Składniki struktury organizacyjnej

SKŁADNIKI STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
Składniki struktury organizacyjnej to elementy, z których składa się organizacja; wywierają one wpływ na jej kształt.

1. RZECZOWE SKŁADNIKI ORGANIZACJI

1.1. CZŁOWIEK jest osobliwym składnikiem organizacji. Jest on nie tylko bytem w rozumieniu fizykalnym, ale i podmiotem, tzn. osobą poznającą, myślącą, przeżywającą i działającą. Jako składnik organizacji jest nie tylko środkiem do realizacji jej celów, ale i celem samym w sobie. Jego obcowanie z organizacją trzeba więc rozpatrywać dwojako. Z jednej strony organizacja stawia człowiekowi swoje wymagania, które maja go skłonić do postępowania zgodnego z jej celami. Z drugiej strony trzeba mieć na względzie wymagania człowieka wobec organizacji, na które wpływ mają jego potrzeby. Człowiek będąc rzeczowym składnikiem organizacji czyni z niej obiekt wzajemnego oddziaływania.

1.2. NARZĘDZIA stanowią szczególne dobrodziejstwo człowieka, gdyż zastępują jego prace manualną, umysłową czy siłę fizyczną, czyniąc w ten sposób prace bardziej wydajną i lżejszą. Człowiek instrumentalizuje swoje działania, odsuwając samego siebie od bezpośrednich procesów wytwórczych. Odpowiednie stosowanie narzędzi przesądza o sposobie, biegłości, technice wykonywania działań w jakieś dziedzinie oraz o stopniu opanowania przyrody przez człowieka. Powoduje również, że każda organizacja przyjmuje taką lub inną postać.

1.3. TWORZYWO stanowi przedmiot działania, będący substancją dóbr konsumpcyjnych, produkcyjnych, energetycznych i innych. Stały wzrost potrzeb materialnych ludzi powoduje, że jest ono przedmiotem szczególnego zainteresowania.
Odpowiedni dobór narzędzi i tworzywa oraz zespolenie człowieka z nimi stanowią o technologii wytwarzania.


2. INTENCJONALNE SKŁADNIKI ORGANIZACJI
Składniki intencjonalne są zależne egzystencjonalnie od składników rzeczowych (aby istniały składniki intencjonalne muszą istnieć składniki rzeczowe). Do składników intencjonalnych zaliczamy:
1. Procesy 2. Zdarzenia 3. Zbiory 4. Relacje 5. Cechy

