Jak opracować biznes plan

Biznes plan powinien być przejrzysty, łatwy do czytania, podbudowany sprawdzalnymi faktami i danymi – a więc rzetelny i przekonywujący dzięki obiektywnemu przedstawieniu różnych aspektów przedsięwzięcia.
Opracowując go należy zdawać sobie sprawę z tego, że jest to ważne narzędzie “sprzedaży” pomysłu potencjalnemu inwestorowi czy bankowi, będące siłą napędową i drogowskazem przedsięwzięcia.
Twórcy planu muszą przedstawić wszystkie cele i sposoby ich osiągania aby inwestorzy mogli zapoznać się z marketingową, operacyjną i finansową strategią przedsiębiorstwa.
Dokument musi być zrozumiały i przekonujący. Konieczne jest przedstawienie argumentów w logicznej kolejności i ukazanie firmy jako opłacalnej inwestycji.
Ważne jest aby projekt był skierowany do konkretnego inwestora i zaspokajał jego indywidualne wymagania. Należy to brać pod uwagę pisząc plan zorientowany na bank który ma udzielić nam kredytu, czy też na prywatnego inwestora zainteresowanego współpracą. Indywidualnego przedsiębiorcę będzie przede wszystkim interesował stopień ryzyka jaki się wiąże z taką inwestycją, a bank będzie wymagał więcej informacji na temat zabezpieczeń kredytu.
Jeśli opracowywany biznes plan nie jest kierowany do specjalisty w dziedzinie, którą zajmuje się twoja firma, miej na uwadze, że może nie zrozumieć o czym piszesz. Zapomnij więc o przemysłowym lub handlowym żargonie i zastąp go słownictwem zrozumiałym także dla nie wtajemniczonych.
Nie ma ścisłych reguł dla przygotowania dobrego, skutecznego biznes planu. Kluczowym słowem jest pomysłowość. Liczy się inwencja, umiejętność zainteresowania swoim pomysłem i siła przekonywania.
Niezależnie od tego do kogo będzie skierowany biznes plan i kto będzie jego autorem, istnieją pewne zasady dotyczące konstrukcji i głównych elementów tego dokumentu. Dotyczą one różnych spraw poczynając od najbardziej elementarnych takich jak potrzeba używania nazw działów i numerów stron, aż po bardziej skomplikowane, takie jak projekcje finansowe.
10 informacji, rad i sugestii dotyczących biznes planów
W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie czym jest i czemu służy biznes plan?
Najprościej można odpowiedzieć, że biznes plan to dokument, który opisuje to co zamierzasz zrobić, w jaki sposób i przy użyciu jakich środków, aby twój pomysł odniósł sukces na rynku. Przedstawia cele firmy wraz ze strategią ich realizacji, wyjaśnia czym się ona zajmuje (produkty i usługi), charakteryzuje zasoby rzeczowe, finansowe i ludzkie oraz kreśli wizję rozwoju. Biznes plan to podstawowe “narzędzie” w negocjacjach z przyszłymi wspólnikami, inwestorami, partnerami do realizacji wspólnych przedsięwzięć joint-ventures i z bankami.
Skoro, to co zamierzasz zrobić skazane jest na sukces, zastanawiasz się dlaczego miałbyś tracić czas na sporządzanie biznes planu, zamiast przystąpić niezwłocznie do realizacji przedsięwzięcia.
Biznes plan to prezentacja twojego pomysłu na zrealizowanie danego przedsięwzięcia. To pomoc w zidentyfikowaniu mocnych stron, jak i w odkryciu potencjalnych słabości. Tak więc, biznes plan jest wstępną weryfikacją twojego pomysłu.
Co powinien zawierać typowy biznes plan
1. Streszczenie, nazywane też podsumowaniem menedżerskim, czyli przedstawienie tego co zamierzasz zrobić i co dokładnie opiszesz w następnych rozdziałach biznes planu.
To twoja pierwsza szansa aby przedstawić ogólny zarys projektu i zbudować fundamenty, na których oprzesz szczegółową prezentację przedsięwzięcia. Podsumowanie koncentruje się na najbardziej istotnych elementach projektu. Jest esencją biznes planu zawierającą wszystkie zalety operacji i powinno zachęcać do dalszej lektury.
