Zaopatrzenie - proces pozyskiwania dóbr i usług dla przedsiębiorstwa, działania zakupu towarów i usług dla przedsiębiorstwa. Zaopatrzenie obejmuje wszystkie działania, które są niezbędne do nabycia dóbr i usług zgodnych z wymaganiami użytkownika.
Logistyka zaopatrzenia - system zarządzania przepływem materiałów od dostawców do obszarów produkcji za właściwą cenę, we właściwej ilości, we właściwym czasie, jakości i miejscu.
W związku z tym, zaopatrzenie ma podstawowe znaczenie dla kształtowania powiązań wewnątrz przedsiębiorstwa. Zależy przede wszystkim od rodzaju produkcji, pozycji przedsiębiorstwa na rynku i strategii marketingowej, jaką stosuje.
W szczególności zadaniami zaopatrzenia są:
- kupno materiałów niezbędnych do produkcji,
- upewnienie się, że dane materiały mają wystarczająco dobrą jakość,
- odnajdowanie nowych dostawców i ścisła współpraca z nimi,
- negocjowanie dobrych cen od dostawców,
- utrzymywanie niskiego poziomu zapasów,
- finalizowanie dostaw, gdy to jest niezbędne,
- ścisła współpraca z działami używającymi zakupywane materiały, zrozumienie ich potrzeb oraz pozyskiwanie tych materiałów we właściwym czasie.
Misja przedsiębiorstwa jest to pożądany, jasny i przekonujący obraz, opisujący w kategoriach aspiracji przyszłość przedsiębiorstwa, opartą na realistycznych podstawach. Z misji wypływają cele: strategiczne, taktyczne i operacyjne Misją logistyki zaopatrzenia, czyli generalnym kierunkiem, w który wpisują się wszystkie jej działania, jest więc równoważenie potrzeb materiałowych i kosztów. Logistyka zaopatrzenia wykracza poza tradycyjnie rozumianą gospodarkę materiałową. Zaopatrzenie i logistyka zaopatrzenia to nie są równoważne pojęcia. Przez „zaopatrzenie” rozumie się bowiem wszystkie czynności związane z zapewnieniem przedsiębiorstwu niezbędnych materiałów do produkcji, ideą „logistyki zaopatrzenia” jest natomiast koncepcja sprawnej i racjonalnej gospodarki materiałowej.
Do realizacji tych celów winna ona:
- organizować przepływ towarów i informacji przy minimalizacji kosztów,
- dążyć, aby pozyskani dostawcy stali się dostawcami stałymi,
- dbać o przyszły rozwój możliwości zaopatrzeniowych przedsiębiorstwa.
Stąd też w zakresie działania logistyki zaopatrzenia jest nie tylko zakup materiałów czy elementów do produkcji, ale także ich transport i magazynowanie przy minimalizacji kosztów. Logistyka zaopatrzenia jest więc systemem celowym, który działa w szerokim zakresie, od rynku dostawców do rynków zbytu, i bazuje na zintegrowanej koncepcji pozyskiwania potrzebnych materiałów we właściwej ilości i asortymencie, o właściwej jakości i cenie, we właściwym miejscu i czasie.
Zadania logistyki zaopatrzenia
Aby optymalnie rozwiązać główny problem logistyki zaopatrzenia, sformułowany za pomocą
czterech pytań: co? ile? gdzie?, kiedy? (kupić) służby zaopatrzenia muszą szczegółowo określić:
- asortyment i ilość zamawianych materiałów,
- dostawców i źródła zaopatrzenia,
- terminy i wielkości dostaw,
- warunki składania i realizacji zamówień,
- warunki finansowe i techniczne zakupu,
- formy transportu i zasady rozliczania,
- zasady reklamacji, zwrotów i odsprzedaży.