2.1. PROCESY
Procesy rozkładają się w czasie, zachodzą w interwałach, ich istnienie jest związane ze składnikami rzeczowymi organizacji. W organizacji procesy przybierają najczęściej postać działania, a więc świadomego, dowolnego i celowego zachowania się. Działania ze względu na cel, do którego zmierzają, mnożna podzielić na: pracę, walkę, zabawę i naukę.
· Praca – jest podstawowym rodzajem działania w organizacji. To głownie z jej przyczyny człowiek wstępuje do organizacji, bowiem dzięki niej ma możliwość zaspokojenia swoich potrzeb i pragnień. Praca nie tylko stanowi środek zaspokojenia potrzeb, lecz nierzadko bywa celem samym w sobie. Niektórzy sądzą, że jest ona naturalną potrzebą człowieka. Pracą jest zatem: „wszelki splot czynów (w poszczególnym przypadku pasmo czynów) mających charakter pokonywania trudności dla uczynienia zadość czyimś potrzebą istotnym”.
· Walka – to drugi rodzaj działania w organizacji, który oznacza: „wszelkie działanie przynajmniej dwupodmiotowe (przy założeniu, że i zespół może być podmiotem), gdzie jeden przynajmniej z podmiotów przeszkadza drugiemu. W poszczególnym, najzwyklejszym i najciekawszym przypadku oba podmioty nie tylko dążą obiektywnie do celów niezgodnych, lecz wiedzą o tym i liczą się w budowaniu swoich planów działania też z działaniami strony przeciwnej”. Celem „walki niezbrojnej może być bowiem nie tylko interes własny, ale i dobro obu walczących stron”. Walka jako rodzaj procesu realizowanego w organizacji wprowadza na jej obszar kategorie probabilistyczne (prawdopodobne). Ich wprowadzenie jest koniecznością wynikającą nie tylko ze ścisłego związku z niepewnym otoczeniem, ale z wewnętrznej konstrukcji każdej organizacji. Na obszarze organizacji walka przyjmuje postać swoistej gry, rozumianej jako: „mechanizm, dzięki któremu autonomiczni aktorzy strukturalizują swoje stosunki władzy i regulują je, pozostawiając im pewną swobodę kształtowania się”. Walka w organizacji zawsze rodzi konflikt. Jeśli zatem walka jest naturalnym składnikiem działań w organizacji, to konflikty, której są jej skutkiem, są trwałym elementem zachowań.
· Zabawa – jest trzecim rodzajem procesu realizowanego w organizacji. Pewne jej elementy można odnieść do „pracy”, przyjmując założenie, że ta nie tylko stanowi środek do celu, ale jest również w pewnym zakresie i pewnych okolicznościach celem samym w sobie. Natomiast czysto zabawowy charakter mają często działania celowo organizowane, np. w ramach akcji socjalnych. Istota zabawy jako działania zawarte jest w definicji Johana Huizingi, który uważa, że: „Zabawa jest dobrowolną czynności lub zajęciem dokonywanym w pewnych ustalonych granicach czasu i przestrzeni według dobrowolnie przyjętych, lecz warunkowo obowiązujących reguł, jest celem samym w sobie, towarzyszy jej zaś uczucie napięcia i radości i świadomość odmienności od zwyczajnego życia”. Zabawa jest istotnym czynnikiem kulturotwórczym organizacji, jest również środkiem łagodzenia stresów; wobec tego jej znaczenie w organizacji nie może być pomniejszane.
· Nauka – jest czwartym rodzajem procesów realizowanych w organizacji. Polega ona najogólniej na zdobywaniu wiedzy i jej porządkowaniu w system sądów prawdziwych i przypuszczeń. Dokonuje się przez inne działanie w organizacji (pracę, zabawę, walkę), a także przez specjalne szkolenia. Zdobywanie wiedzy z doświadczenia praktycznego wzbogaca jednostkę oraz czyni ją bardziej sprawną w organizacji i poza nią. We współczesnej organizacji wiedza nabyta w ten sposób nie zawsze wystarcza. Stąd w określonych przypadkach organizacja tworzy w swej strukturze jednostki, dla których badania naukowe są pracą, bądź korzysta w tym celu z osiągnięć innych organizacji zajmujących się nauką.
Prac, walka, zabawa i nauka przeplatają się wzajemnie, stanowiąc nierozerwalną całość działań w organizacji.
2.2. ZDARZENIA
Drugą grupę intencjonalnych składników organizacji stanowią zdarzenia. W przeciwieństwie do procesów, zdarzenia nie trwają, lecz dokonują się i przestają istnieć, są początkiem bądź końcem procesów. Zdarzeniowe składniki organizacji można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej zalicza się te, które mają charakter statycznych. Zalicza się do nich cele i zadania. Do drugiej zaś zalicza się te, które mają charakter zdarzeń kinetycznych i są pochodną procesów. Zalicza się do nich czynności i funkcje.