Po krótkim wprowadzeniu przedstaw opis tego jak, gdzie, kiedy i przez kogo firma została założona. Napisz o jej osiągnięciach i gorszych okresach. Porównaj te doświadczenia z aktualnym jej stanem.
Pamiętaj, że jedno lub dwustronicowe streszczenie może zadecydować o tym, czy czytający zainteresuje się dalszymi rozdziałami, dlatego umieść w streszczeniu tylko najważniejsze informacje: krótki opis przedsięwzięcia, przewidywane koszty i potrzeby finansowe, najważniejsze prognozy finansowe.
Występuje obecnie zjawisko nasilającej się rywalizacji o kapitał inwestycyjny, więc jeśli chcesz być lepszy od innych, twój projekt musi być dobrze sformułowany i łatwy do zrozumienia. Wprowadzenie, w którym powinno się znaleźć streszczenie całego przedsięwzięcia jest jedną z najważniejszych części planu.
2. Pomysł, czyli szczegółowy opis twojego produktu lub usługi.
Przedstaw unikalność technologiczną, czy też inną, produktu bądź usługi, eksponując osiągnięcia technologiczne, które są udziałem twojego przedsiębiorstwa, przedstawiając wszelkie badania jakie kiedyś były przez nie podejmowane w tej dziedzinie i prognozy co do dalszych prac badawczych
Jeśli przedsiębiorstwo chce odnieść sukces na rynku, musi naprawdę znać swój produkt i opisać czym firma ma się zajmować. Po przedstawieniu produktu podkreśl potrzebę zaistnienia, lub zwiększenia jego obecności na rynku. Jeśli istnieją jakieś specyficzne wymagania dotyczące sprzedaży bądź używania tego produktu, poinformuj o tym załączając wszelkie uregulowania mogące mieć wpływ na produkcję lub handel tego rodzaju towarem.
3. Rynek, czyli dokładne opisanie otoczenia, w którym zamierzasz działać.
Podaj informacje na temat potencjalnych klientów. Kim są i jak są rozmieszczeni na rynku. Uzasadnij dlaczego będą nabywać twój produkt a nie konkurentów. Oceń wielkość rynku w znaczeniu terytorium, typu klientów, proponowanych cen.
Pamiętaj, nie jesteś sam na rynku. Jeśli nawet chwilowo nie masz konkurencji, to przygotuj się, że taka możliwość istnieje. Konkurenci mogą pojawić się w przyszłości, ale ty musisz o tym wiedzieć już teraz. Dobrze poznaj swoich konkurentów i nigdy ich nie lekceważ.
Masz tu sporo dowolności. Możesz skoncentrować się na klientach, danej gałęzi przemysłu czy porównaniach z innymi firmami (produktami).
Opisz klientów, którzy są odbiorcami twojego produktu, gdzie można ich znaleźć, dlaczego wolą twój produkt od innych i czy są to jednostki czy też całe grupy. Opisz nabywców produktów i usług, zamieszczając informacje na temat zasięgu rynku (lokalny, regionalny, narodowy, międzynarodowy).
Przedstaw obraz gałęzi przemysłu, aktualne trendy, przeszłość i przyszłość tej gałęzi przemysłu. Zilustruj je statystycznymi wyliczeniami dotyczącymi produkcji i sprzedaży. Używaj wykresów i tabelek jeśli sprawią, że twój wywód będzie jaśniejszy i bardziej czytelny.
Zrób to podkreślając zalety ceny, jakości, wyboru, serwisu i dystrybucji twojego towaru oraz jego przewagę nad innymi dostępnymi na rynku. Wyraźnie przedstaw mocniejsze i słabsze strony projektu. Omów prawdopodobny podział rynku, trendy w sprzedaży i dochodowość. Nie zgaduj! Sprawdź wszystkie dane i zanotuj źródła. Możesz być pewien, że zostaną one dokładnie zbadane zanim inwestor wyłoży pieniądze. Jeśli opierasz się na badaniach statystycznych czy rocznikach dodaj, że możesz je udostępnić do dalszej analizy.
4. Marketing, czyli zamiana prostych pomysłów na strategie.
Chcąc uzyskać fundusze, musisz wiedzieć, że inwestorzy są przede wszystkim zainteresowani tym jak produkt (usługa) będzie odebrany na rynku. Zanim zdecydują się partycypować w przedsięwzięciu, będą chcieli wiedzieć jakie klient odniesie korzyści i co go zmobilizuje do kupna. Porównaj zatem swój produkt z istniejącymi na rynku, szacując korzyści wynikające z przyjęcia twojej oferty, wyrażające się w oszczędności czasu i/lub pieniędzy klientów.
