Obieg dokumentów w jednostce budżetowej na przykładzie urzędu skarbowego.

SPIS TREŚCI
Wstęp
ROZDZIAŁ PIERWSZY
1. Zadania Urzędu Skarbowego
ROZDZIAŁ DRUGI
2. Organizacja obiegu pism
2.1. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje
2.2. Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma
2.3. Systemy kancelaryjne
2.4. Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism
2.5. Rozdział pism i ich załatwianie
2.6. Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism
2.7. Przechowywanie akt
ROZDZIAŁ TRZECI
3. Schemat obiegu dokumentów w Urzędzie Skarbowym w Sopocie
3.1. Deklaracja VAT – 7
3.1.1. Obieg deklaracji VAT–7
3.2. Deklaracja PIT – 5
3.2.1. Obieg deklaracji PIT- 5
3.3. Deklaracja PIT- 4
3.3.1. Obieg deklaracji PIT – 4
ZAKOŃCZENIE
SPIS SCHEMATÓW
SPIS TABEL
SPIS WYKRESÓW
SPIS ZAŁĄCZNIKÓW
BIBLIOGRAFIA


WSTĘP


Wszyscy płacimy jakieś podatki. Właściciele nieruchomości opłacają podatek od nieruchomości, właściciele samochodów – podatek od środków transportowych, wła-ściciele psów – podatek od posiadania psa, rolnicy – podatek rolny, a właściciele lasów – podatek leśny. Cechą wspólną tych podatków jest to, iż zasilają w całości kasy samo-rządowe ( gminne ). Drugim istotnym elementem łączącym te daniny jest to, że w zasa-dzie, są to podatki od posiadania np. nieruchomości, samochodu, psa, gruntu rolnego bądź lasu. Opłacają je więc wyłącznie ci, którzy są właścicielami, bądź prawnymi użyt-kownikami nieruchomości. Podatków tych nie opłacają natomiast ci, którym status ma-jątkowy nie pozwala na zakup tych dóbr, bądź którzy zrezygnowali z ich posiadania.
Wszyscy natomiast osiągamy dochody – jedni z tytułu pracy najemnej, inni z pracy na własny rachunek, jeszcze inni z wynajmu lub dzierżawy, sprzedaży wcześniej zaku-pionych dóbr lub posiadanych praw i wszyscy z tego tytułu opłacamy podatek.

Celem naszej pracy jest przedstawienie obiegu dokumentów w jednostce budżetowej na przykładzie Urzędu Skarbowego w Sopocie.

W rozdziale pierwszym przedstawiłyśmy podstawowe i najważniejsze zadania Urzę-du Skarbowego, schemat organizacyjny urzędu oraz zakres kompetencji pracowników.

Rozdział drugi ma na celu przybliżenie ogólnie przyjętych zasad obiegu pism w jed-nostce organizacyjnej.

Natomiast w rozdziale trzecim przedstawiłyśmy schemat obiegu wszystkich doku-mentów w Urzędzie Skarbowym w Sopocie, oraz szczegółowo opisałyśmy obieg trzech wybranych przez nas dokumentów.

Pracę naszą napisałyśmy w oparciu o materiały, które wymieniłyśmy w bibliografii, a zostały nam udostępnione przez pracowników Urzędu Skarbowego w Sopocie.

Rozdział 1.

Urząd Skarbowy jest organem administracji rządowej, prowadzi gospodarkę finansową jako samodzielnie bilansująca się jednostka budżetowa.
Do zadań Urzędu Skarbowego należy:
- ustalanie lub określanie i pobór podatków oraz niepodatkowych należności budże-towych,
- nadawanie Numerów Identyfikacji Podatkowej (NIP), prowadzenie ewidencji po-datników oraz aktualizacja danych o podatnikach,
- przyjmowanie formularzy podatkowych i identyfikacyjnych,
- wykonywanie kontroli podatkowej,
- prowadzenie dochodzeń w sprawach karnych skarbowych i wykonywanie funkcji oskarżyciela publicznego,
- wykonywanie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych, a także kar ma-jątkowych, w zakresie określonym w przepisach kodeksu karnego wykonawczego oraz kodeksu karnego skarbowego.

Urzędem Skarbowym kieruje Naczelnik, który jest odpowiedzialny za prawidłową i terminową realizację zadań urzędu. Naczelnik kieruje pracą urzędu skarbowego przy pomocy zastępcy naczelnika, głównego księgowego, kierowników komórek organiza-cyjnych i innych pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych. Urząd Skarbowy dzieli się na komórki organizacyjne według wykresu.