· Cele - są rozumiane jako postulowane stany rzeczy, do których zmierza się w działaniu. W swej końcowej postaci są zawsze wypadkową potrzeb i pragnień ludzi będących bądź to składnikami organizacji bądź też elementami jej otoczenia. Natomiast przez zadania należy rozumieć cele zadane. Cele wyznaczają kierunek i strukturę zadań, określają przeznaczenie zasobów, jakimi ludzie dysponują, stanowią podstawę doboru środków oraz sposobów działania. Na ich podstawie ocenia się skutki działań. W instytucji osiąga się nie jeden, lecz więcej celów – wiązkę celów, którym przypisuje się różna rangę i znaczenie. W związku z tym określa się ich hierarchię w organizacji, a można ją rozpatrywać przynajmniej w trzech znaczeniach:
- w wymiarze czasowym – jako kolejne ogniwa przyczyn i skutków,
- ze względu na przedziały osobowe, których dotyczą,
- ze względu na jej ważność.
Jeśli chodzi o znacznie pierwsze, to należy mieć na względzie cele końcowe i cele pośrednie. Te pierwsze stanowią pożądany, ostateczny stan rzeczy w rozpatrywanym przedziale czasowym. Jemu powinny być podporządkowane i z niego muszą wynikać wszystkie inne stany rzeczy, mieszczący się w rozpatrywanym przedziale czasowym. Natomiast cele pośrednie to wszystkie te stany rzeczy, które są środkiem do osiągnięcia celu końcowego. Są to swoiste etapy na drodze do osiągnięcia celu końcowego. Pominięcie któregokolwiek z nich uniemożliwia jego osiągnięcia. Cele pośrednie ocenia się ze względu na to, w jakim stopniu przyczyniają się one do osiągnięcia celu końcowego.
Rozpatrując cele ze względu na przedziały osobowe, w jakich są realizowane, można wyróżnić cele indywidualne, grupowe, oraz cele organizacji jako całości. Cle indywidualne są formułowane przez poszczególne jednostki wchodzące w skład organizacji; są one niepowtarzalne i wynikają z tzw. potrzeb ego, z wartości, którymi się dany osobnik kieruje, oraz z jego osobistego doświadczenia. Cele grupowe formułują grupy zarówno formalne jak i nieformalne; u podstaw tych celów leżą wspólne wartości, zainteresowania, etos zawodowy itd. Cele zaś organizacji jako całości dotyczą wszystkich jej członków, są oparte na znajomości potrzeb powszechnych, a więc tych, które są odczuwane przez całą załogę.
Trzecim kryterium, ze względu na które różnicuje się cele, jest ważność. Z tego powodu można je podzielić na cele główne i uboczne. Główne to takie, z których przyczyny podejmuje się działania. Natomiast cele uboczne są osiągane przy okazji dochodzenia do celu głównego. Ważność jako kryterium wyróżniania celów każe zwrócić uwagę na konieczność misji każdej organizacji oraz jej celów: strategicznych, taktycznych i operacyjnych.
Misja organizacji jest jej powołaniem. Formułowanie misji polega na określeniu jej głównego, podstawowego, niepowtarzalnego celu, który wyróżnia organizację na rynku spośród innych.
Cele strategiczne to stany rzeczy wyznaczające kierunki funkcjonowania organizacji; są one dla niej najważniejsze, a określa je kierownictwo naczelne. Cele taktyczne to stany rzeczy, środki prowadzące do osiągnięcia celów strategicznych; określają je kierownicy pośrednich poziomów zarządzania. Wreszcie cele operacyjne to zadania wyznaczane na najniższych poziomach kierowania, dotyczące bieżącej działalności organizacji.
· Czynności i funkcje stanowią drugą grupę zdarzeniowych składników organizacji. Czynność jest skutkiem działania człowieka na stanowisku pracy i jest spełniana względem innych stanowisk, jednostek organizacyjnych bądź całej organizacji. Natomiast funkcje spełniane są przez członków komórki czy jednostki organizacyjne względem innych bądź całej organizacji. Kryterium odróżniającym jedne funkcje od innych – czyli podstawą stwierdzenia, że mamy do czynienia z odrębną czynnością lub funkcją – jest możność sformułowania zrozumiałego celu, mającego choćby podporządkowane, lecz względnie samodzielne znaczenie. W przypadku organizacji można założyć wielopodmiotowość czynności i funkcji, przez co należy zrozumieć, że do ich realizacji jest niezbędne współdziałanie różnych jednostek organizacyjnych, zmierzających do odmiennych (w węższym przedziale) celów. Można zatem przyjąć, że każda jednostka organizacyjna, mająca do spełnienia jakieś istotne zadanie lub funkcję, stanowi niezbędny składnik całości.
2.3. ZBIORY
Wraz z procesami i zdarzeniami zbiory stanowią składniki organizacji, które zaliczono do przedmiotów intencjonalnych. Zbiór to pewna całość utworzona z przedmiotów, które są jej częściami. Taką całością jest sama organizacja oraz wchodzące w jej skład jednostki organizacyjne. Jednostki te powstają na skutek organizowania działań
Zbiory jako składniki organizacji przyjmują w niej postać: stanowisk pracy; komórek organizacyjnych; jednostek organizacyjnych wyższego rzędu, rozumianych jako skupienie komórek pod wspólnym kierownictwem.
· Stanowisko pracy jest najmniejszą jednostką organizacji, zdolną do samodzielnego działania. Powstaje ona na skutek zespolenia człowieka, narzędzia, tworzywa i informacji wokół wspólnego celu.


