Pracownie ekonomiczne ( instrukcja kancelaryjna, akta, zebranie, środki techniczne ) ściagi

Instrukcja kancelaryjnna- określa zasady i tryby postępowania przy wykonywaniu typowych czynosci biurowych oraz sposob postepowaia z aktami. instru kncela opracowana jest indywidualnie dla kazdego przedsiebiorstwa czy instytucji. Jej zakres i stopien szczegolowosci zalezy od wiellkosci przeds i rodzaju dzial przez niego prowadzonej . Znaczenie inst kace zaleźy od wielkosci przeds i zwiazanych z nia liczby komorek org . Im wieksze jest przedsie tym brdziej jest niezbedna szcegolwa instr kancel/ W b.malych przedsi zatrudniajacych jednego lub niezatrudniajacego pracownikow nie ma potrzeby opracowywania inst kancel.
Typowa inst. kanc. określa następujące zagadnienia`;
- zasady przyjetego systemu kanc , czyli okreslenia ktory system kancelaryjnny przyjeto w danym przeds , i jakie sa zasady tego systemu
-zasady obiegu pism
- czynności kom przyjmujacej korenspondecje , czyli ekretariatu lub kancelari dotyczących przyjmowania i wysylania pism
-tryb przegladania pism przez kierownika poszczegolnyc kom org i przydzialania ich zalatwiania pracownikom
- sposoby rejstracji i znakowania pism
- wskazania os. uprawnionych do podpisywania korespondencji
- zasady pzechowywania akt
System kancelaryjny- sposobób w jai wykonuje się takie czynnosci jak rejstrowanie gromadzenie porzadkowanie oznaczanie przechowywanie
System dziennikowy- podstawa jest dziennik korespondencji `9 rejstrowanie pism) . Stosowany w malych firmach . Bardzo pracochlonny i efektywny/ Wszystkie pisma ktore wpywaja do przeds zostaja rejstrowan w dzinniku. Pozwala o ustalic czy pismo faktycnie wplynełoi do ktorego pracowanika zostalo skierowane. Pozwala na kontrolowanie spraw . Prawa strona - zapisywanie pism wysyłanych . Brak zapisy - brak odp na pismo zapisane w tym smamy wirszu po lewej stronie dzinnika. Posotwione miejsce moze oznaczac takze gdy nie wmaga sie odp. i wtedy wpisuje się słowa " ie wymaga odp"
S. bezdziennikowy- wykaz akt w opraciu ktory klasyfikuje sie pisma wpywajace do przeds i pisma powstajace w tej formie.Przy wykazie akt nalezy wszytko podzielić nna 10 grup od 0 do 9 . Nastepnie w ramach kazdej grupy dokonuje sie ponownego podzialu . Jezeli tego wymaga firma to kazda podgrypa moze byc podzielona na kolejne grupy/ Pisma wpywajace na pdst wykazu akt nadaje sie im znak liczbowy i kieruje do wlasciwej kom org. Prowadzone jest to przez pracownika birowego prowadzoacego okreslona sprawe. Pisma rejstruje sie na specjalnym formularzu " spis spraw" sprawy rejstruje sie tylko jeden raz . Kazde nastepne pismo w tej sprawie i majace ten sam znak jest dolaczane do pism wczesniejsszych czyli akt sprawy
S. mieniany- w niektorych firmach laczy cechy s. dziennikowego i bezdziennikowego. Pole na tym ze w calym przeds stosuje sie system bezdzienn , a w niektorych kom org stosuje sie dodatkowo s. korespondencyjny
Przyjmoanie korespodnencji-
1/ upowazniony pracownik odbiera korespondencje
2. odbior przesylek pocztowych trzeba potwierdzic na pokwitowaniu gdy jest to przesylka warosciowa
3. odbierajac wszytskie przesylki nalezy spr sat opakowania , a w szczegolnosci gdy jest to przesylka warosciowa
4. w przypadku naruszenia zawartosci nalezy sporzadzic protokol podjac rzczywista zawartosc przesylki
