Rola informatyki w logistyce

W dzisiejszej gospodarce informacja to jeden z najważniejszych zasobów. Zarządzanie nią stanowi o możliwości działania na rynku. Szczególne dbanie o informację,
jej prawidłowy przepływ i synchronizację, jest podstawową kwestią dla przedsiębiorstw.
Z dużym zasobem informacji a także danych mają do czynienia działy logistyki przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych oraz firmy świadczące usługi logistyczne
na zewnątrz. W skład działów logistyki wchodzą komórki, które zajmują się magazynowaniem, transportem, planowaniem oraz zakupami. Ogromne przepływy informacji o surowcach i materiałach potrzebnych do zaopatrzenia działu produkcji, o realizowanych zamówieniach, które trzeba przewieźć do klientów, muszą być obsłużone w systemach informatycznych firm. W tej dziedzinie logistyki informatyka jest wręcz nieodzowna.
Wydaje się być czymś nieodzownym, aby firma zajmująca się logistyką była wyposażona w narzędzia informatyczne, bo tylko przy ich użyciu jest w stanie w pełni wykorzystywać wszystkie możliwości jakie podsuwa współczesna koncepcja logistyki.
W firmach logistycznych wykorzystuje się systemy informatyczne pozwalające na minimalizowanie nakładów ponoszonych na działalność, dzięki efektywnej gospodarce magazynowej oraz stwarzające możliwość zarządzania poszczególnymi procesami, jakie zachodzą w wyniku podjęcia współpracy w celu realizacji zamówienia.

System ERP (Enterprise Resource Planning – Planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to termin będący określeniem na klasę systemów informatycznych, na które składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji. Systemy te służą do wspomagania zarządzania znacznej ilości działań wykonywanych w przedsiębiorstwie lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw poprzez gromadzenie oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów oraz zachodzących procesów przedsiębiorstwa.
Podstawowym elementem systemu ERP jest baza danych, która zazwyczaj jest wspólna dla wszystkich pozostałych aplikacji. Aplikacje te obejmują zazwyczaj następujące obszary:
· magazynowanie
· zarządzanie zapasami
· śledzenie realizowanych dostaw
· planowanie produkcji
· zaopatrzenie
· sprzedaż
· kontakty z klientami
· księgowośc
· finanse
· zarządzanie zasobami ludzkimi
· transport
· controllong
Systemy ERP są elastyczne i umożliwiają dopasowanie ich do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw, ponieważ poszczególne aplikacje mogą być niezależne od siebie. Inną cechą tych systemów jest umożliwienie wykonywania procesu planowania „ z dołu do góry”, czyli możliwość wprowadzania poprawek w rozwiązaniach proponowanych przez system.

System WMS (Warehouse Management System) to program do zarządzania ruchem produktów w magazynach, zwany także systemem do obsługi magazynu wysokiego składu.
Rozwiązania typu WMS służą koordynowaniu prac magazynowych. Są to systemy usprawniające wszystkie procesy, które zachodzą w magazynach. Mają one duże znaczenie dla operatorów logistycznych, obsługujących w swoich magazynach i terminalach dużą liczbę zróżnicowanych przesyłek, pochodzących od wielu nadawców i kierowanych do wielu odbiorców.
Szczególnym zadaniem realizowanym w ramach tych systemów jest bezbłędna lokalizacja towarów w magazynie oraz kontrola przebiegu obrotu magazynowego. System dostarcza informacji dotyczących stanu magazynowego według wielu kryteriów, a także umożliwia szybka lokalizację każdej partii towaru i każdej przesyłki. W tym systemie operator ma możliwość wygenerowania odpowiedniej etykiety i oznaczenia nią jednostki towarowej lub w momencie przyjmowania towaru zapisać do systemu informacje zawarte na etykiecie nadanej przez inny podmiot.
Za pomocą systemu WMS możliwa jest również kontrola ilościowa i asortymentowa przyjmowanego do magazynu towaru, np.: pod kątem zgodności dostawy z dokonanym wcześniej zamówieniem. Istotną rolę może stanowić możliwość planowania wysyłek z magazynu w taki sposób, aby zoptymalizować wykorzystanie posiadanych zasobów.