Rys. 1 Elementy stanowiska pracy

W każdej organizacji występuje wiele różnorodnych stanowisk pracy. W zależności od roli, jaką odgrywają, dzieli się je na wykonawcze i kierownicze.
W wyniku działania na stanowiskach wykonawczych powstaje produkt końcowy bądź jego cząstka, określona usługa lub wszelkie inne dzieło, stanowiące sens, istotę określonego działania.
Drugą grupę stanowią kierownicze stanowiska pracy. Sens istnienia stanowisk kierowniczych w organizacji wynika z wielu powodów, przede wszystkim zaś z konieczności scalania składników organizacji wokół wspólnego celu, czyli integracji. Są dwie przyczyny, które uzasadniają tę integrację. Pierwsza wynika z tego, że w organizacji osiąga się wiele celów, nie zawsze zgodnych, co może zakłócić sprawne jej funkcjonowanie. Kierownik więc doprowadza do równowagi między konkurującymi celami i potrzebami, ustala ich priorytety, dzieli zasoby pomiędzy różne zadania, dzieli pracę między podwładnych. Druga zaś to dążenie do świadomego niedopuszczenia do destrukcji organizacji. Ta bowiem jest naturalnym skutkiem funkcjonowania każdej całości organizacyjnej, która została pozostawiona samej sobie.
Rosnąca skala procesów w organizacji oraz ograniczone możliwości kierownicze skłaniają do skupiania stanowisk pracy w komórki organizacyjne, tych zaś w jednostki organizacyjne wyższego rzędu.
Komórkę organizacyjną zatem tworzy pewna liczba stanowisk wykonawczych, skupiona wokół wspólnego kierownika. Proces wzrostu powoduje, że komórki organizacyjne łączy się w jednostki organizacyjne wyższego rzędu.
Dokonany podział zbiorów w organizacji zwraca uwagę na to, że zagadnienie organizowania, a więc tworzenia struktur powinny być rozpatrywane w różnych przedziałach przestrzennych.