Zapasy jako element działań logistycznych
Największe znaczenie dla badań nad gospodarką zapasami ma tzw. podział rodzajowy, w którym zapasy mogą powstawać w trzech sferach działalności:
- zaopatrzeniu – znajdują się tutaj zapasy surowców i materiałów niezbędnych do produkcji,
- produkcji – związane z „zapasami produkcji w toku”,
- dystrybucji – wyprodukowanych przez przedsiębiorstwo wyrobów gotowych.
Materiały i surowce stanowią niezbędny składnik procesu produkcyjnego. Ich braki mogą prowadzić do przestojów w tymże procesie, a w związku z tym, generować wysokich i niepotrzebne kosztów. Likwidacja zapasów jest niemożliwa, dlatego należy skupić się na tym, aby były one optymalnie i racjonalnie sterowane. Aby to zrobić, należy zadać sobie 3 pytania: co, gdzie, ile zakupić?, dotrzymując założonego poziomu obsługi klienta i minimalnych kosztów zapasów.
Do podstawowych zasad sterowania zapasami należą:
- minimalizacja nakładów na zakup, sprowadzanie i utrzymanie zapasów,
- zapewnienie ciągłości produkcji i rytmicznej obsługi odbiorców przy najniższych kosztach zapasów,
- niedopuszczenie do powstawania nadmiernych i zbędnych zapasów oraz optymalne ich zagospodarowanie w razie ich wystąpienia,
- przeciwdziałanie stratom ilościowym, jakościowym oraz zużyciu zapasów.
Odpowiednie sterowanie strumieniami zapasów w sferze zaopatrzenia jest miarą organizacyjnej dojrzałości oraz sprawności służb logistycznych. Właściwe określenie wielkości zapasów surowców, półproduktów czy części zamiennych, jakości oraz rytmiczności dostaw, wpływa przede wszystkim na proces wytwórczy oraz na poziom kosztów. Dla stwierdzenia racjonalności zachowań logistycznych zaopatrzenia niezbędny jest pomiar w tym zakresie.
Wskaźniki oceny logistyki zaopatrzenia
Procesy zachodzące w poszczególnych podsystemach logistyki można i należy oceniać pod względem technicznym i ekonomicznym, stosując różnego rodzaju mierniki i wskaźniki cząstkowe. Według J. Twaroga do podstawowych wskaźników oceny logistyki zaopatrzenia zalicza się:
1. Czas dostawy – długość cyklu realizacji zamówienia, czyli czas między złożeniem zamówienia a otrzymaniem dostawy.
2. Niezawodność dostawy – pewność realizacji dostawy, tj. prawdopodobieństwo dotrzymania terminu i jakości dostawy.
3. Jakość dostawy – uzyskanie dostawy zgodnej ze specyfiką wymagań.
4. Elastyczność dostawy – reagowanie dostawcy na zmiany specyficznych wymagań (czasu, wielkości i rodzaju partii dostaw, rodzaju opakowań, itp.
Optymalizacja, czy choćby częściowe usprawnienie procesów sterowania zapasami, wymaga znajomości odpowiednich towarzyszących im kosztów. Niezbędne w tym zakresie jest poznanie zależności między kosztami różnych rodzajów zapasów i innych zależności związanych z zapasami, określenie zasadniczych cech zapasów, a w tym ich struktury.
Ogólnie koszty dzieli się na:
- koszty tworzenia zapasów (powstają z przepływów fizycznych i informatycznych),
- koszty utrzymania zapasów (powstają z zamrożenie kapitału),
- koszty wyczerpywania zapasów (powstają z zmniejszenia produkcji, przestojów, itp.).
Z punktu widzenia oceny podsystemu logistyki zaopatrzenia, bardzo istotne są koszty utrzymania zapasów.
Metody kształtowania zapasów
Do podstawowych metod kształtowania zapasów należą metody: ABC, XYZ.