Dzięki dobrze określonej strategii możesz osiągnąć zamierzone cele. Przedstaw w jaki sposób będziesz prowadził kampanię informacyjną dla swoich klientów. Scharakteryzuj tych klientów, którzy będą w szczególny sposób zainteresowani nabywaniem twoich produktów. W dalszej kolejności zidentyfikuj te formy reklamy (radio, telewizja, prasa, foldery), które masz zamiar zastosować i jaki budżet chcesz przeznaczyć na kampanię reklamową. Istotnym elementem kampanii reklamowej jest podanie przewidywanej ceny produktu. Cena twojego produktu nie powinna odbiegać od poziomu cen konkurencji. Kiedy cena zostanie ustalona na odpowiednim poziomie, będziesz mógł określić jaki poziom sprzedaży zapewni ci zysk. Jeżeli strategia cenowa zostanie zdefiniowana, powinieneś wybrać formy i kierunki dystrybucji produktu. Wylicz metody dystrybucji (przedstawicieli, dealerów itp.). Opisz planowane kampanie reklamowe. Powołaj się na referencje referencje, jeśli takie posiadasz. Po prostu dokładnie opisz jak chcesz sprzedać produkt czy usługę.
Zastanów się jaka będzie reakcja rynku i pokaż planowany rozwój produkcji i sprzedaży. Zaznacz, co wyróżnia pozytywnie twój produkt wśród innych, obecnych już na rynku oraz jakie cechy wspólne posiada on w porównaniu z tymi, które odniosły już sukces rynkowy. Przedstaw plan sprzedaży opisując metody i koszty dostarczania produktu do rąk klienta.
Podkreśl zalety bądź wyjątkowość twojej firmy, produktu albo usługi na rynku przedstawiając licencje, patenty i świadectwa jakości jakie posiadasz.
5. Realizacja, czyli to co przyczyni się do powstania produktu.
6. Zarządzanie, czyli wiedza o tym dokąd zmierzasz.
Jeżeli ty sam nie masz pojęcia o tym dokąd zmierzasz, nie licz na to, że inni podążą za tobą. Wybierając zarząd, kieruj się doświadczeniem, wiedzą i wzajemnym zrozumieniem dla profesjonalnej sylwetki i sprawowanych funkcji pomiędzy typowanymi na określone stanowiska osobami. Dołącz ich CV przedstawiając kompetencje kierownictwa firmy. Następnie określ prawa i obowiązki zarządu. Oprócz danych na temat zarządu, podaj dane osobowe kluczowego personelu.
W opinii inwestorów jakość kierownictwa często determinuje potencjalny sukces firmy. Ten dział powinien więc przedstawić dotychczasowe osiągnięcia pracowników, zajmowane pozycje i przedstawienie rezultatów ich pracy. Opisz jak załoga współpracowała ze sobą w przeszłości. Przedstaw wszystkich dyrektorów konsultantów, doradców i innych pracowników, którzy będą zaangażowani w to przedsięwzięcie.
Na koniec nie zapomnij o dołączeniu schematu organizacyjnego. Udowodnij, że w twojej firmie pracują dobrze wykwalifikowani ludzie, sprawdzający się w trudnych sytuacjach. Wskaż także przyczyny, mające swoje podstawy w przeszłości, pozwalające zakładać ich zgodną współpracę przy realizacji zadań rozwojowych określonych w biznes planie.
Pamiętaj, że skuteczne kierowanie to takie określenie organizacji, aby była jasna i przejrzysta nie tylko dla ciebie, ale i dla tych, którymi będziesz kierował.
7. Harmonogram, czyli co i kiedy zamierzasz zrealizować. Opisz terminy najważniejszych przedsięwzięć i staraj się ich przestrzegać. Inaczej twoje założenia finansowe mogą nie wytrzymać próby czasu.