Rys. 2 Komórka organizacyjna

Rys.3 Jednostka organizacyjna wyższego rzędu


2.4. RELACJE
Relacje stanowią o jednolitości składników, ich wewnętrznej więzi, są czynnikiem konstruującym je. Relacje wiążą co najmniej dwa odrębne przedmioty w przynależne elementy jednego stanu rzeczy. Relacje mogą przybrać postać stosunków i oddziaływań. W organizacji przedmiotem zainteresowania są głównie oddziaływania, zachodzące między realnymi podmiotami. Stanowią one swoiste spoiwo, scalające jednostki organizacyjne ze względu na wspólny cel.
Kształtowanie relacji w organizacji nie jest niczym innym jak ustaleniem procesu komunikowania się, przez który można rozumieć dzielenie informacjami między ludźmi za pośrednictwem symbolicznych komunikatów.
Do relacji zaliczamy więź służbową, funkcjonalną, techniczną oraz informacyjną.
· Więź służbowa, stanowiąca następstwo hierarchicznej budowy organizacji, zachodzi między kierownikiem a podwładnym lub między instytucjami wyższego a niższego szczebla. Wyraża stosunek nadrzędności i podporządkowania. Istota tej więzi zawiera się w uprawnieniach przełożonego do decydowania o zachowaniu się podwładnych. Więź służbowa ma charakter jednostronny i zawsze przebiega z góry w dół hierarchii organizacyjnej. Zarówno teoria, jak i praktyka pokazują, że podwładny powinien być uzależniony tylko jedną więzią służbową, co oznacza, że powinien podlegać tylko jednemu kierownikowi. Ma to zapewniać harmonię kierowania, jego klarowność i jednolitość, oraz jednoznacznie określać odpowiedzialność za powzięte decyzje. Więź służbowa zwana jest często hierarchiczną.
· Więź funkcjonalna występuje wówczas, gdy człon funkcjonalnie uzależniający udziela członowi funkcjonalnie uzależnionemu pomocy czy porad lub też wydaje opinie. Członem funkcjonalnie uzależniającym mogą być wyspecjalizowane zespoły doradców czy ekspertów zdolnych udzielać fachowej rady decydentowi. W organizacjach są nimi tzw. jednostki sztabowe, zdolne do wszechstronnego naświetlenia powstałego problemu i zaproponowania kierownikowi sposobu jego rozwiązania. Tego typu jednostka sztabowa najczęściej podlega służbowo kierownikowi, któremu doradza. Tak więc człon funkcjonalnie uzależniający jest w tym przypadku jednocześnie członem służbowo uzależnionym. Więź funkcjonalna może mieć również inny charakter. Wówczas członem funkcjonalnie uzależniającym są jednostki organizacyjne spełniające specyficzne funkcje w organizacji, różne od tych, które spełnia człon funkcjonalnie uzależniony. Na przykład dyrektor przedsiębiorstwa otrzymuje opinie od radcy prawnego lub od kierownika finansów czy marketingu.
· Więź techniczna, zwana inaczej więzią współpracy bądź współdziałania czy też więzią kooperacji. Jest ona następstwem poziomego rozczłonkowania organizacji, a więc wyodrębnienia jej części, z których każda odpowiada za cząstkę złożonego procesu, zgodnie zresztą z dokonanym podziałem pracy. Wyodrębnione w ten sposób składniki organizacji uzależnia od siebie technika wykonywania działań. Dlatego relacja, która je łączy, nazywa się więzią techniczną. Więź techniczna występuje wszędzie tam, gdzie istnieje podział pracy.
Mówiąc ogólnie, więź techniczna łączy stanowiska pracy, komórki i jednostki organizacyjne, będące współsprawcami następczymi lub jednoczesnymi jakiegoś przedmiotu lub zdarzenia.
W ramach więzi służbowej kierownik jest w stanie wymusić określone zachowanie się podwładnego, w ramach więzi technicznej nie jest to możliwe.
· Więź informacyjna jest czwartym rodzajem wytypowanych relacji zachodzących między składnikami organizacji. Jej zadaniem jest jednostronne bądź wzajemne informowanie się o wszelkich stanach rzeczy bądź ich zmianach. Obejmuje ona swoim zasięgiem zarówno formacje formalne, jak i relacje nieformalne. Więź ta stanowi sposób wszelkiej komunikacji między wszystkimi składnikami organizacji. Jest ona również łącznikiem między organizacją a jej otoczeniem, stwarzając tym samym możliwości dostosowania się do warunków zewnętrznych.