Rozdział 2.
2.1. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje

Kierowanie, jak wiadomo odbywa się w oparciu o informacje. Informacje te mogą mieć formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, do-kumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej.
W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biuro-we, akta spraw i dokumentację biurową.
Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie licz-bowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy.
Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.
Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.
Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, re-jestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.
Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.
Ze względu na tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania, przesyłania i przechowywania, wyróżnia się następujące ich rodzaje.
1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się:
• pisma otrzymywane ( korespondencja przychodząca zewnętrzna),
• pisma wysyłane ( korespondencja wychodząca, zewnętrzna),
• pisma wewnętrzne ( korespondencja wewnętrzna).
2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się:
• pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji,
• protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań,
• sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń.
3. W zależności od pilności sprawy wyróżnia się:
• pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określo-nych odrębnymi przepisami,
• pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności,
• pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwiania.
4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się:
• pisma przesyłane pocztą zwykłą,
• pisma przesyłane jako polecone,
• pisma przesyłane pocztą expresową i lotniczą,
• pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów.
5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się:
• pisma jawne, nie zawierajęce żadnej tajemnicy,
• pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową,
• pisma tajne, zawierają tajemnicę państwową.
6. Ze względu na charakter dokumentu wyróżnia się:
• pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową,
• dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury.

2.2. Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma

Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji.
Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacji
załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania.
W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej.
Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy: przyj-mowanie pism, rozdział i załatwianie pism, wysyłanie odpowiedzi.
W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.
W każdej jednostce organizacyjnej powinny być prowadzone analizy obiegu pism. Do-bra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważny dla zapewnienia szybkiego i wła-ściwego załatwiania sprawy.


2.3. Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jed-nostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.
Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:
• System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo praco-chłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.
• System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dzienni-kowym.
• System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce poczto-wej.


2.4. Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism

Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostar-czana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gońców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki orga-nizacyjnej przyjmuje kancelaria i porządkuje je.
Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności:
- sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane,
- otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowa-ne,
- sprawdza zgodność załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie.
Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących infor-macji.
Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją „ poufne” oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi.


2.5. Rozdział pism i ich załatwianie

Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treść sprawy i na tej podstawie dzieli ko-respondencję pomiędzy komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kan-celarii swoją teczkę.
Czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwiania nazywa się dekretowaniem pism.
Pracownik po otrzymaniu spraw do załatwienia zapoznaje się z ich treścią. Następnie dokonuje rejestracji w spisie spraw dołączonych do teczki. Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwiania sprawy kierownikowi w celu uzyskania apro-baty.
Pisma wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwiane termino-wo i w określonej formie. Ustala się terminy załatwiania spraw oraz terminy powrotu do spraw.
Wyróżnia się dwie formy załatwiania spraw: ustną i pisemną.
Ustne załatwienie sprawy stosuje się przy sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie.
Pisemne załatwienie sprawy jako odręczne załatwienie sprawy, lub brulinowe załatwienie sprawy, które polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu pisma, który na-stępnie zostaje przepisany na maszynie.

2.6. Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism

Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aproba-ty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik prze-kazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu.
Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawność formalną pisma, w wy-padku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnień. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania stwierdza wysłanie pisma.
Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do spe-cjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowa-nych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąć czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową.


2.7. Przechowywanie akt

Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez praco-wnika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spo-dzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierw-szej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. Zanim akta przeka-że się do archiwum nadaje się im kategorię archiwalną, która oznacza okres przecho-wywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej. Akta mogą być wy-pożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, któ-ra zawiera: dzień wypożyczenia akt, nazwę teczki, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej.