System CRM (Customer Relationship Management – System relacji z klientami) jest zestawem narzędzi i procedur istotnych w zarządzaniu kontaktami z klientami.
CRM jest nie tylko narzędziem, ale także częścią strategii i filozofii biznesu, gdzie stały kontakt i zadowolenie klienta jest wartością kluczową. Istotną kwestią jest zapewnienie jednolitego systemu we wszystkich procesach biznesowych – od początku procesu sprzedaży poprzez serwis do sporządzania odpowiednich statystyk. W systemie tym mamy możliwość tworzenia dokumentów sprzedaży i przekazywanie informacji o tych dokumentach do systemu, w którym może odbywać się dalsza część procesu biznesowego. Systemy CRM są bardzo często integralną częścią całego systemu informatycznego.

System MRP (Material Requirements Planning – Planowanie zapotrzebowania materiałowego) – zbiór technik pomagających w zarządzaniu procesu produkcji, których głównym celem jest optymalizacja zapasów, procesu produkcyjnego, wyznaczenie kosztów produkcji, lepsze wykorzystanie infrastruktury.
Do systemu wprowadza się informację, na podstawie których system planuje produkcję elementów oraz dostawy podzespołów i materiałów.

System SCM (Supply Chain Management – Zarządzniem łańcuchem dostaw)
Na system ten składają się rozwiązania informatyczne, służące przedsiębiorstwu do zarządzanie sieciowymi łańcuchami dostaw. Synchronizuje przepływ materiałów pomiędzy poszczególnymi kooperantami, co ułatwia firmie dostosowanie się do określonego popytu rynkowego. Zajmuje się również przepływem informacji, produktów i usług. System ten dzielimy na dwie grupy:
· wewnętrzną – obejmującą zagadnienia związane z zaopatrzeniem, produkcją i dystrybucją;
· zewnętrzną – integrującą przedsiębiorstwo z jego dostawcami i klientami.
Rozwiązania tego systemu wykorzystuje się w fazie projektowania produktu, wyboru źródeł zaopatrzenia, przewidywania popytu na wyroby i sterowanie ich dystrybucją.
Systemy SCM przynoszą pewne korzyści , do których można zaliczyć:
· integrację wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych firm przy użyciu internetu,
· integrację z rynkami elektronicznymi,
· ułatwienie globalnego planowania poziomy popytu na określone wyroby,
· możliwość optymalizacji źródeł dostaw,
· zapewnienie przejrzystości wzajemnych współzależności pomiędzy poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw,
· możliwość dokonywania symulacji rynkowych,
W swojej złożoności system wykorzystuje takie technologie jak EDI, kod kreskowy, rynki elektroniczne.
1. EDI (Electronic Data Intercharge – Elektroniczna wymiana danych) - według Departamentu Obrony USA jest to: „Wymiana informacji pomiędzy komputerami, z użyciem powszechnie akceptowanych standardów. EDI stanowi centralną część Rynku Elektronicznego, ponieważ umożliwia elektroniczną wymianę informacji, szybszą, tańszą i dokładniejszą niż w przypadku systemów opartych na dokumentach papierowych.”
Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych w firmach uczestniczących w wymianie. Użycie EDI pozwala poprawić czasową dostępność informacji logistycznej, a także zmniejszyć pracochłonność procesu. Efektywne wdrożenie EDI wymaga bezpośredniej komunikacji między systemami komputerowymi nabywców i sprzedawców.
Komunikaty EDI zawierają dane, które można znaleźć na dokumentach papierowych używanych do dokumentowania transakcji handlowych. Mogą obejmować informacje o adresie wysyłkowym i docelowym, określenie ilości i przedmiotu transakcji oraz innych elementów zależnych od rodzaju transakcji i branży, w której zastosowano EDI.
Elektroniczna wymiana danych wykorzystuje XML (rozszerzalny język znaczników), ILN (międzynarodowy numer lokalizacji) oraz numery UPC i EAN (obecnie GS1).
Wyróżnia się po dwa rodzaje kodów UPC i EAN :
· UPC – A (wersja pełna), gdzie kodowane jest 12 cyfr
· UPC – E (wersja skrócona), gdzie kodowane jest 6 cyfr
· EAN – 13 zawierający 12 cyfr danych i jedną cyfrę kontrolną
· EAN – 8 zawierający 7 cyfr danych i jedną cyfrę kontrolną