5. protokol po podpisaniu przez doeczajacego przesylke nalezy przekazac , osobie ktora nada sprawie dalszy bieg , a kancelaria zglosi reklamacje do dostarczajcego
Otwieranie i spr korespondencji`;
Pracownik kancelari otwiera wszytskie przesylki z wyjatkiem zawierajaycych inf nie jawne oraz adresowane imiennie do pracownika lub oznaczone "przetarg" , a następnie`:
- przesylki polecone zaadresowane do konkrenej os wymienionej z im i nazwiska lub zaiwrahjace inf nie jawne ewidencjonuje i nie otwierane przekazuje adresatowi
- przeylki zwykle zaadresowane do konkrenej os wymienionej z im i nazwiska nie otwierane przekazuje adresatowi
- paczki kierowane na adres przedsiebiorstwa ewidencjonuje w ewidencji paczek i za potwierdzeniem wydaje zaintereesowanym w przypadku gdy w paczce zalaczona jest faktura . adresat paczki jest zobowiazany do niezwlocnego przekaznia jej do ksiegowosci firmy
- pozostale przesylki polecone i zwykle ( bez wymienionego im i naz w adresie) po otwariu:
* spr przesylke
* stwierdzona niezgodnosc nalezy adresowac na pismie
* stempluje pismo w lewym gorny rogu pieczecia wplywu oraz datownika

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji
Korespondencja do odbioru może być wysłana :
- przesyłką listową
- telefaxem
- na nośniku inf wysłanym przesyłką listową
Pisma do wysłania przygotowują poszczególne kom org. Pismo do wysyłki należy spr czy jest podpisane i oznaczone data orazy czy dołączone są wszytkie załączniki . Następnie należy zaadresować i zakopertować pismo.. Kacelaria potwierdza przyjęcie korespondencji do wysyłki przystwaijąc na kopi pieczątkę wysłano i wpisując do dziennika korespondencji po prawej stronie . Przesyłki należy wysyłać w dniu ich otrzymania z kom org wykonując wczesniej czynności : segregacja pism przeznaczonych do wysłania , listy polecone, listy zwykłe , priorytety
Listy polecone należy wpisać w książkę pocztową ( nazwa jedno do której pismo jest wysłane, adres, wartość )
W niektórych sytuacjach koperta w której nadeszło pismo musi zostać załączona do tego pisma . dotyczy to :
- przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru
- przesyłek mylnie skierowanych
- przesyłek w których brak nazwy i adresu nadawcy lub data pisma
- pism dla których obowiązuje termin przedawnienia
Obieg korespondencji
Istenieją istotne różnice międzybiegiem dokumentów w małym i dużym przedsię. . W b. małym , którego dział opiera się na pracy jednej , czy dwóch osób liczba dokumentów jest niewielka co , powoduje że każdy pracownik zapoznaje się z wszytkimi dok. Nie jest to możliwe w przeds dużych, mamy tam doczynienia z specjalizacją pracy
Obieg pism:
Kancelaria lub sekretariat ( przyjmuje i przekazuje korespondencje) kierownik przeds ( po zapoznaniu się z treścią pism przekazuje do załatwienia poszczególnym kom org . Daje sugestie na temat sposobu załatwienia  kierownik kom org ( po zapoznaniu się z treścią przekazuje do załatwienia referentowi )  referent ( przygotowuje odp i sporządza wydruk pisma w dwóch egzemplarzach w których jeden pozostaje w katach przedsiębiorstwa) - kierownik kom org ( zapoznaje się z treścią pisma i składa podpis na kopi pisma kierownik przeds ( podpisuje pismo )
Akta
Akta bieżące-przechowywane są przez referenta zajumującego się daną sprawą . Skuteczny sposób przekazywania musi zapewnić łatwe i szybkie odnalezienie wyjęcie i odłożenie akt . Jest to możliwe gdy są przechowywane w określonym porządku . Jest to szczególnie potrzebne gdy korzysta z tych akt więcej niż jedna osoba