Analiza ABC jest prowadzona w celu uzyskania podziału na trzy grupy. Polega ona na przyporządkowaniu wyrobów lub materiałów z pewnego ich zbioru do jednej z trzech wyróżnionych grup (ABC) dla potrzeb: planowania zakupów, produkcji lub gospodarki magazynowej. Kryterium przyporządkowania może stanowić: wielkość zapotrzebowania, produkcji lub sprzedaży w danym okresie. Analiza ABC dzieli materiały (lub wytwarzane produkty) na ważne, mniej ważne i nieważne.
Klasyczny podział (wynikający z prawa Pareto), to:
- Grupa A – 80% (sumarycznej wartości kryterialnej),
- Grupa B – 15%,
- Grupa C – 5%.
Analiza ABC pozwala wyodrębnić pozycje o dużej wartości sprzedaży lub zużycia, ważne jest to z punktu widzenia zarządzania zapasami, gdyż będą one wykazywały dużą wartość kosztową. Drugim, obok wartości, kryterium podziału materiałów (towarów) powinna być wielkość ilościowa sprzedaży. Podział ten określa się jako XYZ. Klasa X zawiera pozycje asortymentowe, na które istnieje regularne zapotrzebowanie (popyt). Klasa Y zawiera pozycje asortymentowe, dla których występują sezonowe wahania w zapotrzebowaniu. Z kolei klasa Z składa się z tych pozycji asortymentowych, na które występuje sporadyczne (okazjonalne) zapotrzebowanie.
Podstawą podziału jest charakter zużycia (sprzedaży):
X - zużycie z wahaniami do 20% (10%) stałego zużycia (wysoka dokładność prognozy),
Y - zużycie z silnymi wahaniami od 20% do 50% (od 10% do 25%) stałego zużycia (średnia dokładność prognozy),
Z - zużycie z silnymi wahaniami powyżej 50% (25%) stałego zużycia (niska dokładność prognozy).
W praktyce podział XYZ ma sens w połączeniu z analizą ABC. Przyjmując klasyfikację ABC/XYZ najbardziej znaczącym wartościowo i sprzedawany w dużych ilościach jest grupa AX, natomiast do najmniej wartościowo (sprzedawanych sporadycznie i w niewielkich ilościach) jest grupa CZ. Kluczowe zagadnienie zarządzania zapasami w całym łańcuchu logistycznym zależą od przyjętych zasad przepływu informacji i materiałów (towarów) pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w tych przepływach oraz ewentualnego podziału strumieni tych przepływów na obszary objęte:
- zapotrzebowaniem niezależnym (powstaje poza przedsiębiorstwem i może by prognozowane), zapotrzebowaniem zależnym (wynika z zapotrzebowania na wyrób większej złożoności, np. liczba łożysk zależy od liczby produkowanych maszyn). Zapotrzebowanie to może i winno być szczegółowo wyliczane.
Koncepcja just-in-time
Jedną z najbardziej znanych i rozpowszechnionych logistycznych metod jest koncepcja just-in-time (JIT), określana w j. polskim pojęciem „dokładnie na czas”. Powszechnie uważa się, że została ona twórczo rozwinięta i wdrożona do praktyki w koncernie Toyoty (Japonia). Koncepcja ta opiera się na trzech głównych elementach:
- zintegrowanym przetwarzaniu informacji,
- segmentacji wytwarzania,
- zsynchronizowanym z produkcją zaopatrzeniem.
Jest to więc koncepcja operacyjna dostarczania materiałów i innych zasobów do produkcji w ściśle określonych ilościach oraz dokładnie w takim czasie, w jakim jest potrzebny do zastosowania. Pozwala to na redukcję postojów pracowników i maszyn oraz minimalizację kosztów zapasów produkcji w toku (likwidację magazynów). U podstaw just-in-time leżą cztery główne założenia:
- zero zapasów,
- krótkie cykle realizacji zamówienia,
- często uzupełniane ilości poszczególnych dóbr,
- wysoka jakość albo zero defektów.