Rozdział3. SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU SKARBOWEGO
zał nr1

3.1. DEKLARACJA VAT-7.

Podatek od towarów i usług, zwany VAT ( od pierwszych liter nazwy angielskiej podatku od wartości dodanej: Value Added Tax ), został wprowadzony w Polsce od 5 lipca 1993 r. mocą ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r.
W latach 1993-1995 przepisy ustawy i aktów wykonawczych uległy zmianom dosto-sowawczym, odpowiednio do sytuacji w gospodarce finansowej państwa, w przedsię-biorstwach i na rynku. Ponadto usuwano błędy i wypełniano luki prawne, w miarę zdo-bywania doświadczeń w realizowaniu przepisów VAT- owskich.
Wprowadzając do tematyki podatku od towarów i usług, należy wyjaśnić, że jest to w rzeczywistości podatek od wartości dodanej ( skąd nazwa skrótowa „VAT ” ), ale jednocześnie jest to podatek konsumencki, bo faktycznie płaci go końcowy odbiorca towaru lub usługi, a więc konsument.
Wzór deklaracji dla potrzeb rozliczeń podatków od towarów i usług został określony Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 1999 r. w sprawie wzoru dekla-racji podatkowych dla podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego.
PODATNIKIEM podatku VAT jest osoba prawna, jednostka nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce, jeżeli wykonuje czynności objęte przedmiotem opodatkowania VAT we własnym imieniu i na własny rachunek, w okolicznościach wskazujących na zamiar ich wykonywania w spo-sób częstotliwy, nawet jeżeli zostały wykonane jednorazowo, a także wówczas, gdy czynności te podlegają na jednorazowej sprzedaży rzeczy w tym celu nabytej.
PŁATNIKIEM- VAT jest podatnik zobowiązany do rozliczenia się z tego podatku wo-bec urzędu skarbowego. Jest nim z reguły podatnik zarejestrowany, mający numer iden-tyfikacyjny lub posługujący się numerem tymczasowym, uprawniony do wystawiania faktur VAT i sporządzający deklaracje miesięczne VAT-7.Głównymi i faktycznymi płatnikami VAT są finalni ( końcowi ) nabywcy towarów i usług, a więc przede wszyst-kim konsumenci, czyli my wszyscy indywidualni lub zbiorowi nabywcy.
Obowiązek składania deklaracji mają wszyscy podatnicy podatku VAT – co do zasa-dy obowiązani są do składania w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowej VAT-7.
Od obowiązku składania deklaracji VAT-7 zwolnieni są :
1. Podatnicy zwolnieni podmiotowo od VAT, tzn. :
• u których wartość sprzedaży towarów w rozumieniu ustawy o VAT, a także war-tość eksportu towarów lub usług nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku okre-ślonej kwoty,
• którzy opłacają podatek dochodowy w formie karty podatkowej, w zakresie dzia-łalności objętej tą formą opodatkowania, z wyjątkiem przypadku, gdy podatnicy ci stosują stawkę 0% w związku z eksportem towarów i usług,
• którym przysługuje prawo do wyboru zwolnienia podmiotowego i skorzystali z tego uprawnienia.
2. Podmioty wykonujące wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo od VAT :
• czynności będące przedmiotem opodatkowania dotyczące towarów w których sprzedaż zwolniona jest od podatku,
• usługi, których świadczenie jest zwolnione od podatku,
• eksport towarów i usług zwolnionych przedmiotowo, jeżeli nie prowadzą szczegó-łowej ewidencji podatkowej,
• import towarów zwolnionych od cła na podstawie Kodeksu celnego,
• import towarów objętych procedurą odprawy czasowej z całkowitym zwolnieniem od cła,
• sprzedaż towarów używanych.
Należy jednak nadmienić, iż u podmiotów wymienionych w pkt. 2 obowiązek skła-dania deklaracji do urzędu skarbowego powstaje w przypadku gdy przysługuje im zwrot różnicy podatku lub zwrot podatku naliczonego. Na przykład zarejestrowany podatnik VAT wykonujący wyłącznie usługi komunikacji miejskiej, tj. usługi polegające na przewozie osób autobusami, trolejbusami i tramwajami-zwolnione od VAT – ma prawo do zwrotu podatku naliczonego przy zakupie i imporcie służących do wykonywania usług komunikacji miejskiej fabrycznie nowych autobusów, trolejbusów i wagonów tramwajowych.
Aby powyższe uprawnienia zrealizować, podatnik, o którym mowa, mimo wykonywa-nia wyłącznie czynności zwolnionych przedmiotowo od VAT, obowiązany jesz złożyć do urzędu skarbowego deklarację VAT-7.
Deklarację podatkową dla podatku od towarów i usług należy składać w urzędzie skarbowym :
• właściwym ze względu na miejsce wykonywania czynności będącym przedmio-tem opodatkowania VAT,
• jeżeli czynności będące przedmiotem opodatkowania wykonywane są na terenie dwóch lub więcej urzędów skarbowych – w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę podatnika, a gdy podatnik nie ma siedziby – właściwym ze względu na miejsce zamieszkania podatnika.
Podatnicy są obowiązani bez wezwania przez urząd skarbowy do składania deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym powstał obowiązek podatkowy.