8. Finansowanie, czyli jak przekonać bank do twojego pomysłu.
To oczywiste, że bank lub inwestorzy będą chcieli dokładnie poznać rodzaj i wielkość funduszy potrzebnych do zrealizowania twojego pomysłu. W tym celu przedstaw szczegółowy plan finansowy. Podaj jaki jest całkowity koszt realizacji przedsięwzięcia, wymieniając poszczególne pozycje kosztorysu. Następnie wymień spodziewane źródła finansowania. Zwróć uwagę, aby koszty całkowite były zrównoważone z całkowitym finansowaniem. Dla banku istotną informacją jest wielkość zaangażowanych środków własnych. Udokumentuj pochodzenie kapitału własnego. Jeżeli twój zgromadzony kapitał okaże się niewystarczający, to zapewne struktura finansowania przewiduje udział środków obcych. Przedstaw sposób ich pozyskania. Bank zanim zaangażuje swoje środki, musi wiedzieć w jaki sposób zamierzasz uzyskać i wykorzystać dodatkowe fundusze.
Napisz więc ile pieniędzy będzie ci potrzebne, kiedy i jak zostaną one wykorzystane. Większość przedsiębiorstw przedstawia wielorakiego rodzaju finansowanie uwzględniając zarówno wierzytelności i zobowiązania. Przedstaw proponowaną strukturę kapitałową zaznaczając kto posiada jaką część udziałów przedsiębiorstwa na kolejnych etapach. Początkowo należy przedstawić szczegółowy plan rozdysponowania funduszami a pod koniec przedstawić ogólnie cały zarys.
Zaprezentuj aktualną sytuację finansową swojej firmy. Opisz wszelkie zobowiązania i terminy ich uregulowania. Jeśli zamierzasz wejść na giełdę lub już na niej jesteś, przedstaw prognozowany rozwój sytuacji na giełdzie w aspekcie twojej firmy, a także dotychczasowe osiągnięcia na giełdzie. Przedstaw aktualne i przyszłe struktury płac zarówno dla twoich obecnych pracowników jak i dla tych, których masz zamiar przyjąć do pracy w związku z nowym projektem. Opisz wszystkie projekty dotyczące przepływu gotówki. Pierwszy rok opracuj w cyklu miesięcznym, drugi kwartalnym a następne lata w cyklu rocznym.
9. Prognozy finansowe, czyli oszacowanie rezultatów działalności twojej firmy w najbliższej przyszłości.
Prognoza finansowa to zestawienie przychodów i wydatków, jakie będziesz generował w przyszłości. Aby oszacować przychody i wydatki musisz oprzeć się na danych z innych firm, działających już na rynku. Najważniejszą pozycją jest oszacowanie wielkości sprzedaży. Powinna się ona zgadzać z danymi, oszacowanymi w rozdziale o marketingu. Następnie powinieneś oszacować koszty sprzedaży i koszty administracji.
Kiedy przygotowujesz projekcje finansowe unikaj “chodzenia na skróty” i nie opieraj się wyłącznie na komputerowych wyliczeniach pełnych liczb i procentów. Zindywidualizuj i przemyśl dokładnie swój projekt. Przedstawiając prognozowane koszty nie zapomnij, że dodatkowo zatrudniany personel to także dodatkowe koszty. Nowy etat to oprócz pensji wydatki także na ubezpieczenie, biurko, dodatkowy komputer czy większe fundusze na służbowe wyjazdy. To wszystko należy umieścić w każdym rozliczanym okresie. Możesz posłużyć się w tym celu wyspecjalizowanymi programami komputerowymi, wśród których ważną pozycję w skali międzynarodowej i w Polsce zajmuje “COMFAR III EXPERT” utworzony w tym celu przez UNIDO, od lat konsekwentnie udoskonalany i rozbudowywany.
Nie pokrywaj kosztów reklamy zwiększonymi dochodami ze sprzedaży. Zyski ze sprzedaży odnotujesz dopiero w kilka miesięcy po wydatkach na reklamę. Na koszty związane z promocją trzeba być przygotowanym znacznie wcześniej niż będzie się podejmowało działania. Pamiętaj także, iż początkujące przedsiębiorstwo nie podoła od razu standardom wypracowanym przez rozwinięte już firmy.