W sferze dystrybucji i zaopatrzenia bardzo ważne są systemy wspomagające realizację transportu. Dziś firmy korzystają z usług transportowych operatorów logistycznych i ważne jest, aby zapewnić poprawny i szybki przepływ informacji pomiędzy tymi dwiema stronami. Możliwe jest tu skorzystanie z platformy internetowej do której poprzez różne interfejsy dostęp mają, zależnie od uprawnień i pełnionej roli w tymże procesie, jego uczestnicy. Po zalogowaniu się nadawca może wprowadzić zlecenie transportowe, które zostanie przekazane do wybranego operatora logistycznego (do jego oprogramowania spedycyjnego). Operator z kolei wprowadza do platformy informację o statusie realizacji zlecenia tak, aby nadawca mógł zorientować się, w jakiej fazie realizacji jest jego zlecenie. Możliwe jest także uczestniczenie w tym procesie trzeciej strony - zainteresowanego statusem realizacji zlecenia odbiorcy towaru. Dzięki umieszczeniu wszystkich informacji o zleceniach na jednej platformie, do której mają dostęp wszystkie strony procesu transportowego, możliwe jest zarządzanie tym procesem. Ważną funkcjonalnością takiej platformy jest moduł zarządzania odchyleniami (Event Management), który wg zdefiniowanych wcześniej warunków brzegowych, nadzoruje realizowane procesy i w sytuacji przekroczenia warunku, np. niedostarczenia towaru na czas, informuje o tym osoby zdefiniowane w systemie jako odbiorców tejże informacji.

W obecnych czasach firmy korzystają z narzędzi, które umożliwiają tzw.
e – procurement. E – procurement to organizacja zaopatrzenia wspomahana przez systemy elektroniczne. Dzięki Systemowi Obsługi Zaopatrzenia można wyszukać produkty i usługi cennik, informacje na temat produktu) w elektronicznych katalogach. Użytkownik wybierający określoną pozycję tworzy zapotrzebowanie oraz może sprawdzić stany magazynowe. Dokument zapotrzebowani musi zostać zaakceptowany przez przedsiębiorstwo, jeśli tak się stanie, dokument jest automatycznie przetwarzany w zamówienie i zostaje wysłany do dostawcy lub dostawców. Po otrzymaniu dokumentów dostawca akceptuje w systemie przyjęte zamówienie do realizacji. Kiedy odbiorca otrzyma przesyłkę następuje odbiór i weryfikacja faktury. Zastosowanie takiego systemu w rozwiązaniu e – procurement pozwala zoptymalizować i zwiększyć efektywność procesu zaopatrzeniowego przedsiębiorstwa poprzez: wykorzystanie efektu skali zakupów, zwiększenie kontroli procesu zakupowego, wykorzystanie nowych narzędzi usprawniających relację z dostawcami, automatyzację procesu zaopatrzenia oraz oszczędność czasu pracownika działu zakupów.