DEKLARACJA VAT- 7 składa się z siedmiu głównych części :
A : Miejsce składania deklaracji,
B : Dane podatnika,
C : Rozliczenie podatku należnego,
D : Rozliczenie podatku naliczonego,
E : Ustalanie zobowiązania podatkowego lub zwrotu różnicy podatku,
F : Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika,
G : Adnotacje Urzędu Skarbowego.

3.1.1. OBIEG DEKLARACJI VAT-7.

W referacie podatków pośrednich zwanego też referatem wymiarowym poddawana jest sprawdzeniu pod względem merytorycznym i rachunkowym. W przypadku wykry-cia błędu wzywa się podatnika do naprawienia błędu poprzez skreślenie błędnych i naniesienie prawidłowych zapisów, albo poprzez złożenie korekty deklaracji z prawi-dłowymi zapisami. Deklaracje te są segregowane i dzielone są na :
• z kwotą do przypisu – z wykazanym zobowiązaniem podatkowym do zapłaty,
• z wykazaną kwotą zwrotu – nadwyżka podatku naliczonego nad należnym,
• z wykazaną kwotą do przeniesienia – nadwyżka podatku naliczonego nad należnym podlegająca rozliczeniu w przyszłym okresie rozliczeniowym oraz deklaracje zerowe.
Szczególnej analizie podlegają deklaracje z wykazanymi kwotami do zwrotu, jeżeli zasadność zwrotu zdaniem urzędu skarbowego wymaga dodatkowego sprawdzenia urząd wydaje postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu do czasu zakończenia po-stępowania wyjaśniającego. Po przeprowadzeniu kontroli jeżeli zwrot okaże się uzasad-niony urząd dokonuje zwrotu wykazanej przez podatnika kwoty, na jego konto banko-we w terminie 25 dni od dnia złożenia deklaracji. W przypadku kiedy wykazana przez
podatnika wysokość zwrotu okaże się nie uzasadniona urząd skarbowy wszczyna postę-powanie podatkowe, wydaje decyzje, w której określa wysokość zwrotu w prawidłowej wysokości.
Deklaracje po opracowaniu przekazywane są do komórki wprowadzenia danych. Na podstawie wprowadzonych deklaracji sporządzany jest rejestr przypisów-odpisów, któ-ry wraz z deklaracjami przekazywany jest do referatu rachunkowości podatkowej w celu dokonania przypisów na kartach kontowych podatników. Po opracowaniu do-kumentów przez rachunkowość podatkową rejestry wraz z deklaracjami przekazywane są do referatu podatków pośrednich i przekazywane są w aktach poszczególnych podatników. Na koniec roku kwalifikuje się podatników do kontroli