10. Podsumowanie, czyli potwierdzenie tego co wcześniej już przedstawiłeś.
Udowodnij, że przedstawiłeś atrakcyjną i realistyczną propozycję. Skonkretyzuj w jaki sposób i kiedy zwrócą się inwestorom włożone pieniądze. Określ terminy spłaty rat. Napisz w jaki sposób partnerzy uzyskają swoje 30 % czy 50% zysku, lub to co im oferowałeś. Pożyczkodawcom przedstaw, jak ich fundusze będą zabezpieczone a także zapewnij, że twoje przepływy kapitałowe pokrywają zarówno pożyczkę jak i inne podstawowe płatności.
Pamiętaj! To bardzo ważna część biznes planu, odnosząca się do wszystkich głównych części projektu, zawierająca kluczowe stwierdzenia każdej z nich i przedstawiająca odbiorcy raz jeszcze całościowy ale zarazem syntetyczny obraz. Ogranicz swoje podsumowanie do 2, 3 stron tekstu, więcej to już zbyt wiele! Postaraj się pokrótce przedstawić główny pomysł. Zasygnalizuj skrótowo szanse ale i zagrożenia, chociaż te ostatnie możesz pokazać bardziej taktycznie w innym mniej widocznym miejscu, obiektywizując tym samym opracowanie. Nie krępuj się, pokaż zdecydowanie, choć bez nadmiernego optymizmu, pozytywne strony przedsięwzięcia.
Weź pod uwagę to, iż tę część inwestorzy z reguły czytają jako pierwszą. Jeśli okaże się mało interesująca zrezygnują z czytania reszty.
Rozdział ten stanowi także twoją szansę na spięcie klamrą całości opracowania i przedstawienie wniosków.
**************
Jak z powyższego wynika, mający przynieść sukces biznes plan musi zawierać szereg wzajemnie skorelowanych elementów. Nasz serwis internetowy zawiera podstawowe wskazówki, które mogą wydawać się oczywiste, łatwo je jednak przeoczyć. Przedstawione tutaj rady należy wykorzystać do nakreślenia wstępnego szkicu. Cała reszta zależy już od samych zainteresowanych, których zadaniem jest przedstawienie szczegółowych rozwiązań.
Jeśli udało ci się skorzystać z tych dobrych ale wcale nie łatwych do zrealizowania rad, jeśli przedstawiłeś atrakcyjną i realistyczną wizję wdrażania projektu, pamiętając cały czas, komu i czemu służy dokument nad którym tak się napracowałeś – to staraj się znaleźć sojuszników i dąż do uzyskania recenzji.
Pamiętaj, iż istotna różnica między zwykłym, “standardowym” biznes planem, a pozytywnie wyróżniającym się, robiącym wrażenie i cechującym się większą skutecznością, polega na tym, że ten drugi jest często dodatkowo “uzbrojony” w recenzję (opinię) miarodajnych osób, specjalistów czy instytucji. Warto “podeprzeć się” czyjąś opinią. Trzeba jednak koniecznie pamiętać, iż ma ona raczej stanowić dźwignię, a nie protezę. Zwróć się zatem do wyspecjalizowanej firmy konsultingowej (uwaga – może to być kosztowne) albo po prostu poproś kogoś, odpowiednio przygotowanego zawodowo, czyje zdanie wydaje ci się istotne, o opinię dotyczącą twojego projektu.
To jeszcze nie wszystko! Mając już dobre narzędzie negocjacyjne i wykonawcze jakim jest twój biznes plan zrób wszystko po to aby dobrze wykorzystać ten instrument w rozmowach. Przeanalizuj więc koniecznie raz jeszcze swój projekt i przygotuj profesjonalną, dobrą ustną prezentację, wspartą wizualnym pokazem. Twoje wystąpienie powinno zająć około 5 minut. Jeśli będziesz miał okazję przedstawić także szczegóły operacji, może zająć ci to 15 do 30 minut. Pamiętaj aby twoja prezentacja była oparta na napisanym wcześniej biznes planie. Jeśli odczuwasz przemożną tremę i łatwiej przychodzi ci pisanie, a zwłaszcza praktyczne działanie niż mówienie, zleć to zadanie najlepszemu ze swoich pracowników, znającemu dogłębnie biznes plan. Przećwiczcie to razem, aż do skutku, nie zostawiając nic przypadkowi, kierując się zasadą – im więcej potu na ćwiczeniach tym mniejsze straty w akcji.
Czytający biznes plan i słuchający twego wystąpienia nie powinni mieć wątpliwości, że twój pomysł jest świetny.
Teraz możesz przejść do szczegółowego opisu biznes planu.