Koncepcja ta jest jednak czymś więcej niż tylko systemem dostarczenia zasobów dokładnie na czas. Jest to raczej pewna filozofia zarządzania rzedsiębiorstwem, polegająca na ciągłym usprawnianiu procesów zarządzania, zwłaszcza w zakresie utrzymywania zapasów. Jej propagatorzy twierdzą, że just-in-time nie tylko zmniejsza koszty, ale zmienia wygląd całej organizacji.
Podstawowe znaczenie w tym systemie mają takie elementy, jak:
- wysoka jakość części, podzespołów i wyrobów gotowych,
- sprawna organizacja systemu informacyjnego,
- kwalifikacje i motywacja pracowników,
- niezawodny system transportowy wewnątrz przedsiębiorstwa oraz pomiędzy kooperantami,
- gwarantowanie przez dostawców wysokiej jakości i terminowości dostaw.
System just in-time próbuje eliminować wszystkie straty organizacji. Jego celem jest wykonanie planów produkcyjnych przy użyciu minimalnej ilości materiałów, najmniejszej liczbie operacji, małej ilości wyposażenia, itd. Osiąga się to przez zapewnienie realizacji wszystkich operacji w czasie dla nich przewidzianym.
Wdrażanie just-in-time
Podstawowym zadaniem przy wdrażaniu i realizacji koncepcji JIT jest stworzenie warunków do jego funkcjonowania. Wiąże się to z takimi zadaniami, jak:
- zaprojektowanie produktu łatwego do wytwarzania i działań logistycznych,
- zapewnienie wysokiej jakości produktu,
- zapewnienie określonego poziomu produkcji,
- dążenie do standaryzacji produkcji,
- zapewnienie elastyczności systemu produkcji.
Wynika z tego, że najkorzystniejsze warunki stosowania koncepcji JIT istnieją w tych przedsiębiorstwach, gdzie stosowana jest produkcja powtarzalna, a więc polegająca na wytwarzaniu często zamawianych wyrobów, okoliczność ta sprzyja bowiem stabilności, tak niezbędnej w przypadku dostaw na czas. W koncepcji JIT ważne jest „spojrzenie na dostawców jako na partnerów w procesie produkcji”.
Na tej podstawie w Japonii przyjęto 10 zasad wdrażania tej koncepcji:
1. Dostawcy są zachęcani do lokowania swoich firm blisko odbiorcy, co redukuje koszty transportu i czas dostawy.
2. Dostawy są realizowane w małych partiach, a wysyłki są częste – kilkakrotnie w ciągu dnia.
3. Za zapasy buforowe odpowiada dostawca, który zobligowany jest je tworzyć.
4. Obowiązuje generalna reguła: raczej jeden dostawca niż dwóch lub więcej.
5. Dostawca będący dla firmy-klienta jedynym źródłem części, podzespołów lub produktów, cieszy się u niego większymi względami, pozwalającymi mu rozwijać biznes.
6. Dostawcy z większymi uprawnieniami mogą często sami redukować swoje własne dostawy.
7. Dostawcy muszą oferować możliwie niskie ceny, wysoką jakość i szybko odpowiadać na potrzeby produkcyjne.
8. Odbiorcy winni udzielać technicznego i finansowego wsparcia dostawcom, umożliwiając ich rozwój i zapewniając sobie w ten sposób wysoką jakość i niskie koszty dostaw.
9. Jakość jest wymagana, a nie sprawdzana przez odbiorców. Jakość części i produktów jest wymagana przez odbiorców i osiągana przez dostawców, ponieważ istnieje ścisłe ekonomiczne uzależnienie jednych i drugich, i nie ma zapasów na powtarzanie produkcji.
10. Między firmą – odbiorcą a jej dostawcą winna istnieć ścisła więź, wyrażająca się w formie pełnego zaufania. Obie strony bowiem „płyną w tej samej łodzi”.
Oprócz tworzenia odpowiednich warunków do wdrożenia JIT, konieczna jest także znajomość określonych technik.