3.2. Deklaracja PIT-5.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą wybrać formę opodat-kowania swojej działalności na zasadach ogólnych tj. w oparciu o prowadzone podat-kowe księgi przychodów i rozchodów. Zasady opodatkowania w tej formie reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 116 poz. 1222 ).
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na zasadach ogólnych mają obowią-zek składania deklaracji na zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na for-mularzu PIT-5. Deklaracje PIT-5 należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego we-dług właściwości miejscowej, zgodnie z miejscem zamieszkania osoby fizycznej pro-wadzącej działalność gospodarczą.
np. Pan Kowalski mieszka w Gdyni przy ulicy Nocznickiego działalność gospodarczą prowadzi w Gdańsku, deklaracje PIT-5 winien złożyć w I Urzędzie Skarbowym Gdy-nia.
Termin złożenia deklaracji – za miesiące od stycznia do listopada do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni ( zaliczkę za grudzień w wysokości należnej za listopad uiszcza się w terminie do 20 grudnia bez składania deklaracji ). Podatnik ma obowią-zek do złożenia pierwszej deklaracji za miesiąc w którym wystąpi zobowiązanie podat-kowe. W 2001 roku obowiązek taki występuje po przekroczeniu dochodu w określonej kwocie.
Podatnicy mogą wpłacać zaliczki w uproszczonej formie:
- za miesiące od stycznia do maja roku podatkowego – w wysokości 1/6 podatku na-leżnego wykazanego w deklaracji o wysokości dochodów (straty) osiągniętego za pierwsze półrocze roku poprzedzającego rok podatkowy,
- za miesiąc czerwiec roku podatkowego-w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem obliczonym, od dochodu osiągniętego od początku roku do 30 czerwca roku podat-kowego a sumą należnych zaliczek za poprzednie miesiące.
Podatnicy którzy wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek są zobowiązani do
20 lutego roku podatkowego zawiadomić o wyborze tej formy urząd skarbowy właści-wy według miejsca zamieszkania podatnika, stosować uproszczoną formę wpłacania zaliczek przez cały rok podatkowy, wpłacać zaliczki w terminach okresowych.
Podatnicy czasowo przebywający za granicą, którzy osiągają dochody ze źródeł przychodów położonych za granicą, jeżeli te dochody nie są zwolnione od podatku w Polsce, są zobowiązani wpłacić zaliczkę na podatek od tych dochodów w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym wrócili do kraju.
W deklaracji PIT-5 należy uwzględnić:
• numer identyfikacji podatkowej podatnika składającego ten dokument,
• miesiąc którego dotyczy deklaracja,
• właściwy urząd skarbowy do którego składana jest deklaracja,
• nazwisko i imię, datę urodzenia oraz aktualny adres zamieszkania podatnika,
• źródła przychodów:
- pozarolnicza działalność gospodarcza,
- najem, podnajem lub dzierżawa.
W części dotyczącej wykazania dochodów podlegających opodatkowaniu, należy wypełnić rubryki dotyczące:
a) przychodu,
b) kosztu uzyskania przychodu,
c) dochodu lub straty.
Deklaracje PIT-5 należy sporządzać narastająco. W deklaracji tej występują również odliczenia od dochodu. Podstawowym odliczeniem od dochodu są składki na ubezpie-czenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe. Od dochodu można również odliczyć wydatki na budowę własnego budynku mieszkalnego wielorodzinnego z prze-znaczeniem na wynajem oraz na wydatki inwestycyjne oraz inne ulgi określone w od-rębnych przepisach. Dochód po odliczeniach stanowi podstawę do opodatkowania.
W deklaracji PIT-5 występują również odliczenia od podatku tj.:
• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• ulgi za wyszkolenie ucznia i inne.
Podatek po odliczeniach stanowi należną dla budżetu zaliczkę za dany miesiąc którą należy uiścić na rachunek urzędu skarbowego w tym samym terminie w którym skła-damy deklaracje PIT-5. Deklaracja PIT-5 winna być podpisana przez podatnika prowa-dzącego działalność lub przez osobę działającą w jego imieniu na podstawie pełnomoc-nictwa.





3.2.1. OBIEG DEKLARACJI PIT – 5.

Wszystkie deklaracje PIT-5 wpływają do kancelarii, są stemplowane datownikiem, a następnie trafiają do komórki podatku dochodowego. Każda deklaracja PIT-5 spraw-dzana jest pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzone deklaracje trafiają do komórki wprowadzania danych, w której na podstawie dowodu źródłowego deklara-cji PIT-5 wprowadzane są dane do programu „ POLTAX”. Deklaracje PIT-5 po wpro-wadzeniu danych są podstawą do sporządzenia rejestrów przypisów i odpisów. Rejestry i deklaracje trafiają do działu księgowości gdzie stanowią podstawę do zaksięgowania przypisu podatku dochodowego za dany okres rozrachunkowy. Po zaksięgowaniu de-klaracje PIT-5 wracają do referatu wymiaru podatku gdzie znajdują się akta osobowe podatników i zostają wpięte do akt poszczególnych podatników.
Jeżeli deklaracja jest błędnie sporządzona, komórka wymiarowa wzywa podatnika do poprawienia swojej deklaracji, bowiem tylko prawidłowo sporządzone deklaracje sta-nowią podstawę do wprowadzania danych.
Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz PIT-5 są podstawą do sporządzenia przez podatnika zeznania podatkowego z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Za rok 2000 podatnicy ci winni złożyć zeznanie na formularzu PIT-36 do 30 kwietnia 2001 roku.