Przechowywanie akt bieżacych :
a) Tradycyjny- segregatory , skoroszyty, teczki , obwulaty . wszytkie te urządź powinny być czytelnie opisane
b) Komputerowe ( powinno się to odbywać w jasny i przejrzysty sposób oparty na wykazie akt , albo z samodzielnego pogrupowania akt )
- korespondencji przychodzącej , otrzymywanej od kontrahentów
- korespondencji wychodzącej – przygotowane pisma są zapisywane na dyskach lub innych nośnikach . Umowy wymagające podpisów obu stron muszą być przechowywane w formie papierowej ( do moementu upowszechnienia się podpisu elektronicznego )
Akta spraw załatwionych- mogą być przechowywane bądź niszczone . w kom org przechowywanie tych akt odbywa się w ciągu bieżącego roku . dlasze przechowywanie odbywa się w archiwum zakładowym
Archiwizowanie dokumentów :
Kategoria A- materiały archiwalne które posiadają trwałą wartość historyczną , okres przechowywania jest nie ogranicznony ( akt własności, sprawozdania finansowe )
Kat B c- dokum o którtkotrwałym znaczeniu , po roku przekazywane są na makulaturę
Kat Bn- okres przechowywania akt w płęnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po utarcie przez dokumentację praktycznego znaczenia ( dowody księgowe, b50 osobowe listy płac)
Ben- po określonym czasie zostają zweryfikowane przez eksperta archiwum państwowego . Na pdst tej ekspertyzy dokonuje się ostatecznej klasyfikacji akt . Dokumenty ltóre wymagają ponownego spr zakwalifikowanej do odp kategori
Akta przekazywane są do archiwum na pdts protokołu zdawczo- odbiorczego ,podpisywany przez referenta przekazującego akta i pracownika archiwum zakładowego ( akta B w 3 egzemnlarzach i w 4 akt kat A , 2 egzemplarze spisów akt kat B i 3 kat A )
Przed przekazaniem akt pracownik wykonuje czynności: usunięcie akt kat Bc , usunięcie zbędnych egzemplarzy , ułożenie akt wewnątrz teczek według licz porządkowych spisu spraw, ułożenie chronologiczne pism zaliczonych do akt jednej sprawy , włożenie do teczek spisu spraw , opisanie teczek na zewntrz stronie .
Postępowanie z pisami niejawnymi
Tajemnica państwowa to inf , której ujmowanie osobą nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów RP . albo narazić te interesy na znaczą szkodę . W szczególności interesy te dotyczą – niepodległości , obronność, bezpieczeństwo państwa i obywateli
Dokumenty zwairające wiadomośc stanowiącą taj. Pań. Oznaczone są „ ściśle tajne „ „ tajne „ . Zachowanie takiej taj jest obowiązkiem każdej osoby do której wiadomość dotarła .
Tajemnica służbowa- to inf nie będące tajemnicą państwową , której ujawnienie może narazić na szkodę intere publiczny, interey obywateli , panstwa lub konkretnej jednostki org. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik z związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych . Zakres i rodzaj wiadomości objętych tajemnicą służbową denej jed określony przez kierownictwo tych jedn
Wiadomości stanowiące taj. Służ oznaczone są klauzurą „ poufne „zastrzeżone „. Zachowanie taj. Służ obowiązuje każdego pracownika bezwzględnie na zajmowane stanowsko , rodzaj i miejsce wykonywanej pracy i charakter stosunku pracy jak i po jego ustaniu . Obowiązuje także os. Wykonujące pracę na zlecenie.
