Dokumenty

Dokumenty tworzące akta osobowe pracownika są grupowane w trzech częściach(A,B,C ). Każda z nich zawiera aktualny spis znajdujących się wewnątrz dokumentów, które są ponumerowane i ułożone chronologicznie. W części A są gromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to m.in.:
podanie lub list motywacyjny, Cv, kwestionariusz osobowy z fotografią, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i kwalifikacje zawodowe, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, kopie dokumentów dotyczących umiejętności lub ksiągnięć zawodowych oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień. Części B są gromadzone dokumenty nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu jego zatrudnienia pracownika. Są to m. in.: umowa o pracę, zakres obowiązków, pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy i informacjami objętymi tajemnicą, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia wstępnego oraz szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmian tych warunków, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień oraz wymierzeniem kary porządkowej, orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i wiele innych, które pojawią się w toku trwania stosunku pracy. W części C są gromadzone dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Są to m. in.: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, wydane pracownikowi świadectwo pracy i opinii o pracy. W aktach osobowych pracownika mogą znajdować się zatem dokumenty sporządzone i złożone przez pracownika, dostarczone przez pracownika oraz sporządzone przez pracodawcę, jeżeli pracownik z treścią takiego dokumentu został zapoznany. Na każde żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić mu do wglądu jefo akta osobowe. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów po potwierdzeniu ich zgodności z oryginałem. Obecnie przy poszukiwaniu pracy niezbędne są dwa podstawowe dokumenty, tzw. Dokumenty aplikacyjne. Są to CV oraz list motywacyjny. Najważniejszym dokumentem jest list motywacyjny, który zastąpił tradycyjne podanie o pracę. W piśmie tym rekomendujemy swoją osobę do pracy na danym stanowisku. Musimy na tyko zainteresować pracodawcę, żeby zaprosił nas na rozmowę kwalifikacyjną. Załącznikiem do listu jest CV, czyli życiorys zawodowy. Oba pisma tworzą podstawowy komplet dokumentów składanych u różnych potencjalnych pracodawców. Czasami, np. w ogłoszeniu prasowym, pracodawca prosi o dostarczenie jedynie CV. Należy wówczas zaznaczyć w tym dokumencie, o jakie stanowisko się ubiegamy. W każdym innym przypadku należy przesłać zarówno CV, jak i list motywacyjny. Pisma te powinny być sporządzone profesjonalnie, bez błędów, przejrzyście, rzeczowo i zwięźle. Jeśli staramy się o pracę na stanowisku administracyjno-biurowego, trudno nam będzie przekonać pracodawcę o naszych kwalifikacjach, gdy popełnimy to jakikolwiek błędy.
List motywacyjny sporządzamy na zwykłej kartce papieru maszynowego formatu A4, a wchodzące w jego skład typowe elementy rozmieszczamy tak jak w piśmie urzędowym bez nadruków stałych. W pierwszym wierszu umieszczamy miejsce i datę sporządzenia dokumentu, które później wyrównujemy do prawego marginesu. Należy pamiętać, że dokument ten musi być zawsze aktualny, napisami bezpośrednio przed złożeniem u potencjalnego prawodawcy. Pierwszymi informacjami są nasze dane osobowe, które piszemy po lewej stronie. Powinny one zawierać w kolejności: imię i nazwisko, ulicę i numer telefonu, kod i miejscowość, numer telefonu, adres e-mailowy. Kolejna grupa informacji to dane adresowe odbiorcy pisma. Jeżeli wiemy, kto w danej firmie odpowiada za rekrutację, lub jeżeli w ofercie pracy jest podane imię i nazwisko tej osoby, to umieszczamy je przed nazwą firmy. Treść listu powinna być napisana albo w układzie blokowym albo w układzie a'linea. Na wstępie informujemy, na jakie ogłoszenie odpowiadamy, podając jego numer referencyjny lub wyjaśniając, skąd dowiedzieliśmy się o rekrutacji. Jeżeli wysyłamy list z własnej inicjatywy, przedstawiamy siebie jajo kandydata do pracy na danym stanowisku albo danego zakresu prac. Następnie podajemy dane o naszym wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, które uznamy za ważne dla danego pracodawcy i na konkretnym stanowisku. Nie powinniśmy tu powtarzać suchych faktów z CV, musimy je tylko odpowiednio zinterpretować. Najczęściej w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy ustosunkowujemy się do stawianych w ofercie wymagań. Na zakończenie możemy wyrazić nadzieję na współpracę i zaproszenie na rozmowę lub podziękować za uwagę przeznaczoną na rozpatrzenie naszej kandydatury. Po podaniu zwrotu grzecznościowego list motywacyjny podpisujemy ręcznie imieniem i nazwiskiem.