3.3. DEKLARACJA PIT – 4.

Obowiązki płatnika określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, a sposób realizacji tych obowiązków ustawa i ordynacja podatkowa. Sposób realizacji i odpowiedzialność za nie wypełnienie obowiązków określa ordynacja podatkowa.
PŁATNIKIEM – jest osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obli-czania i pobrania od podatnika podatku i wpłacania go w odpowiednim terminie orga-nowi podatkowemu. Płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za:
• nie pobranie podatku od podatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej,
• nie wpłacenie w terminie pobranych podatków.
Płatnicy mają obowiązek poboru zaliczek z tytułu realizacji wypłat od osób, które uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy lub spółdzielczego sto-sunku pracy, zasiłków pieniężnych z Ubezpieczeń Społecznych wypłacanych przez za-kłady pracy, a w spółdzielniach pracy z wypłat z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Przepisy zobowiązują płatnika do przekazywania pobranych zaliczek w terminie do dnia 20 każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki na rachunkach urzędu skarbowego, właściwego według siedziby płatnika, przesyłając równocześnie deklarację według ustalonego wzoru, która zawiera łączną sumę wypłat dokonanych w danym miesiącu, kwotę potrąconego podatku dochodowego, kwotę składki na ubezpieczenia zdrowotne pobranej zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym.
Deklaracja PIT – 4 od dnia 01.01.2001 r. obejmuje również zaliczki na podatek po-brany przez płatnika z tytułu wypłat zrealizowanych m.in. na podstawie umowy zlece-nia i o dzieło. Płatnik sporządza deklaracje w trzech egzemplarzach, jeden egzemplarz doręcza w terminie do 31 marca podatnikowi, drugą przekazuje do 15 kwietnia do wła-ściwego urzędu skarbowego.



3.3.1. OBIEG DEKLARACJI PIT – 4.

Wszystkie deklaracje PIT – 4 wpływają do kancelarii urzędu skarbowego gdzie są stemplowane przez pracowników urzędu datownikiem i w dniu ich złożenia przekazy-wane są do komórki wymiarowej podatku dochodowego. W komórce tej następuje ich sprawdzenie pod względem poprawności formalnej i rachunkowej. Pracownik komórki wymiarowej potwierdza fakt ten własnoręcznym podpisem. Następnie przygotowywane są paczki według kryterium osobowości prawnej płatników ( podział na osoby prawne, osoby fizyczne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej ), oraz tak przygotowane paczki kieruje się do komórki wprowadzania danych. W komórce tej deklaracje są wprowadzane do bazy danych urzędu skarbowego w systemie ”POL-TAX”. Na podstawie wprowadzonych danych z deklaracji następuje wydruk próbny, który wraz z tymi deklaracjami jest przekazywany do komórki wymiarowej. Komórka wymiarowa sprawdza prawidłowość wydruku wstępnego porównując dane w nim za-warte. Jeżeli wydruk nie zawiera błędów ponownie przekazuje się go wraz z deklaracją PIT – 4 do komórki wprowadzania danych gdzie następuje wydruk rejestrów przypisów i odpisów. Rejestry te wraz z deklaracjami przekazuje się do działu księgowości podat-kowej, gdzie następuje przypis zdeklarowanych zaliczek na kartach kontowych po-szczególnych płatników. Po wykonaniu tej operacji pracownik działu księgowości po-datkowej zwraca przypisane deklaracje wraz z rejestrem do komórki wymiarowej. W sytuacji gdy płatnik po mimo zadeklarowania w deklaracji zaliczek na podatek nie wpłaci ich w kwocie wykazanej w deklaracji, komórka wymiarowa na podstawie wyka-zu sporządzonego przez pracownika działu księgowości podatkowej wydaje decyzje o odpowiedzialności podatkowej płatnika. Decyzja taka jest podstawą sporządzenia tytułu wykonawczego i wykonania egzekucji podatkowej.

Zakończenie

Podsumowując nasza pracę, pragniemy zwrócić uwagę na to, że z roku na rok rośnie liczba wpływających do urzędów skarbowych deklaracji podatkowych, które wraz z upływem lat staja się coraz bardziej skomplikowane. W związku z tym przeciętny podatnik może mieć problemy z bezbłędnym wypełnieniem formularzy. Wiąże się to z koniecznością nanoszenia poprawek, które komplikują prawidłowy obieg dokumen-tów w Urzędach Skarbowych, ze względu na przedłużający się czas ich załatwiania.
Ciągłe zmiany druków deklaracji powodują konieczność doskonalenia kwalifikacji pra-cowników co podnosi koszta Urzędów Skarbowych.

Wszystko to udowadnia, że polski system podatkowy jest niekorzystny dla podatni-ków jak i dla Skarbu Państwa.