Postępowanie z pisamami poufnymi i zastrzeżonymi :
Dostęp do inf objętych taj służ. Mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa danej jedn . org . Pisma te przyjmowane są przez kancelarię lub sekretariat bez otwierania koperty . Jeżeli znajduje się na niej adnotacja pufne lub zastrzeżone . W pozostałych przydapkach po otwarciu koperty można stwierdzić czy jest to pismo zwykłe pufne lub zastrzeżone. Wynika to z faktu że pisma poufne przesyłane pocztą umieszczane są w drugiej kopercie
Rejestrowanie pism poufnych i zastrzeżonych są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych . Dziennik taki jest prowadzony bez względu na to , czy w danej jedn prowadzi się s. dziennikowy czy bez dziennikowy. Pieczęć wpływu przykłądana jest na kopercie w której znajduje się pismo poufne . Przezkazywanie tych pism odbywa się za pokwitowaniem w dziennieku korespondencyjnym.
Rejestrowanie i zabezpieczanie danych osobowych
Dane osobowe- to inf dotyczące os związanych z przeds np. pracowników, zleceniobiorców, klientów
Zbieranie i przetwarzanie danych os przez przdes lub inny podmiot możliwe jest w zasadzie tylko wtedy gdy os której dane dotyczą wyraża się na zgodę . Ustawa zabrania inf na temat:
- pochodzenia rasowego lub etnicznego
- poglądów politycznych
- przekonań religijnych, politycznych
- przynależności wyznaniowej , partyjnej , związkowej
- stanie zdrowie , kodzie genetycznym
- nałogach
- życiu seksualnym
Administrator danych- podmiot zbierający, przetwarzający i przechowujący dane os . Przechowuje je tak długo jak jest to konieczne. Jest zoboow do stosowania takich śr. Tech organizacyjnych które zabezpieczają dane przed ich udostępnieniem os . nieupoważnianym . Jeżeli dane przechowywane są w systemie inf administrator musi zapewnić kontrolę nad wprowadzeniem i przekazaniem inf. Dostęp mają os , które posiadają upoważnienie administratora . Os zostaja zapisane w ewidencji . Są oni zobowiązani do zachowania danych w tajemnicy . Obowiązek ciązy także po ustaniu zatrudnienia
Zebranie – forma wymiany inf między większą liczbą os. Jest często najskuteczniejszą formą komunikowania się szczególnie wtedy , poszukuje się wspólnie nowych rozwiązań problemów . Ułatwia decydydentowi podejmowanie decyzji , umożliwia im pozaninie poglądów w danje sprawie wszytskiech uczestników zebrania . Zebranie wszytkich niezbędnych inf
Typy zebrań : odprawy ( spotkanie przełożonego z podwładnymi na którym odmawiane są sprawy bieżące i wydawane polecenia dla pracowników ) , posiedzenia ( poruszane są sprawy o dłuższym horyzoncie czasowym . podejmowane są decyzje o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa ) i zgromadzenia ( wspólne omówienie ważnych spraw i podjęcia ważnych decyzji ) konferencje , narady , zjazdy , sympozia, kongresy , seminaria
Właściwe przygotowanie zebrania :
- ustalenie celu obrad
- ustalenie tematu obrad
- ustalanie osoby która będzie prowadziłą zebranie
- ustalanie liczby uczestników
- ustalanie terminu obrad
- ustalanie porządku obrad
- przygotowaniu materiałów
- zarezerwowanie Sali
-przesyłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami
- przygotowywanie listy obecności
- wyznaczenie osoby sporządzającej protokół
- ewentualne przygotowane dodatkowych materiałów
- przygotowalnie Sali obrad
Typowy porządek zebrania : Otwarcie obrad i ewentualny wybór przewodniczącego/ Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania/ Sprawozadnie z wykonywania uchwał , postanowień i wniosków /Wypowiedzi wprowadzające do dyskusji/ Dyskusji/ Podsumowanie dyskusji i ewentualne podjęcie uchwały/ Wolne wnioski
Zasady przygotowania zebrania:
- Czas trwania zebrania powinnien być z góry określony i wszyscy uczestnicy zebranie powinni znać moment jego zakończenia
- Każdy z uczestników powinnien otrzymać łącznie z zaproszeniem porządek zebrania oraz niezbędne materiały
- Zebranie powinno rozpoczynać się i kończyć punktulanie
- Po powiatniu uczestników prowadząych zebranie chyba , że nie jest to pierwsze zebranie w takim składzie osobowym
- W czasie dłuższym zebrań należy wprowadzić przerwę
- Prowadzący czuwa nad efektywnością wykorzystania czasu .Może on odebrać głos uczestnikom zebrania , któ®zy nie mówią na temat.