Aby móc wykorzystywać systemy informatyczne w firmie potrzebny jest do tego odpowiedni sprzęt. Głównym i podstawowym sprzętem są:
· komputery, obecne w dzisiejszych czasach właściwie już w każdym przedsiębiorstwie, oraz urządzenia służące do:
Ř przechowywania danych
Ř komunikacji między sprzętowymi elementami systemu
Ř komunikacji między ludźmi a komputerami
Ř odbierania danych ze świata zewnętrznego (np.: czujniki elektroniczne, kamery, skanery)
Ř wpływania systemów informatycznych na świat zewnętrzny – elementy wykonawcze
Ř przetwarzania danych, które nie są komputerami
Do zaistnienia systemu informatycznego potrzebne są też:
· oprogramowanie
· zasoby ludzkie
· elementy organizacyjne
· elementy informacyjne

Rola informatyki w procesach logistycznych jest bardzo ważna a jej zalety przedstawiają się następująco:
· usprawnia organizowanie informacji;
· usprawnia zarządzanie łańcuchem dostaw;
· umożliwia przepływ informacji w czasie rzeczywistym
· zmniejsza zaangażowanie kapitałowe w zapasy we wszystkich ogniwach
· ułatwia harmonogramowanie produkcji i planowanie potrzeb materiałowych;
· eliminuje błędy podczas wprowadzania danych
· upraszcza i automatyzuje proces obsługi zamówień;
· redukuje zapasy;
· zapewnia bardziej efektywną realizacje funkcji przewozowych;
· umożliwia satelitarne śledzenie przesyłek;
· redukuje koszty funkcjonowania;
· efektywnie wspomaga procesy planistyczne sprzedaży;
· ogranicza liczbę pośredników;
· ułatwia prognozowanie sprzedaży;
· ułatwia bilansowanie dostępnych zasobów;
· eliminuje bariery językowe;
· obniża koszty znalezienia nowych dostawców i odbiorców;
· pozwala na uzyskanie bezpłatnych informacji;
· pozwala na powszechne stosowanie automatycznej identyfikacji;
· ułatwia wgląd zarządu firmy np. w aktualny stan zapasów czy stopień realizacji zamówień wychodzących i przychodzących;
· podwyższa elastyczność działania przedsiębiorstwa;
· poprawia konkurencyjność firmy;
· podwyższa poziom obsługi i zadowolenie klientów;
· umożliwia, dzięki uzyskaniu przewagi konkurencyjnej, maksymalizowanie zysków zarówno w firmie, w ogniwie łańcucha logistycznego, jak i w całym łańcuchu.

Jeśli informacja jest prawidłowo zorganizowana i przekazywana sprawnie i szybko, zyskuje wtedy zarządzanie logistyką a także inne obszary firmy, co wpływa na jej konkurencyjność. Nie należy oszczędzać na wprowadzaniu nowoczesnych systemówi informacji oraz doskonaleniu ich integracji, ponieważ jest to pomocne przy osiąganiu celów nie tylko logistycznych ale celów całego przedsiębiorstwa. Informacje muszą być dokładnie i precyzyjnie gromadzone a także sfinalizowane, aby komunikacja była efektywna.

Obszary logistyki stwarzają wiele możliwości dla wprowadzania nowych technologicznych innowacji w zakresie systemów informacyjnych. W logistyce najważniejsza jest użyteczność miejsca i czasu, a odpowiednie programy komputerowe usprawniają działania dążące do koordynacji działań logistycznych. Nowe zaawansowane technologie stwarzają wiele szans i wyzwań dla firm chcących usprawnić zarządzanie logistyką.



Bibliografia:
1. GołembskaE., Szymczak M., „ Informatyzacja w logistyce przedsiębiorstw ”, PWN, Warszawa-Poznań 1997
2. Majewski M., „ Informatyka dla logistyki ”, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2002
3. Adamczewski P., „ Informatyczne wspomaganie łańcucha logistycznego ”, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Poznań 2001
4. Teluk T., „ IT w firmie ”, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2004

Strony internetowe:
www.logistyka.net
www.pckurier.pl
www.msipolska.pl
www.cio.cxo.pl
www.biznesplus.infor.pl