydzieleń.

Zastosowanie outsourcingu

Outsourcing może mieć zastosowanie w następujących dziedzinach:
- usługi księgowe,
- usługi finansowo analityczne,
- usługi internetowe
- zarządzanie projektami w zakresie controllingu,
- zarządzania jakością,
- zarządzanie projektami w zakresie restrukturyzacji lub reorganizacji,
- zarządzanie projektami w zakresie informacji zarządczej,
- zarządzanie personelem,
- zarządzanie dokumentami,
- administracja,
- kompleksowe usługi informatyczne,
- usługi szkoleniowe,
- usługi transportowe,
- usługi ochrony mienia,
- usługi marketingowe - call center.
Outsourcing jest nową strategią stosowaną na całym świecie przez firmy o różnych rozmiarach i o różnym profilu działalności.
Stosowany jest zwykle, gdy zasoby zewnętrzne są dostępne, wysokiej jakości i tańsze od wewnętrznych. Każda firma realizuje co jakiś czas określony projekt, który wymaga zatrudnienia zewnętrznych ekspertów, którzy dysponują niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz umiejętnościami koordynacji i zarządzania projektami. Outsourcing opiera się na określonych zasadach, które muszą być przestrzegane przez obie strony umowy outsourcingowej od początku jej trwania, tak aby współpraca była udana. W przeciwnym razie umowa może zostać zerwana przedwcześnie. Jedną z tych zasad jest określenie zakresu usług oraz jakości ich wykonania zgodnych z oczekiwaniami zleceniodawcy. Dzięki temu zleceniodawca zabezpiecza się przed jej niewłaściwym wykonaniem przez zleceniobiorcę. Na przykład jeśli placówka medyczna decyduje się na zastosowanie outsourcingu informatycznego to w umowie powinno być dokładnie określone czy firma outsourcingowa przejmuje odpowiedzialność za prawidłowe działanie sprzętu będącego własnością placówki medycznej czy może sprzęt ten jest dzierżawiony przez placówkę medyczną. Organizacja korzystająca z usług firmy outsourcingowej powinna również unikać angażowania się w proces wykonania usługi po wcześniejszym ustaleniu wszelkich formalności.
-
Powodzenie umowy outsourcingowej zależy w dużej części od początkowej jej fazy. Outsourcing powinien być wdrażany etapami i wszystkie te etapy powinny być w miarę precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy outsourcingu. Najlepiej prześledzić tą fazę na przykładzie firmy informatycznej.

Etapy wdrożenia umowy outsourcingowej

etap I - inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania używanego przez zleceniodawcę,
etap II - podpisanie "Umowy Opieki Serwisowej i Administracyjnej" na okres trzech miesięcy. W tym okresie zazwyczaj następuje uporządkowanie systemu informatycznego klienta oraz wypracowanie procedur współpracy obu stron z uwzględnieniem lokalnej specyfiki,
etap III - po upływie trzech miesięcy strony analizują przebieg i warunki dotychczasowej współpracy i wprowadzają w miarę potrzeby poprawki do "Umowy",
etap IV - stała opieka nad systemem informatycznym Zleceniodawcy zgodnie z podpisaną "Stałą Umową Opieki Serwisowej i Administracyjnej".

Główne elementy umowy outsourcingowej

- umowa długookresowa stała, ale na ściśle określony czas, z opcją corocznej oceny współpracy przez zleceniodawcę
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane, płatność w ratach miesięcznych, a dodatkowo wynagrodzenia za każdą godzinę przepracowaną ponad uzgodniony limit.
- uzgodnienie reguł komunikacji. Już w umowie warto ustalić, kto, kiedy i w jakim czasie może zamawiać usługę oraz jakie informacje powinien dla nas zbierać i przekazywać dostawca. Przykład transportu wewnętrznego. Jeśli szczegółowo określimy zasady gromadzenia informacji i kontroli, będziemy wiedzieć, jakiego typu wózki widłowe były wykorzystywane, które działy je pobrały, na jak długo i po co. Będziemy wiedzieć, jaką częścią faktury obciążyć konkretne miejsce powstawania kosztów.

Zanim jednak podjęte zostaną działania dotyczące wyodrębnienia jednostki spełniającej określone funkcje w firmie, kadra menedżerska musi przeprowadzić szczegółową analizę ekonomiczną oraz rozważyć postulaty przemawiające za oraz przeciw takiemu rozwiązaniu jak outsourcing. Pod uwagę wówczas będą brane:
- Koszty jakie firma ponosi w związku z realizowaniem danej funkcji
- W jakim stopniu zmieniłaby się ich wielkość, gdyby była realizowana na zewnątrz.
Warunki wewnętrzne umożliwiające współpracę z firmami outsourcingowymi:
- akceptacja przez właścicieli i kierownictwo wydzielania organizacji z której pewne funkcje mają być wyodrębnione
- poprawa skuteczności działania organizacji pod względem strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym
- możliwość zapewnienia kontroli nad działalnością jednostek wydzielonych

Wady outsourcingu

Zagrożenia wynikające z zastosowania outsourcingu:
- pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia przy niewłaściwym określaniu jakie funkcje powinny być „ wyrzucane na zewnątrz”. Wiąże się to również z utratą przewagi konkurencyjnej.
- obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia: niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury
- groźba utraty przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza
- brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników .

Zalety outsourcingu

W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing, mogą to być następujące korzyści:
- obniżenie (ograniczenie) kosztów, ponieważ wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie socjalne, emerytalne i chorobowe. Przedsiębiorstwo nie ponosi również kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu a przede wszystkim kosztów utrzymania jego stanowiska pracy - począwszy od dzierżawy pomieszczenia, w którym pracuje, poprzez amortyzację sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych a skończywszy na zużyciu energii. To także pozbycie się kłopotów związanych z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych – np. budowania zespołu księgowego.
- powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo,
- uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
- możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne,
- umowa z firmą outsourcingowa to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz z porad innych ekspertów,
- możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej,
- bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba - pracuje również w soboty i niedziele,
- nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie,
- łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego,
- uwalnia menadżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy,
- pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu,
- pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz,
- zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi,
- może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokość inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing,
- ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej
- możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji,
- wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
- Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy „core business”
- Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną,
- Gwarancja wysokiej jakości
Dostęp do nowoczesnych technologii i know-how, czyli wiedza i umiejętności na najwyższym poziomie

Podsumowanie

Zastosowanie outsourcingu pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na swej zasadniczej działalności, a całą uwagę poświecić zaspakajaniu potrzeb klienta, aby zdobyć przewagę konkurencyjną i osiągnąć zyski. Outsourcing stanowi, więc strategiczne narzędzie biznesowe, które pomaga zarządzać przedsiębiorstwem i umożliwia mu szybszy wzrost. Nie jest łatwo posiąść specjalistyczną wiedzę na temat stale rozwijających się technologii cyfrowych, a jeszcze trudniej być stale na bieżąco. Znacznie lepiej i rozsądniej jest zwrócić się do specjalistów z firmy zewnętrznej mogących zagwarantować stały poziom usług, niż stale inwestować w pracowników, którzy po zdobyciu specjalistycznej wiedzy najprawdopodobniej odejdą, aby - z korzyścią dla siebie - sprzedawać ją na otwartym rynku.