- Jeżeli jest sporządzany protokół , wszyscy mogą się z nim zapoznać .
Śr. Tech pracy biurowej pozwalają na :
- usprawnienia procesu dostarczania inf koniecznych do podejmowania decyzji
- zwiększanie wydajność pracy i zmniejszanie zatrudnienia w administracji
- podniesienie jakości pracy biurowej
















Klasyfikacja śr. Technicznych pracy biurowej:
Kryterium podziału Grupy śr tech Rodzaje śr tech
Znaczenie śr tech - Śr podstawowe
- Śr pomocnicze -Maszyny mechaniczne, śr biurowe
- kartoteki, tablice planistyczne , skoroszyty
Napęd uruchamiający dział śr tech -śr o napędzie elektrycznym
- śr o napędzie reczno elektrycznym
- śr o napędzie ręcznym - komputery , telfaxy, kopiarki , elektryczne maszyny do liczenia i pisania
- niektóre rodzaje maszyn do liczenia
- mechaniczne maszyny do pisania
Konstrukcje śr tech - maszyny i urządź tech
- urzad proste - maszyny biurowe , komputerym kopirki , adresarki
- dziurkacze datownik kartoteki
Zastosowanie śr tech -śr łączności
-śr do liczenia
- śr ewidencyjne
- śr do pisania
- śr do mierzenia
- śr do reprografi - telefony telefax , videofaony
-maszyny do liczenia, komputery
- kartoteki, tablice inf , notesy ,komputery, latopy
- maszyny do pisania , komputery
- zegary, miary, wagi
- powielacze, kopiarki, drukarki

Komputer- pdst urządz pracy biurowej wykonujące wiele funkcji
Oprogramowania komp dzielmy na : ( chronione są prawami autorskimi , kopiowanie bez licencji jest nielegalne)
a) Systemowe- umożliwia jaką kol wiek pracę z komp , organizuje działanie wszytkich elementów i urządz komputera
b) Użytkowe- do wykonywania konkretnych zadań ( edytor tekstu , arkusz kalkulacyjny, programy projektowo graficzne, prezentacje komp , oprogramowanie finansowo kiesiegowe, gry komp)
c) Narzędziowe- optymalizacja czy analiza działąnia s. operacyjnego lub danego urządzenia , Programy te wbudowane są najczęściej s. operacyjny. Należą do nich narzędzia systemowe, antywirusowe
Sieci :
WAN- rozlega , komputery rozmieszczone są na całym świecie
MAN- miejska sieć , zasieg- całe miasto , osiedle
LAN- lokalna , od kilku do kilkudziesięciu komputerów należących do jendego
Skanery- urządź współpracujące z komp , którego zad jest wczytywanie do pamięci komp określonego dokum, a następnie za pomocą specjalne oprg opracowanie tego dokum. Są coraz częściej wykorzystywania do elektroniczne archiwizowanie danych
Drukarki – urządź umożliwiające wydrukowanie tekstu lub obrazu z komputera . Dzieli się je ze względu na :
a) Funkcjonowanie ( igłowe, atramentowe, laserowe)
b) Na otrzymywanie koloru ( kolorowe , czarno- białe )
Notebooki- pełnią szczególną rolę w pracy biurowej , są to kopm przenośne, wyposażone w ekran ciekło krystaliczny iklawaiturę . Myszka zastąpiona jest manipulatorem
Plamtopy- kopm o niewielkich wymiarach posiadających specjalnie zaprojektowany s. operacyjny . dostęp do Internetu z moźliwaością wysłana faxów
Śr. Łączności wykorzystywane w pracy biurowej
Aparaty telefoniczne – aparaty jednofunkcyjne( głośność zwonka, wybieranie nr ) a. wielofunkcyjne ( ksiązka Tel , data ) a. zintegrowane ( połaczenie Tel i telefaxem , kopiarką i modemem )
