E-faktura (faktura elektroniczna) – dokument elektroniczny mający cechy faktury.

Faktura elektroniczna jest zrównana z fakturą papierową. Zasada ta obowiązuje od 2005 r[1]. Do końca 2013 r. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528). Od 2014 r. przepisy o fakturze elektronicznej zawiera ustawa o podatku od towarów i usług[2].

Za pomocą e-faktury można rozliczać się tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej[3].

Stosowanie e-faktury ma wiele zalet:

  1. oszczędność – w porównaniu z tradycyjną fakturą odpadają koszty przesyłki pocztowej,
  2. terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury,
  3. wygoda przechowywania – faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można ją przejrzeć w dowolnej chwili (na swoim komputerze lub wysyłając zapytanie do jej wystawcy).

Akceptacja fakturowania elektronicznego

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury korygujące i duplikaty

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (na przykład gdy kontrahent cofnie akceptację).

Przechowywanie faktur elektronicznych

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola faktur elektronicznych

Podatnik ma obowiązek:

  • umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogą elektroniczną do faktur
  • umożliwić udokumentowany pobór i odczyt e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu, i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur)
  • udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dotyczące certyfikatów).

Dla kontroli podatnik powinien przechowywać również:

  • oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną,
  • dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego,
  • dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową,
  • dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.

Fakturowanie elektroniczne w praktyce

Faktura elektroniczna stała się pełnoprawnym dokumentem urzędowym na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 2005 roku[4]. Faktury elektroniczne w Polsce w 2007 roku były stosowane w niewielkim zakresie – 7% nabywców otrzymywało, a 3% sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia[5]. W krajach UE, które zrezygnowały z bezpiecznego podpisu elektronicznego, e-faktury są wykorzystywane w znacznie większym stopniu – w Danii ponad 2/3 wszystkich faktur w obrocie to faktury elektroniczne OIOXML[6], Szwecja i Finlandia dzięki przejściu administracji publicznej na fakturowanie elektroniczne spodziewają się oszczędności rzędu 365 milionów euro rocznie[7][8].

Przypisy

  1. ↑ Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. z 2005 r. nr 133, poz. 1119) (uchylone).
  2. ↑ Dz.U. z 2023 r. poz. 1570
  3. ↑ NSA przełamuje impas w papierowych fakturach „elektronicznych” (sygn. I FSK 1444/09. Vagla.pl), 2010.
  4. ↑ Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach elektronicznych
  5. ↑ GUS: tylko 5% firm korzysta z e-faktur. 2008. [dostęp 2014-01-23]. [zarchiwizowane z tego adresu (2014-02-02)].
  6. ↑ Faktura elektroniczna w Unii. 2008. [dostęp 2014-01-23]. [zarchiwizowane z tego adresu (2014-02-02)].
  7. ↑ Szwecja i Finlandia przeszły już z papierowych na elektroniczne faktury. 2010.
  8. ↑ Konfederacja Pracodawców Polskich: Czekamy na e-urzędy. 2010.

Bibliografia

Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.

This article is issued from Wikipedia. The text is licensed under Creative Commons - Attribution - Sharealike. Additional terms may apply for the media files.