Funkcje telefonu :
- powtarzanie ostanio wybieranych nr
- zapamiętywanie wprowadzonych do pamięci urzad najczęściej wybieranych nr
- powinnien mieć f. głośnomówiące
- możliwość zawieszania rozmów
- wzmocnianie sygnałów , poprawa słyszalności
- budzik z sygnalizacją dźwiękową
- wyświetlacz
Telefax- urządź które za pomocą sieci Tel pozwala na przesyłanie czrano białych dokum. Wszędzie gdzie dociera łączność Tel można przekazać obraz
Zalety telefax : ( szybkość przekazywania inf , wierność przekaz obrazu , wykorzystanie lini Tel )
Wady telafaxu: ( ograniczona możliwość przekazywania inf poufnych, złożona obsług wilefukcyjnych modeli )
Urządzenia biurowe :
Kserokopiarka – służy do reprodyuckji dokumentów czyli wiernego otwarzania obrazów na określonym formacie papieru . Funkcje ( wielokrotne kopiowanie obrazu , automatyczna regulacja naświetlenia, automatycznie dwustronne kopiowanie , zmiejszanie lub powiększanie kopi przesuwanie na kopi marginesu , łaczenia na jednej kopi kilku obrazów )
Dyktafon – przenośny uproszczony magnetofon do zapisywania przebiegu zebrań bu ułatwić później sporządzenie protokołu funkcje ( nagrywanie przewijanie cofanie zatrzymywanie )
Laminator- pokrywa jednostronnie lub dwustronnie folią rolowaną dokumenty przedłuża to ich trwałość . Użytkownik może regulować szybkość foliowania . Ilosć funkcji zależy do klasy urządz
Bindownica- urządź do oprawy dokum i łaczenia ich w pliki . w okładki z tworzywa sztucznego i grzbietu
Gilotyna – do perfekcyjnego cięcia papieru
Frankownica- do frankowania , zastępuje czynności związane z wklejaniem znaczka . W miejsce znaczka wbijana jest opłta pocztowa. Możliwe jest to na pdst umowy z pocztą . Drukuje się również datę i miejsce wysłania pisma . Umożliwa drukowanie tekstów reklamowych
Środki do przechowywania dokumentów :
-segregator- oprawa akt z sztywnej tektury . Wyposażony w 2 metalowe bolce na które nakładane są przedziurkowane dokum. Szeroki grzebiet pozwala na opisanie zawartości
- skoroszyt-okładka z cienkiej tektury z metalowymi wąsami i blaszną nakładką . przedziurkowane dokum nakłada się na wąsy i zkałda na to balszkę . mniej dokum niż w segregatorze
-obwulaty- przezroczyste okładki do pojedynczych bieżących dokum
- teczki- tekturowe lub z two szt , boczne zabezpieczenia akt przed wypadnieciem
- terminarze- do zapisywania i przypominania o załatwianiu róznych psraw
- formularz- odpowiednio skonstruowane druki , wypleniane przez wpisywanie inf we wskazane miejsca. Pozwalają na oszczędznosć czasu , i ułatwia sporządzanie dokum . Osoba wypełniająca nie musi zastanawiać się nad zakresem inf jakie powinien przekazać . Jednolita forma pozwala na łatwe wyszukiwanie ( fa VAT , PIT )
- skorowidz – urz pomocnicze , ułatwia odszukiwanie zgromadzonych inf ( według alfabetu)
- tablice korkowe i magnetyczne
- kartoteki – do systematycznego rejestrowania określonych zdarzeń np. kartoteki magazynowe na których zapisuje się ilość towarów przyjmowanych wydawanych i pozostawionych w magazynie
Pomocniczy sprzęt biurowy – dziurkacze , zszywka , papier, przybory do pisania